Гибкий.ру Что ещё мне нужно знать?
1. Офис можно арендовать на любой срок от одного дня. Это могут сделать и физические, и юридические лица.
2. Сотрудники Regus помогают зарегистрировать юридический адрес. Это лучший вариант для молодых предпринимателей, потому что для регистрации ООО требуется юридический адрес, а многие владельцы недвижимости отказываются предоставлять юридический адрес физическим лицам, у которых нет ООО.
3. Если предприниматель чувствует, что ему требуется офис побольше — он может расторгнуть прежний договор и заключить новый на аренду офиса большей площади в этом же или другом бизнес-центре Regus без комиссии и без потери денег.
4. В каждом офисе резиденты могут бесплатно воспользоваться консьерж-сервисом. Например, попросить секретаря заказать визитки, вызвать такси, забронировать билеты на самолет или встретить курьера. Кроме того, резиденты могут воспользоваться скидками на услуги партнеров Regus.
#партнерский
Как понять, что вам нужен гибкий офис
Гибкие офисы — продукт для современных компаний, в меньшей степени консервативных. Давайте рассмотрим пять кейсов, когда арендатору больше подойдет коворкинг.
- Вы — компания, которая не готова в условиях неопределенности рынка входить в долгосрочные арендные отношения без возможности гибкого управления офисным пространством. Высокая степень неопределенности, скорее всего, продлится до середины 2021 года, а уверенно говорить об устойчивых трендах рынка офисной недвижимости можно будет не ранее окончания кризиса и некоторого периода восстановления отрасли. Прогрессивные компании, которые готовы что-то менять, но хотят быть уверены в возможности своевременных изменений относительно срока и количества занимаемого пространства, могут резонно обратить внимание на гибкие офисы.
- Вам необходимо быстро провести релокацию без долгих согласований и инвестиций в отделку и меблировку.
- Вы ищете офис в ключевых деловых районах, которые по большей части все еще в дефиците или недоступны для небольших пользователей. Основные бизнес-кластеры столицы — «Москва-Сити» и Центральный деловой район, — даже несмотря на кризис, демонстрируют низкую долю вакантных площадей, и найти классический офис по приемлемым условиям все еще непростая задача. Резидентство в премиальных гибких офисах данных локаций является выходом для арендаторов.
- Вы ведете проектную или похожую деятельность с динамично меняющимся числом персонала. Отдельно можно отметить компании из IT-сферы, банки, прочих B2B-игроков.
- У вас небольшая компания, которой необходимо пространство площадью до 500 кв. м. Несмотря на то что небольшой формат классических офисов найти легче, чем крупные лоты, в современном гибком пространстве средние и малые компании будут ограничены не одним небольшим закрытым офисным пространством, а интегрированы в бизнес-сообщество с потенциальным расширением связей и контактов.
Что такое гибкие офисные решения?
Это что-то вроде гостиницы для бизнеса: компания получает готовое к работе помещение и может сконцентрироваться на основных задачах, не отвлекаясь на заботы о содержании офиса. Достаточно иметь свои компьютеры и штат сотрудников. При необходимости можно изменить размер арендуемого помещения или переехать в другой бизнес-центр.
В каждом офисе есть мебель, на каждом рабочем месте — телефон с местным номером, а также выход в интернет — через сетевой кабель или Wi-Fi. На территории пространства есть мини-коворкинг, бизнес-гостиная (комфортное рабочее пространство с общим доступом для резидентов) и кухня, где можно перекусить в свободное время.
Самое главное — офисов Regus более трёх тысяч по всему миру. Резидент одного офиса может пользоваться услугами и в остальных, в том числе расположенных в других городах и государствах.
Кратко о том, что входит в agile сегодня
К гибким «методам управления» относятся, в частности, фреймворк Scrum и метод Kanban. Согласно исследованию Agile в России, Канбан сейчас занимает прочное второе место по популярности после Скрама (если не считать самопальных гибких подходов, которые любят изобретать в российских компаниях).
В Scrum работа ведется спринтами — одинаковыми по продолжительности короткими итерациями. Вся работа выполняется силами небольшой (до 10 человек) команды, в которую входят разработчики, владелец продукта (отвечающий за успех продукта) и скрам-мастер (отвечающий за эффективность и правильное применение Scrum). Команда самостоятельно решает, кто, что, когда и как делает.
Все участники команды совместно планируют спринт, совместно демонстрируют результаты заинтересованным лицам и совместно ищут способы решения проблем как с продуктом, так и с процессом работы. В ходе спринта разработчики ежедневно и устно обсуждают препятствия, краткосрочные планы и разделение работы между собой.
Kanban — это метод повышения качества сервиса: набор принципов и практик, которые делают сервис (или разработку продукта) более быстрым и лучше соответствующим ожиданиям потребителей.
Канбан отличается от Скрама по многим параметрам, в частности:
- имеет более широкую область применения (не только новые продукты, но и поддержка, операционка);
- в отличие от Scrum, внедряется постепенно (без одномоментного изменения текущих процессов) и более просто (без изменений оргструктуры, например);
- нацелен не только на ускорение, но и на равномерность процессов;
- имеет сильно отличающиеся от Скрама метрики, не требующие оценки трудоемкости задач (например, время прохождения задачи в системе);
- отличается отсутствием фокуса на самоорганизацию команды и отсутствием прямой связи Kanban-практик с Agile-ценностями (у Канбана есть свои ценности, многие из которых вполне согласуются с ценностями Agile, например: клиентоориентированность, сотрудничество, прозрачность).
