Работа с применением гибкого рабочего графика | HR-elearning- современные тренды управления, обучения, оценки, мотивации персонала

Что же такое рабочий график в гибком режиме?

Составляющие компоненты и разновидности гибкого графика:

• неизменное количество часов, при которые подчиненный должен быть на своем рабочем месте;• не фиксированное количество часов, вначале и конце смены, когда сотрудник самостоятельно определяет к которому часу ему приходить, либо уходить;• время, отведенное на перерыв, как правило, оно не является составляющей рабочей смены;• учетный период, в срок которого работник обязан отработать определенное количество часов, ранее установленных по законодательству.

Основные положения использования гибкого графика.

Каждая организация может иметь определенные специфические моменты при организации рабочего процесса или может стараться предоставить своим сотрудникам более гибкий баланс жизни и работы в качестве мотивирующего фактора. Для удобства обеих сторон, как работника, так и работодателя, в законодательстве были созданы определенные режимы в графике рабочего процесса.

Гибкий график работы — это форма организации рабочего времени, при которой по соглашению сторон устанавливаются определенные временные рамки, в течение которых допускается регулирование работником своего рабочего времени. Такой режим распространяются не только, в целом, на весь коллектив, но, и в том числе, конкретно на определенных подчиненных, в личном порядке.

При работе в режиме гибкого графика начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон (ч. 1 ст. 102 ТК РФ).

Основные документы, регламентирующие применение гибкого графика рабочего времени:

— ст. 102 Трудового кодекса РФ;— Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства (утв. Постановлением Госкомтруда СССР N 162, ВЦСПС N 12-55 от 30.05.1985);— Положения о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей (утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 06.06.1984 N 170/10-101).

Гибкое рабочее время. в чем особенности и как установить?

График рабочих смен – теперь вы сможете составлять графики рабочих смен прямо на android!: подборка лучших приложений для android

Примеры графика в гибком режиме

Пример 1.

На предприятии «пятидневка»и два выходных дня. Общее установленное количество часов, которые надо отработать в неделю, насчитывается 40 часов. Работник принял решение перейти на гибкий график труда, чтобы утром и вечером отводить, и приводить детей из сада. Начальство согласилось, оговорив определенные моменты нового, измененного рабочего графика:

Учетный период составит восьмичасовой рабочий деньРаботник обязан быть на рабочем месте с 8:00 до 11:00Работник обязан покинуть рабочее место с 17:00 до 20:00

Следовательно, фиксированное рабочее время подчиненного с 11:00 до 17:00, на протяжении которого, он обязуется присутствовать непосредственно на своем рабочем месте1 час – перерыв (время, отведенное для приема пищи).

Пример 2.

В учреждении установлена «пятидневка» и два выходных дня.Общее количество часов, которые надо выработать в неделю — 40 часов. Руководитель отдела продаж попросил рассмотреть для его подопечных гибкий график. Объяснив это тем, что сотрудники его отдела лучше работают после обеда. Работодатель одобрил, и отдал распоряжение о назначении гибкого графика с такими характеристиками:

Учетный период составиткалендарная неделя из 40 часовС 12:00 до 15:00 подопечные отдела продаж обязуются прибывать на работуА значит, с 15:00 до 19:00 работники отдела непосредственно трудятсяПерерыв на отдых и прием пищи — 2 часа.

Если же рассматривать вопрос оплаты труда при гибком графике, то стоит подметить, она – неизменна. Кроме того, переход на работу при гибком графике труда, никаким образом не сможет отразиться на правах работника иметь все предусмотренные гарантии и социальные льготы.

Принцип работы

Для создания удобного механизма составления рабочих графиков требовалось полностью переосмыслить концепцию уже имеющихся рабочих графиков. Было принято решение оптимизировать работу с рабочими графиками путем передачи части возможностей обычным пользователем системы, то есть линейным сотрудникам.

То есть после построения расписания административным персоналом, линейным сотрудникам необходимо было позволить:

1. Отказываться от смен. В случае каких-либо непредвиденных ситуаций сотрудник должен иметь возможность отказаться от смены, чтобы на это место оперативно нашли замену.

2. Позволить запросить календарные события (больничный, отпуск и т.д.). Это бы позволило оперативно решать ситуации, когда ушедшему в отпуск сотрудникам вовремя не предоставили замену.

3. Выполнять запросы на незанятые смены. Сотрудники должны иметь возможность оперативно получать информацию о свободных сменах и в случае их наличия иметь возможность отправить запрос на работу.

Необходимо было упростить работу административному персоналу, при этом не усложняя жизнь рядовым сотрудникам. В свою очередь, нужно было позволить администратору контролировать изменение рабочих графиков путем подтверждения запросов.

Итого администраторам оставалось бы:

1. Построить рабочий график (в случае наличия достаточного количества исторических данных – спрогнозировать).