Подробнее об этом см. в статье про отличия Kanban и Scrum.
Наиболее широко применяется первая из 6 практик Kanban: визуализация процесса — в том числе, с помощью так называемой Канбан-доски. Это физическая или электронная доска со стикерами, обозначающими разные задачи. В отличие от Скрам-доски с 3-мя столбцами, в Канбане принято визуализировать на доске каждый этап процесса, а также делить каждый столбец на две части — «в работе» и «готово к следующему этапу»:
Конечно, Scrum и Kanban — это далеко не единственные подходы, входящие в Agile. Но большинство других активно развивающихся сейчас гибких подходов касаются проблем другого уровня, нежели описанные в этой статье.
Речь про проблемы крупных организаций, которые вынуждены конкурировать со стартапами как по скорости вывода новых продуктов на рынок, так и по скорости принятия решений. Таким организациям помогают, в частности, подходы SAFe (Scaled Agile Framework) и LeSS (Large-Scale Scrum), а также нехитрая практика Scrum of Scrums. Это — тройка наиболее популярных подходов к масштабированию Agile, как показывает то же исследование Agile в России.
Отличительные особенности всех сколь-нибудь популярных в России подходов, имеющих отношение к Agile (а также к более широкому понятию Business Agility), вы можете посмотреть на одном экране, скачав нашу карту гибких подходов для бизнеса в виде картинки и в виде пригодного к печати плаката.
Сотрудничество с заказчиком важнее согласований условий контракта
Чтобы на выходе получить продукт, действительно ценный для заказчика, стоит отказаться от излишних деталей в контракте между подрядчиком и заказчиком (равно как и в требованиях внутреннего заказчика к внутреннему разработчику продукта). Будучи жестко заданы на старте, детали контракта мешают учитывать новые данные и приоритеты, появляющиеся лишь во время разработки.
Чтобы бизнес-ценность продукта быстро росла, заказчик с разработчиком должны плотно общаться по ходу работы. В этом случае все возникающие изменения и проблемы оперативно обрабатываются обеими сторонами.
А чтобы такое сотрудничество исполнителя и заказчика стало возможным, нужно выстраивать их доверие друг к другу.
Готовность к изменениям важнее, чем следование плану
Чтобы не откладывать риски проектов на последние стадии разработки (когда будет уже поздно уменьшать содержание работы, сдвигать срок или усиливать команду), Agile предлагает не только итеративность работы, но и готовность к изменениям на всех стадиях.
Чтобы в первую очередь делалось самое ценное, текущее видение бизнес-ценности и позиционирования продукта должно быть прозрачно для разработчиков, а процесс их работы должен позволять вносить существенные изменения в прежние планы. В том числе, разработчики должны быть готовы добавлять в продукт незапланированные новые возможности, если они стали ценными в изменившейся ситуации.
Что касается готовности к изменениям со стороны представителей заказчика (клиента), то в такой ситуации они могут пожертвовать чем-то запланированным (но менее ценным) ради новых возможностей. Готовность заказчика оперативно жертвовать какой-то частью запланированного также нужна в ситуации, когда исполнители столкнулись с непредвиденными проблемами в ходе разработки.
Agile — философия, scrum — ее реализация
Таким образом, Agile — это не методология разработки, а система ценностей, помогающих разработчикам делать новые продукты быстрее и с бОльшим эффектом для бизнеса:
- за счет более эффективного взаимодействия с заказчиком и друг с другом, которое не ограничивается жестким контрактом или жестким внутренним процессом;
- за счет быстрой реакции на изменения, причем с обеих сторон;
- за счет фокуса на работающий продукт, а не на вспомогательные вещи вроде документации.
Ценности эти настолько общие и даже абстрактные, что Agile часто называют философией.
Также встречается термин «гибкий образ мышления» (от английского Agile Mindset), который означает понимание человеком ценностей Agile.
Изменить образ мышления руководителей и исполнителей с традиционного на гибкий — это самое сложное из того, что нужно сделать для применения какого-либо Agile-подхода в команде или в компании.
Образ мышления Agile сейчас чаще всего реализуется через фреймворк Scrum, поэтому неудивительно, что эти два слова очень часто используются вместе.
- Если Agile-мышление не свойственно людям, Scrum приводит лишь к удорожанию разработки, поскольку нужно больше времени выделять на коммуникации и обратную связь, требуются новые роли, нужны ресурсы на обучение, на повышение взаимозаменяемости сотрудников и т.д.
- И наоборот: без конкретного подхода (вроде Scrum) Agile останется лишь красивой философией — абстракцией, которую большинство людей не смогут превратить в руководство для повседневной работы.
Поэтому Agile и Scrum обычно изучают совместно. На нашем сайте десятки статей по гибкому управлению собраны в рубрику Аджайл и Скрам.
Исторически к Agile относится также и метод Kanban. Поэтому самый универсальный международный сертификат по Agile — ICAgile Certified Professional — включает не только Scrum, но и Kanban.
Agile по-русски
Несмотря на наличие очевидной тенденции, эти agile-новинки по-прежнему применяются без какой-либо системы. Для создания agile-офиса необходима координация менеджмента компании. В процессе реализации нового офиса активное участие должна принимать специальная команда по внедрению изменений.
По сути удачно внедрить полноценный agile удается преимущественно в крупных и технологичных компаниях: он требует согласованности множества сложных процессов, а еще — больших ресурсов для внедрения.
Для создания agile-офиса, как бы странно это ни звучало, четкость и продуманность важны с самого начала. Его внедрение — это кропотливый процесс, не терпящий импровизаций. Возможно, отчасти поэтому продвижение agile в России происходит невысокими темпами, но со временем такой подход способен стать полноценным трендом современных офисов.
Agile сложнее, чем 4 ценности
Во-первых, помимо ценностей, в Agile-манифесте есть также 12 принципов, которые уточняют и дополняют ценности.
Во-вторых, в статье «Что такое Agile-подход и зачем он нужен бизнесу» вы найдете подробное изложение 6 признаков работы по Agile, которые намного более конкретны, чем ценности и даже принципы. Приведу их здесь кратко:
- Потребности клиента понятны всем. Важно, что при Agile-подходе на нуждах клиента фокусируется не только бизнес и менеджер продукта, но и вся команда. То есть, каждый из разработчиков понимает: кто клиенты, что им нужно и какие их проблемы решает новый продукт. Это помогает находить более адекватные решения.
- Процессы и оргструктуры максимально упрощены. Правила и процессы, по которым работают Agile-команды, должны быть простыми, чтобы люди смогли сфокусироваться на клиентах и на создаваемом продукте.
- Работа короткими циклами (итерациями). Продолжительность цикла — порядка недели или месяца, за это время разработчики выдают какой-либо полезный для клиента результат.
- Системное получение и использование обратной связи. Разработчики демонстрируют продукт заказчику, получают обратную связь на продукт и сведения об изменениях планов заказчика, затем дорабатывают, добавляют что-то полезное и так далее по циклу. Но также цикл обратной связи работает и для совершенствования самого процесса разработки: для избавления от потерь, задержек и иных препятствий, мешающих повышению производительности.
- Максимум полномочий у исполнителей. В идеале, люди самостоятельно принимают решения и несут за них ответственность. Когда команда или даже отдельный сотрудник сам(а) может, хочет и имеет право решить какую-то проблему без ожидания действий извне, это значительно ускоряет работу.
- Внутренняя мотивация вместо «кнута и пряника». Agile-методы помогают настроить процессы таким образом, что сотрудники становятся более свободны и счастливы на работе, видят востребованность своего труда клиентами, ценят доверие и предоставленные им возможности для саморазвития. Люди с такой внутренней мотивацией эффективнее справляются с работой, особенно если это сложная творческая работа.
Эти 6 признаков характерны для многих гибких подходов, если они правильно применяются. Рассмотрим теперь чуть подробнее, что это за гибкие подходы.
Бизнес выбирает
У МТС есть несколько собственных коворкингов в Москве и Петербурге, рассказывает представитель компании. «Они созданы для внутреннего использования – работы продуктовых команд, сотрудников различных офисов, организации встреч. Эта идея созвучна стратегической цели МТС – трансформироваться в мультисервисную цифровую компанию, – объясняет он. – МТС уже больше, чем оператор связи. Мы активно внедряем новые цифровые технологии, разрабатываем современные сервисы, вышли на инновационные рынки облачных услуг, системной интеграции, мобильных приложений, киберспорта и др.». В каждом коворкинге компании более 100 не закрепленных за конкретным сотрудником рабочих мест.
В чем же гибкость?
Во-первых, flex-пространства предоставляют гибкость договора по сроку аренды. В случае аренды классического офиса договор подразумевает долгосрочные отношения на три — пять лет. С оператором гибких офисов можно заключать договор на меньший срок.
Во-вторых, речь идет об отсутствии инвестиций в ремонт и закупку мебели. При переезде в классический офис компании необходимы материальные ресурсы и время для подготовки переезда, ремонта и оснащения офиса мебелью и техникой. В случае выбора гибкого пространств арендатор въезжает в полностью подготовленное и оснащенное собственником помещение.
В-третьих, есть возможности для общения между компаниями и расширения контактов. Коворкинги и гибкие офисы предусматривают размещение нескольких компаний/бизнесов/команд в одном помещении, что в отличие от классического офисного пространства способствует расширению бизнес-связей и полезных знакомств.
В-четвертых, гибкость условий в отношении того, сколько рабочих станций арендует компания. В случае необходимости резиденты могут беспрепятственно увеличивать/сокращать штат. В кризисный и посткризисный периоды это становится особенно актуально для пользователей офисных помещений.
Как быть, если деловых поездок мало, а встреч с клиентами в одном городе много?
Офисы Regus находятся в комфортных и охраняемых бизнес-центрах. О визите каждого гостя или клиента следует уведомить заранее — хотя бы за час. После того, как ему сделают пропуск, он может пройти в офис. Предприниматель может взять в аренду переговорную комнату или конференц-зал — это стоит от 1 500 до 7 000 рублей в час в зависимости от размера помещения и расположения офиса.
Резиденты, арендующие офисы, также могут бесплатно пользоваться переговорной комнатой при условии бронирования день-в-день.
Переговорную комнату можно забронировать лично, а также по телефону, электронной почте или на сайте Regus. Кстати, аренда переговорной комнаты — это отдельная услуга, не обязательно быть резидентом, чтобы ей воспользоваться.
Как трансформировать офис
В Space 1 офисы кастомизируются уже в готовом виде, говорит Федоров. Все элементы сделаны так, что при необходимости можно легко трансформировать пространство – из open space сделать кабинет или переговорную с помощью модульных стен. Возможно брендирование пространства в фирменный стиль арендатора.