2. Распланировать его – распределить смены между сотрудниками.

3. Своевременно подтверждать запросы пользователей (сотрудников).

4. В случае каких-либо непредвиденных ситуаций иметь возможность скорректировать расписание.

Таким образом, для административного персонала, использующего WFM, был переработан интерфейс работы с графиками. Его разделили на 2 части: Назначенные смены и Открытые смены.

Назначенные смены – смены, уже закрепленные за сотрудниками.

Открытые смены – смены, которые не закреплены за сотрудниками, но должны быть назначены. На данные смены имеют возможность создавать запросы сотрудники. Также данные смены можно в последующем распланировать.

При этом менеджер в любой момент может создать открытую либо назначенную смену, установив ее характеристики и принадлежность.

После сохранения смены она будет создана в режиме черновика. То есть данную смену не смогут увидеть сотрудники и отправить запрос на нее до ее публикации. После нажатия на “Опубликовать” данная смена станет активной для сотрудников и они получат уведомление о ее публикации (об этом чуть позже).

Однако одной из главных возможностей WFM является планирование (распределение) смен. Для планирования смен были введены следующие характеристики для смен и сотрудников:

1. Должность – смена с определенной должностью должна быть распланирована только сотруднику определенной должности.

2. Метки – позиции/квалификация персонала. Например, сотрудник в рамках одной должности может закрывать несколько позиций. В данном случае действует такая же логика – смена может распределиться только сотруднику, имеющего квалификацию на определенные позиции (метки).

3. Доступность – доступность персонала в то или иное время. Доступность выставляется персоналом в мобильном приложении и влияет на приоритет расстановки смен. Если сотрудник указал, что какой-либо день желателен для работы, то при распределении будет действовать приоритет. Актуально и в противоположном случае.

4. Настройки планирования – планировщик можно настроить таким образом, чтобы он действовал в рамках вашего регламента либо законодательства. Данный инструмент позволит не допускать переработок персонала.

То есть после составления расписания на определенный период вы можете распланировать его, учитывая вышеописанные параметры. Как вы можете заметить на гифке ниже, смены были распределены исходя из приоритета. В ячейку, выделенной красной полосой (сотрудник указал, что не может работать в этот день), не была назначена смена.

После распределения смен остается лишь опубликовать их, после чего сотрудники, которым будут назначены смены, получат соответствующие уведомления.

Далее работа с расписанием будет производиться с помощью запросов сотрудников. Работает это следующим образом:

1. Сотрудник через личный кабинет (WEB) либо через мобильное приложение выполняет нужный запрос:

   1. Открытая смена – смены, не назначенные на сотрудников. Размещены в верхней части графика.

   2. Календарное событие – отпуск, больничный и т.д. Также сотрудник может прикрепить документ, например, справку.

   3. Отмена смены – запрос, позволяющий сотруднику отказаться от смены. При этом он может выбрать себе коллегу на замену, который имеет параметры смены, позволяющие взять данную смену. В случае, если сотрудник не выберет себе замену, после подтверждения администратора смена станет закрытой.

2. Администратор/ответственное лицо получает уведомление о запросе сотрудника на определенно действие. Уведомление можно получить как через мобильное приложение, так и через почту / мессенджеры (Telegram, Viber).

3. Ответственному лицу остается лишь подтвердить либо отклонить запрос. Также, в случае необходимости, запрос можно скорректировать.

В свою очередь сотрудник, в случае успешного утверждения запроса или назначения новой смены, получит push-уведомление и сообщение (в приложении, на почту, мессенджеры).

На скриншоте выше продемонстрирована вкладка График личного кабинета сотрудника (WEB и App), через который и выполняются все запросы. Также одной из важных функций было добавление персональной аналитики эффективности (вкладка Сводка и Отчет).

Как вы можете видеть, все процессы с рабочими графиками, запросами, а также учет рабочего времени были помещены в одну систему, что соответствовало нашему изначальному ТЗ, однако вы спросите: что же по прогнозированию расписания?

Для создания инструмента прогнозирования было принято решение анализировать 2 массива данных:

1. Рабочие графики – обязательные данные для прогнозирования. Для корректного прогнозирования нужны рабочие графики (желательно за годовой период, если свойственна сезонность).

2. Товарооборот (либо другой фактор, коррелирующий с загрузкой персонала) – дополнительные данные. Благодаря интеграции с кассовым ПО наша система может периодически получать данные из кассовых систем (товарооборот, количество-чеков за час и др.) и использовать их для улучшения прогнозирования.

Имея большие массивы данных мы могли проанализировать их, чтобы оптимально прогнозировать нужное количество смен и их характеристики (метки).

Резюмируя, наша система умеет:

1. Благодаря прогнозировщику было реализовано определение кол-ва смен и их параметров в зависимости от потребностей предприятия (товарооборота, сезонности и др.)