Space 1 предлагает полностью изолированные приватные офисы, говорит Федоров. При этом в зданиях есть функциональная инфраструктура общего пользования, которую нерационально размещать в собственном офисе ввиду ограниченного времени использования. Например, большая переговорная комната, душ, склад, серверная и т. д.
Приватность относится и к IT-инфраструктуре, отмечает он: в отличие от коворкинга, где все арендаторы пользуются единой WiFi-сетью, в Space 1 все рабочие места можно соединить при помощи проводного соединения, а также есть возможность создавать полностью изолированные, закрытые сети для каждого арендатора.
Как устроена глобальная сеть бизнес-центров regus?
Офисные пространства Regus различаются по оформлению и размеру, но везде действуют одни и те же условия и стандарты сервиса.
Для резидентов, которые часто путешествуют, компания разработала Businessworld — специальные карточки, которые позволяют работать в любом из офисов Regus по всему миру. Они бывают трех видов — Gold, Platinum и Platinum Plus. С такой картой можно получить доступ к рабочему месту в любом бизнес-центре без предварительного бронирования.
Gold. Предприниматель может работать в бизнес-гостиной Regus по будним дням с 9:00 до 18:00. К его услугам — безопасный интернет, чай, кофе, телефон, офисное оборудование, услуги секретаря. Пространство оборудовано удобными местами.
Эта карта стоит $99 в месяц или предлагается в подарок, если резидент открыл «Виртуальный офис» — об этом подробнее ниже.
C собой можно пригласить одного или нескольких человек за дополнительную плату. Это стоит 540 рублей в день за одного человека.
Platinum. Резидент может работать в коворкинге Regus с 9:00 до 18:00 и пользоваться всеми преимуществами, которые дает карта Gold. Главное отличие — стоимость карты зависит от того, сколько дней в месяц резидент будет приходить в офис.
Platinum Plus. Эта карта объединяет преимущества Gold и Platinum, но добавляет важное отличие — предприниматель может выбирать, где именно ему работать — в отдельном офисе, в коворкинге или в бизнес-гостиной.
Работая в отдельном офисе, обладатель карты Businessworld может провести с собой одного или нескольких гостей без дополнительной оплаты.
Кому подойдут коворкинги и гибкие офисы
Принято считать, что коворкинги чаще всего выбирают небольшие стартапы, индивидуальные предприниматели, фрилансеры и малый бизнес — тем, у кого нет необходимости снимать отдельный офис. Плюсы работы в коворкинге для растущих стартапов очевидны — продуктивная среда, комфорт, цена и экономика.
Однако сейчас всё шире тренд на «укрупнение» состава арендаторов — всё чаще в коворкинги переезжают крупные корпорации. Как правило, их отделы занимают коворкинг целиком: сотрудники работают в опенспейсе, пользуются переговорными и общими зонами отдыха. Среди арендаторов Ключа — НЛМК, компания Huntsman, Роскосмос.
Гибкие офисы более универсальны. В зависимости от площади, в них можно комфортно разместить малый и средний бизнес и крупные компании. Так, аудитория гибких офисов и коворкингов Ключа — представительства крупных российских и международных компаний, госкомпании, филиалы крупных организаций, известные бренды и стартапы.
Кто мы
Ключ — российская сеть гибких офисов и коворкингов со штаб-квартирой в Москве. Крупнейший оператор коммерческой недвижимости в России по количеству площадок и объёму площадей.
У нас вы можете снять можно как готовый офис, так и заказать офис под Ключ. Мы подберём подходящее помещение, разработаем фирменный дизайн и сделаем ремонт по вашему ТЗ. Все бытовые вопросы на нас: вы просто въезжаете в офис и начинаете там работать. Без завышенной аренды и офисной рутины.
Кусочки мозаики
Заимствование элементов, а не полноценное внедрение — это и есть текущий тренд на agile на самом деле. Примеров использования отдельных элементов agile на московском рынке немало. К примеру, для лофт-офиса IT-компании важно организовать правильные зоны отдыха.
В ходе работы над одним проектом мы создали игровые зоны, где можно сыграть в дартс, настольный хоккей, заняться боксом. К слову, такие залы в рабочих пространствах сегодня становятся все более креативными. В одном из проектов московских офисов, например, мы работали над созданием звукоизолированной комнаты для занятий музыкой (в компании есть собственная музыкальная группа).
Самые популярные в гибких офисах решения — неформальные рабочие зоны: как правило, это комфортные кресла и диваны для работы с ноутбуком и стихийных совещаний. Это уже настоящий must have для современных компаний, без них сегодня не обходится ни один новый офис.
Аккуратнее, но также активно компании используют такие новинки, как диваны с акустическими спинками, поглощающими внешние звуки: в таких мини-переговорных удобно проводить внутренние встречи, организовать conference call.
Некоторые компании идут еще дальше и делают для офисных сотрудников день частичной удаленной работы, как в «Билайн». Такие решения позволяют по-новому посмотреть на функционал офиса и скорректировать его концепцию в соответствии с реальностью.
Модное явление
За последние годы мы отмечаем рост запросов заказчиков на организацию «гибких» пространств. Agile привлекает компании и просто как модное явление. Потребность быть в тренде есть у всех, но далеко не каждый готов разбираться в тонкостях организации гибкого офиса, привлекать специалистов и проводить серьезный анализ.
Чаще всего в итоге создается классический офис с элементами гибкого пространства. Такие изменения тоже дадут плюс к комфорту и положительно скажутся на эффективности. Стоит признать, что, копнув глубже отдельных элементов, компании нередко сталкиваются с трудностями внедрения основательных изменений.
Это происходит потому, что agile-офисы — сложные механизмы, и просто копирование отдельных свойств не приведет к нужному результату и эффекту. Для внедрения agile необходимо не только перестроить пространство офиса, но и провести глубокую аналитику со сбором большого количества данных и их анализом, а также подготовить команду для внедрения новых процессов.
К примеру, перед тем как создавать гибкие рабочие места, нужно собирать статистику по пиковым и средним значениям загрузки офиса. В качестве ресурса в данном случае можно использовать возможности Big Data. В частности, четкий подход позволит изучить, в каких зонах офиса сотрудники чаще всего проводят время, фиксировать заполняемость переговорных с помощью датчиков, а не по записям в журнале бронирования.
Не получится угадать, как правильно сократить количество фиксированных рабочих мест, без оцифровки всех процессов в офисе и компьютерных расчетов.
Расчет пиковых загрузок офиса при этом достаточно прост: к примеру, если в компании 500 сотрудников, но при расчете пиковых значений оказывается, что максимально одновременно в офисе присутствует 450 (ввиду отсутствия людей в командировках, по причинам болезни или отпусков), то появляется возможность уменьшить офис на 10-15% или выделить освободившиеся площади для создания дополнительной офисной инфраструктуры и повышения уровня комфорта сотрудников.
Если же расчетное значение в какие-то дни будет превышаться, то у администраторов офиса должна быть возможность организовать дополнительные рабочие места для сотрудников в неформальных зонах: благодаря их правильной организации риск превышения расчетных значений загрузки будет минимизирован.
Не коворкинги и не традиционные бц: гибкие офисы завоевывают долю рынка
Рынок офисной недвижимости оживает после карантина, но меняет конфигурацию. Арендаторам теперь важны возможность «играть» площадями и гибкие условия аренды. Отсюда растущая популярность так называемых гибких офисов, сегмента, который по итогам этого непростого для рынка недвижимости года может вырасти на 60%.
Формат сервисного офиса появился в Европе и США несколько лет назад. Это своего рода гибрид офиса в его классическом понимании (отдельный, закрытый, брендированный с учетом требований арендатора) и коворкинга (короткие сроки аренды, полная готовность к въезду и обслуживание). Сегодня это востребованный сегмент рынка, нацеленный на средние и крупные компании, когда арендатор хочет иметь возможность оперативного переезда и гибкие условия по изменению площади и срока аренды, но формат коворкинга он уже «перерос».
Пока сервисные офисы часто путают с коворкингами, и это характерно как для экспертов рынка, так и самих арендаторов, для которых коворкинг – это инфраструктура общего пользования, мероприятия для резидентов и креативная атмосфера. Сервисные офисы все еще остаются в тени славы коворкинга, хотя именно этот сегмент предлагает эффективное решение для размещения сотрудников, которое будет востребовано и в стабильное время, и в период пандемии или любого другого кризиса.
Гибкий, сервисный, обслуживаемый
Сервисный офис – это готовое к въезду арендатора помещение с полным внутренним сервисом, включенным в ставку аренды (клининг, интернет, кофе, принтеры и проч.). В отличие от классической аренды, гибкие офисы сдаются на более короткий период (12–18 месяцев против 4–5 лет). Эти две характеристики – готовность к въезду и обслуживание после переезда – роднят сервисный офис с коворкингом. Но между ними есть тонкое, но важное отличие.
Сервисный офис – это полностью изолированное, приватное пространство, которое предполагает распределение потоков людей: в нем нет инфраструктуры общего пользования (общая кухня, санузел, «громкие» и «тихие зоны»), нет возможности аренды отдельных рабочих мест и маленьких кабинетов, а сотрудники разных арендаторов пересекаются только в лобби здания и лифтах. Никаких брейнстормов на кухне за чашкой чая и совместных стартапов. Так же как при классической аренде, каждый сотрудник приходит в свой офис.
Плотность рассадки в сервисном офисе соответствует классическим стандартам – 6–8 м2 на человека, в отличие от коворкинга, где она составляет 4–5 м2 на человека. В период пандемии этот фактор приобретает особенно большое значение. Важно, что по желанию арендатора плотность может быть увеличена, но на ставку аренды это никак не повлияет: единица расчета для сервисного офиса – это цена за блок со всеми включенными сервисами, а не за рабочее место.
Особенно важно, что в сервисном офисе IT-инфраструктура каждого арендатора полностью изолирована, а при необходимости оператор поможет установить любое IT-оборудование по его запросу, поэтому этот формат подходит для компаний с повышенными требованиями к IT-безопасности.
Как правило, операторы сервисных офисов предоставляют возможность кастомизации и брендирования с учетом потребностей арендатора, таким образом, компания получает не универсальное обезличенное пространство, а офис, который может транслировать ценности компании, поддерживать корпоративную культуру, вдохновлять сотрудников.
Планировка также может быть трансформирована: если арендатору необходимо выгородить переговорные или кабинеты, это можно сделать по заранее предусмотренным направляющим за одни выходные. И для этого не потребуется полноценный ремонт офиса.