2. С помощью функции распределения смен стало возможным сформировать расписание исходя из доступности и загруженности персонала, а также его квалификации.

3. С реализацией системы запросов была добавлена возможность гибко изменять график для персонала без особых усилий.

4. Благодаря собираемым данным в режиме реального времени и инструменту планирования смен можно контролировать рабочее время сотрудников и не допускать переработок.

5. Создание одной экосистемы для сотрудников и администраторов. Доступ в личный кабинет стал доступен со всех устройств (даже некоторые холодильники).

6. Аналитика эффективности работы персонала – отчеты, сводка и др.

7. Подготовка данных для расчета заработной платы – сбор данных об отработанном времени для дальнейшей загрузки их в ERP-системы.

То есть исходя из реализованного функционала, можно с уверенностью сказать, что вышла полноценная WFM-система. Однако всегда есть куда стремиться, особенно в прогнозировании расписания, что заслуживает отдельного внимания и статьи. Поэтому, если будет интересно, в следующей статье подробнее расскажу о принципе работы “прогнозировщика”, какие библиотеки использовали и как считали.

Учет рабочих часов при применении гибкого графика

Вся информация, касающаяся учета отработанных смен сотрудниковпри гибком графике, сохраняется в специальных документах, которые называются табели учета. Согласно которым, можно отследить насколько соблюдается подчиненным, установленный период рабочего времени, а также узнать информацию, о его реально отработанных часах. В соответствии с показаниям учетных табелей будет создана трудовая отчетность и начислена зарплата.

Следуя действующего трудового законодательства, подчиненному должна быть обеспечена выработка общего количества смен на протяжении определенного периода учета (дня, недели, и т.п. — ч. 2 ст. 102 ТК РФ). Положения ст. 104 ТК РФ определяют учет общего выработанного рабочего времени как суммарный учет.

Тип учета является одним из важнейших элементов, определяющих график работы при гибком режиме. Следует еще раз напомнить, что только лишь с соглашения обеих сторон, назначается способ учета рабочих часов работника, который трудиться в таком рабочем режиме.

Существует ряд способов учета рабочих часов, которые определяют суммированную отработку:

— относительно каждого дня (норма должна быть выработана в пределах одного рабочего дня);— относительно недели (имеет место быть, в случае отсутствия возможности выработки нормы в пределах одного рабочего дня);— относительно месяца (имеет место быть, в случае отсутствия возможности выработки нормы в пределах одной рабочей недели).

Юридическое оформление рабочего графика в гибком режиме

Существует несколько законодательных документов, регулирующих работу в режиме гибкого рабочего графика, но все же главным остается Трудовой кодекс РФ.Процесс труда работников в данном режиме труда регулируется ст. 102 ТК РФ. Все остальные, всплывающие вопросы, регламентируются, а именно:

— общими коллективными договорами и соглашениями;— локальной документацией (приказы, порядки, распоряжениями);— традиционными трудовыми договорами.

Абсолютно каждый сотрудник любого предприятия, изъявив желание, может претендовать на составление гибкого графика рабочего времени.В случае обоюдного согласия обеих сторон, учреждение устанавливает режим в гибком рабочем графике, издавая необходимый приказ об изменении рабочего режима организации.

Порядок действий:— заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и указать в нем все существенные условия, касающиеся гибкого графика;

— издать приказ об установлении гибкого рабочего времени для конкретного подразделения или сотрудника. В приказе необходимо указать: ФИО одного или нескольких сотрудников (если изменение режима сразу у нескольких сотрудников), дату введения гибкого графика, учетный период, фиксированное время, время отдыха, переменное время;

— Ознакомить сотрудника (-ов) с приказом под роспись.

Бывают такие ситуации, когда подчиненный не изъявлял желание менять режим рабочего дня, но руководство приняло такое распоряжение. Тогда, работнику должно прийти на подпись письменное уведомление об изменениях в режиме работы, не позднее чем за два календарных месяца до начала нового рабочего графика.

Возможно и такое, что сотрудник просто отказывается работать по новому графику. В таком случае,начальство обязано подобрать похожую вакансию в учреждении. В следствии отказа работником, он будет уволен по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Пример доп. соглашения к трудовому договору:

Дополнительное соглашение № 1

к трудовому договору №__________ от «__» ___________ 20__ г.

ЗАО «ААА», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице Генерального директора_______________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _______________________, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, в соответствии со ст. 102 Трудового кодекса Российской Федерации заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Работник и Работодатель, являющиеся сторонами по трудовому договору №________ от «__» __________ 20__ г., пришли к взаимному согласию об изменении режима рабочего времени.

2. На период с «__» ___________ 2022 г. по «__» ___________ 2022 г. включительно Работнику устанавливается гибкий режим рабочего времени по следующему графику: (указать график)

3. Внесение изменений в данное соглашение возможно лишь по взаимному согласию Работника и Работодателя.

4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, — по одному для каждой стороны.