Custom-made
Помимо гибкости условий и оперативности переезда, сервисный офис интересен компаниям, которые не готовы инвестировать время и средства в управление проектом по дизайну, ремонту и обстановке помещений. Тренды в организации пространств меняются, появляются новые технологичные решения, которые могут облегчить взаимодействие сотрудников, и уследить за этим для менеджеров, не вовлеченных в проекты по организации пространства на постоянной основе, затруднительно.
Гибкие операторы создают современные технологичные офисы с актуальным дизайном, продуманные для работы, в том числе с удаленными командами (высокоскоростной интернет, оборудование для онлайн-конференций и встреч), оснащенные современными элементами инфраструктурного удобства (кабины для приватных переговоров, зарядки для телефона, встроенные в столы, доступ в офис через мобильное приложение). Таким образом, арендатор может быть уверен, что новый офис оценят самые требовательные сотрудники. В гонке за талантами качество рабочего места приобретает особое значение, кроме того, доказано, что удовлетворенность организацией офисного пространства напрямую влияет на то, насколько продуктивно люди в нем работают.
Новым словом на пока еще молодом рынке сервисных офисов стали полностью индивидуальные проекты, созданные под потребности конкретной компании. В этом случае оператор маркетирует помещение без отделки, для того чтобы потом разработать кастомизированное решение, учитывающие специфические потребности компании-арендатора: необычный дизайн, мониторные комнаты для организации ситуационного центра, где инженеры круглосуточно отслеживают динамику на объектах, звукоизолирующие комнаты (для музыкальных компаний, шоу-бизнеса), «чистые» или секретные помещения, требующие особых сертификатов, и др.
Оператор сервисного офиса подготовит проект под ключ и после заезда арендатора будет заниматься его обслуживанием так же, как и в готовом сервисном офисе. При этом все затраты на ремонт и обстановку «размываются» по арендной ставке, то есть «на входе» арендатор не несет капитальных затрат. Помимо того, что арендатор экономит время и ресурсы своих менеджеров, профессиональный оператор может завершить проект гораздо быстрее, и переезд возможен в течение 3–4 месяцев, а не 6–8, как в классической аренде.
Следующим шагом в кастомизации предложения гибких офисов станет подбор оператором локации под запрос арендатора и реализация проекта в формате built-to-suit, когда все расходы по проекту будут включены в ставку аренды.
Все расходы по дизайну и кастомизации офиса включены в арендную ставку, таким образом, арендатору не нужно нести капитальные затраты на ремонт и обстановку, отвлекая эти средства из оборота. Сервисный офис – это универсальное пространство, дизайн и планировка которого удовлетворяют большинство запросов арендаторов, а возможность необходимых изменений уже учтена при планировке. Поэтому стоимость отделки офиса амортизируется на срок 10 лет, т.е. фактически эти инвестиции распределяются между несколькими арендаторами. В результате каждая компания заплатит за отделку меньше, чем при аренде классического офиса в shell&core.
Все дополнительные сервисы и расходные материалы (включая чай/кофе/бумагу) уже включены в арендную ставку, и это нужно учитывать при сравнении стоимости аренды в классическом и сервисном офисе. Наши расчеты показывают, что для компаний больше 30 человек с горизонтом планирования не более трех лет сервисный офис оказывается более эффективным решением по сравнению с классической арендой.
Бурный рост
Доля сегмента flex-офисов (это понятие объединяет и сервисные офисы, и коворкинги) в общем объеме московской офисной недвижимости с 2022 года прирастает каждый год на 50%. К концу 2020-го, по прогнозам Cushman & Wakefield, сегмент вырастет на 55–60%, до 290 000 кв. м, и это несмотря на общее кризисное состояние рынка офисной аренды, вызванное пандемией. В ситуации экономической неопределенности именно гибкие офисы обеспечивают возможность оптимизации затрат на аренду (в отличие от классической аренды) и актуальное сегодня соблюдение социального дистанцирования за счет дифференциации потоков людей (в отличие от коворкингов).
Примечательно, что сегодня в бизнес-центрах, строящихся и действующих, либо уже есть, либо планируются обязательные сервисные форматы в том или ином виде. Арендаторы начали ставить это одним из условий: иначе как решить вопрос с оптимизацией офисной аренды, если компания решит оставить часть людей на удаленке или, наоборот, со временем расширить штат и выделить отдельные проектные команды.
Перед собственниками бизнес-центра встает вопрос, развивать ли сервисный формат самостоятельно или пригласить для этого профессионального оператора. Первый вариант несет в себе риски, поскольку управление сервисным офисом – это операционно сложный бизнес, требующий экспертизы именно в этом сегменте. Необходимо собрать команду, обладающую необходимыми компетенциями, инвестировать в поддержание высокого уровня сервиса, маркетинг, управление и эксплуатацию, поэтому для собственника этот формат работает только на масштабе. Примеров успешных несетевых сервисных офисов пока нет.
На рынок приходит модель взаимоотношений собственников и операторов гибких пространств в формате revenue share, когда оператор сервисного офиса и арендодатель делят инвестиции в организацию гибкого офиса, а в будущем и доходы от сдачи помещений в аренду. Это в разы повышает шансы на успешную реализацию проекта, снижает риски и неопределенность нового бизнеса для собственника, обеспечивает арендодателю постоянный финансовый поток и помогает повышать привлекательность зданий, в том числе для классических арендаторов (когда основной офис размещается на долгий срок по классической схеме, а в гибком офисе арендуется меньшее по площади помещение для организации работы временных команд). Потенциально эта модель более выгодна для собственника, чем сдача свободных площадей в бетоне. При этом риски снижения финансового потока за счет простоя помещения, когда уходит крупный арендатор, существенно ниже.
Сегодня офис как физическое пространство, даже с учетом удаленки, по-прежнему необходим всем, только теперь он должен уметь меняться (расти или уменьшаться, изменять количество рабочих мест и планировку) и служить местом синхронизации бизнес-процессов, творческим хабом, а также транслятором ценностей компании для сотрудников и партнеров, ее витриной.
Потребности компаний меняются, и это является драйвером изменений рынка, который подстраивается под новые реалии, предлагая все более и более интересные форматы работы.
Мой прогноз: в ближайшие 10 лет доля сервисных офисов в общем офисном стоке вырастет до 20%, что в абсолютных цифрах составит около 4 млн кв. м качественных офисных площадей в Москве. Но какая бы ни была цифра в прогнозах, гибкие сервисные офисы – это устойчивый тренд на рынке недвижимости, своеобразный каршеринг в мире офисной недвижимости. По аналогии с автомобилем: чтобы пользоваться офисом, не нужно им владеть и вступать в долгие неразрывные арендные отношения, не нужно думать о том, почему не работает интернет и как организовать закупку кофе. Достаточно иметь в доступе и использовать именно то пространство, которое диктуют ситуация и бизнес-процессы.
Павел Федоров, исполнительный директор компании Spaсe 1
Область применения agile
В основу Agile были заложены общепонятные ценности. Поэтому Agile применяют в самых разных отраслях: в банках и страховых компаниях, в розничных сетях и телекомах, и даже в энергетике и промышленности. Формулировки многих принципов Agile относятся лишь к разработке программного обеспечения, но большинство из них применимы и вне IT.
Судя по числу участников исследования Agile в России 2022, IT-отрасль теряет свою монополию на Agile, имея долю менее 50% от общего числа людей, вовлеченных в Agile-трансформации.
Agile — это уже давно не только про разработку программного обеспечения.
Но это не значит, что гибкие подходы есть смысл применять везде без ограничений.
Одно из ключевых ограничений Agile кроется в словах «для разработки новых продуктов». Пусть «продукт» здесь употребляется в самом широком смысле, но вот новые продукты все-таки разрабатывает лишь небольшой процент людей. А особенно эффективно Agile себя проявляет лишь в творческой работе и/или в условиях неопределенности.
- Agile целесообразно применять в ситуации, когда первую версию продукта нужно выпустить на рынок как можно быстрее, иначе конкурентная борьба может быть проиграна.
- Другая ситуация, когда ценности Agile будут наиболее эффективны: инновационный продукт с заранее непредсказуемыми свойствами и/или с нестандартными средствами (новыми технологиями) для его разработки.
Про область применимости Agile и про основные проблемы, которые влечет за собой Agile, смотрите в 5-минутном видео Алексея Пименова:
Подробнее о том, зачем и когда нужны гибкие подходы, вы узнаете из бесплатных видеоуроков про Agile (11 видео, 65 минут).
Офисы на перепутье
Уже в 2022 году, по данным Аналитического центра Национального агентства финансовых исследований, каждая пятая российская компания имела в штате хотя бы одного сотрудника, работающего удаленно. Некоторые организации решились на частичное использование незакрепленных рабочих мест.
Освободившиеся «излишки» офисной площади стали распределяться на многофункциональные зоны — к примеру, переговорные, к функционалу которых добавился и кабинет руководителя: начальники департаментов покинули кабинеты и переместились в open space, а потребность в конфиденциальных встречах или совещаниях успешно реализовалась в увеличенном количестве переговорных зон разного формата.
Определенная гибкость офисного пространства для одних компаний стала инструментом оптимизации затрат и экономии площадей, а для других — способом повысить эффективность и лояльность сотрудников. Но надо понимать, что гибкий офис — это еще не agile. Agile-трансформация — это более глубокие изменения.
Agile — не про размер офиса, не про количество рабочих мест, модные акустические диваны, игровые приставки или спальные места для сотрудников.
Это масштабные изменения пространства, которые являются следствием новых бизнес-процессов. Вслед за ними под новые потребности компаний меняется и офис. Agile — это прежде всего философия, и только затем набор инструментов.
Философия agile — это система менеджмента «бирюзовых» компаний, в основе которой лежат самоорганизация, самостоятельность профессионалов, гибкий подход к созданию продуктов. Концепция пришла к нам от IT-корпораций, которые используют проектный подход и распространяют эту логику на все процессы.
К примеру, в свое время по такому пути пошел знаменитый Microsoft. Трансформируя пространство и сокращая площади для закрепленных рабочих мест, такие компании распределяют место для многофункциональных зон, тем самым делая офис более комфортным и эффективным для групп разного количественного состава, работающих над проектами.
Прогноз по развитию коворкингов в ближайшие пять лет
Вплоть до 2020 года мы наблюдали быстрые темпы развития рынка коворкингов, в том числе за счет невысокой базы предыдущих лет. Так, среднегодовой темп роста рынка в столице последние пять лет составлял порядка 35–40%. Сейчас темпы роста не ожидаются такими высокими, и в ближайшие несколько лет показатель будет на уровне 15–20%.
В зоне риска на фоне неопределенности 2020 года оказались несетевые операторы, которые сейчас занимают порядка 24% общего объема московского рынка гибких пространств и в случае продолжающихся ограничений и финансовых проблем могут покинуть рынок, уступив место крупным сетевым игрокам.
По данным Knight Frank, в настоящее время рынок гибких пространств в Москве составляет 1,3% от общего предложения качественных офисных помещений. Несмотря на активное развитие новых форматов коворкингов и закрытие крупных сделок, которое мы наблюдали даже в непростой период пандемии, потенциально доля гибких пространств в Москве составит до 3% в течение следующих двух лет.
Отдельно стоит сказать о появлении новых форматов на рынке. Все большее количество flex-игроков предпочитают выбирать гибкие офисы в формате built-to-suit, где предполагается подготовка площадки под конкретную компанию. О создании таких площадок активно заявляют операторы CEO Spaces, Space 1.
Резюме. место agile среди родственных управленческих подходов
Итак, Agile — это не методология, не свод рецептов, не доски со стикерами и не стандартизованный набор встреч команды, предписанный в Scrum.
Это слово сейчас имеет два основных значения:
- Agile — это система ценностей (или образ мышления, или философия, если вам так больше нравится), которая способствует быстрой разработке новых продуктов, максимально отвечающих потребностям клиентов.
- Agile — это также собирательное название очень разных подходов к управлению разработкой, некоторые из которых даже не разделяют все 4 ценности Agile (пример — Kanban). Так уж исторически сложилось.
Agile фокусируется именно на разработке — точнее, на реализации и поставке готовых продуктов. Тогда как для генерации и проверки идей новых продуктов Agile следует дополнить различными продуктовыми подходами: Customer Development, Design Thinking и т.п.
С другой стороны, Agile — это про организацию процесса разработки, а не про технические детали реализации, зависящие от индустрии. Например, в IT-индустрии с той же целью (быстрая поставка ценности клиенту) применяются так называемые инженерные практики и DevOps, но они в Agile не входят.
Agile помогает решить две основные задачи, типичные для современного бизнеса:
- сократить время вывода продуктов на рынок / время их поставки потребителю;
- ускорить принятие решений на уровне команд и выше.
Для подходов к ускорению на уровне программ и портфелей проектов (в крупных организациях) грамотнее применять термин Enterprise Agility, хотя во многих контекстах их тоже относят к Agile.
Что же касается подходов к повышению гибкости/скорости принятия решений на уровне всего бизнеса, то это намного шире Agile. Так что для обозначения таких подходов следует использовать термин Business Agility, получивший распространение в конце 2022-х годов.
Среди 12 доменов бизнес-гибкости, показанных на рисунке, Agile полностью покрывает домен «Гибкость процессов», но также связан в той или иной степени с 5-ю другими доменами, по меньшей мере.
Таким образом, хотя Agile появился намного раньше других модных управленческих терминов, он не теряет своей актуальности. Будь вы хоть топ-менеджером, хоть руководителем проектов, хоть разработчиком продуктов, ценности и принципы Agile-манифеста вам стоит понять и запомнить, чтобы ваш гибкий процесс приносил ожидаемую пользу.
Сколько таких бизнес-центров в россии и в мире?
Всего — три тысячи офисов в 900 городах 120 стран мира. В России офисы Regus есть в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Челябинске.
В столице находится 13 бизнес-центров Regus: 12 в пределах Третьего транспортного кольца, один — неподалеку от станции метро «Университет», и еще один — в Путилково, на 72 километре МКАД.
В 2022 году откроются новые центры в Москве и Новосибирске, также в планах развитие сети в других регионах России и странах ближнего зарубежья.
Найти ближайший бизнес-центр можно в приложении Regus (iOS, Android).
Чем agile отличается от методологий
Термин «методология» применяется к Agile по аналогии с предшествующими подходами к организации разработки программного обеспечения: RAD, RUP, XP и другими.
Однако те, кто сталкивался с Аджайлом, понимают: он не похож на предшествующие подходы, которые описывали процесс разработки в деталях. Agile краток: состоит из 4-х ценностей и 12-ти принципов. А описание методологии RUP, например, занимает десятки страниц, — это много приемов и алгоритмов действий.
RUP (Rational Unified Process) включает разбиение жизненного цикла разработки на 4 фазы, рекомендованные соотношения объемов работы по 9-ти потокам (workflows) на каждой фазе, а также конкретные инструменты для каждого потока. OpenUP — последняя методология-наследница RUP — короче и гибче, но все равно до краткости Agile ей далеко.
Методология — это совокупность методов и приемов, которые используются в разных сферах деятельности.
Метод — это способ достижения какой-либо цели.
Agile сам по себе не дает алгоритмов, способов и приемов. При этом входящие в Agile «гибкие» подходы нередко предписывают конкретные приемы:
В отличие от методологий, методов и фреймворков разработки ПО, в основе Agile — не конкретные процессы и даже не элементы процессов, а высокоуровневые ценности.
Следование этим ценностям повышает скорость разработки и бизнес-эффект от разрабатываемых продуктов. При этом стоимость разработки может увеличиваться, поэтому Agile нужен не всегда. Подробнее см. в разделе Область применения Agile.
Показанная выше условная схема гибких подходов взята из книги Бориса Вольфсона «Гибкие методологии разработки». Этот краткий справочник по огромному числу гибких управленческих инструментов весьма неплох для своего времени (2022), когда Agile применялся лишь в той индустрии, где он появился — в разработке программного обеспечения. Если же вы не связаны с этой индустрией, для углубления читайте более современные книги без IT-специфики.
