Гибкий.ру Недельный круг
- Создайте ваше расписание с помощью Календаря
«Мы живем в великом круге жизни» – помните
песню, которой начинается известный мультфильм? Этот великий
круг делится на несколько кругов, циклов меньшего масштаба
– дневной, недельный, годовой.
Когда-то давно недельный круг большинства людей был достаточно
четко определен. В воскресенье или субботу богослужение и
отдых, в назначенные дни – пост, каждый вторник печем
пирожки, и каждый четверг идем стирать белье на реку.
Но человек выпал из средневекового круга жизни, в котором
время недели было четко распределено – богослужебными
уставами, порядком городских или сельских работ, обычаем и
традицией. Ориентиры потерялись.
Множество людей в наше время
не живет в круге недели, а бежит в нем, как белка в колесе.
В понедельник такой человек думает – «скорее бы
пятница!», в пятницу – «Боже мой, неужели
еще одна неделя жизни прошла?», в воскресенье –
«эх, опять завтра на работу».
Внутри недели при этом царит полная неопределенность. В пятницу,
за час до совещания у генерального директора, вспоминается,
что нужно было подготовить к этому совещанию прогноз по региональным
продажам.
Для этого крайне необходимо переговорить с территориальным
менеджером, который, как назло, в среду уехал в командировку
и недоступен по мобильному телефону (ах, если бы вспомнить
об этом деле хотя бы во вторник!..)
А подчиненные задерживают
подготовку к выставке, потому что вы никак не можете выделить
пару часов на разрешение их недоумений. И друг обиделся, специально
ради вас перенес день рождения со среды на четверг, вы обещали
что будете, но именно на это время важный клиент назначил
вам встречу.
Как быть, если в вашем недельном круге нет столь желанной
определенности и предсказуемости? Как суметь предусмотреть
все важное, выделить время на все необходимое, и при этом
найти время на то, что хочется?
Как называть встречи в календаре
Создавая встречи и плавающие задачи, придерживайтесь строго
определенной системы обозначений. Outlook – чрезвычайно
аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном
условии – если разговаривать с ним на языке, который
он способен понимать.
Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого
слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется
двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные
с запланированной встречей. Например:
| Русский язык: | Язык общения с Outlook: |
| Встреча с Петровым по поводу повышения зарплаты | Петров: зарплата: согласовать повышение |
| Презентация в Бета-лизинг по проекту «Феникс» | Феникс: Бета-лизинг: представить проект |
| Поехать в тренажерный зал | Здоровье: тренажерный зал |
Такая система нужна для проведения поиска по ключевым словам.
Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на
общение с подчиненным Петровым. Или, в случае какого-то спора
вам нужно восстановить историю взаимоотношений.
Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно
нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:»
использовано как ключевое, но не выдавал встречи, в которых
просто присутствуют слова «Петров», «Петровский»,
«Петровка», и т.п.
Аналогично, вы можете получить картину всех прошлых и будущих
встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:»,
по вашей личной ключевой области «Здоровье», или
«Семья», «Хобби», и др.
Для того, чтобы найти в Календаре встречи по ключевому
слову, в Outlook 2007 введите нужное ключевое слово в соответствующее
окно и нажмите изображение лупы справа:
В Outlook 2003 последовательность действий чуть сложнее:
- Нажмите кнопку «Найти» на панели инструментов.
- Введите ключевое слово нужных вам встреч в окно «Просмотреть»
- Нажмите «Найти»
- Чтобы затем вернуться в обычное окно календаря, нажмите
«Очистить».
Как успеть на бал с государем
Оставим и средневековье, и наше суматошное время, перенесемся
мыслью в благословенный XIX-й век. Высшее общество живет насыщенной
культурной и деловой жизнью. Строятся железные дороги и заводы.
Дипломаты плетут свои сети, утверждая роль Российской Империи
в мировой политике.
На балах обсуждаются премьеры опер, последние
события большой европейской и азиатской политики. Страна процветает.
Человеку, желающему вносить свой вклад в общее дело, занимать
достойное место в жизни великой империи, необходимо многое
успевать.
Время и деньги планируются, и планируются вдумчиво. Ежегодно
издаются адрес-календари с полным перечнем чиновников определенного
ранга. По каждой персоналии – круг решаемых вопросов,
почтовый адрес, и даже день именин.
Предприниматели планируют
поставки в специальных книгах. Ведь купеческое слово твердо,
не поставишь товар в срок – потеряешь репутацию навсегда.
Дамы на балах заносят кавалеров в «Карточку танцев»
– кому отдана кадриль, кому полонез, кому мазурка. Никакой
путаницы и неразберихи.
Представим себе занятого человека высшего света того времени.
Позволим себе немного пофантазировать. Вот, например, Евгений
Онегин. Онегин той поры, когда Татьяна уже сказала –
«Но я другому отдана, и буду век ему верна».
Метания
и шатания юности пройдены – пустое бездельное убивание
времени, увлечения «декабризмом», путешествия…
Сейчас Евгений – начальник департамента в Министерстве
иностранных дел.
Он в расцвете сил и возможностей, на хорошем
счету у руководства, ему нравится дело, которым он занимается.
Подчиненные уважают его и как специалиста, разбирающегося
во всех тонкостях внешней политики, и как достойного руководителя.
Как и другим людям его положения, все успевать ему помогает
адрес-календарь, в котором расписаны значимые даты, дела и
встречи на предстоящую неделю. Представьте себя месте Евгения.
Хмурое петербургское утро понедельника.
Просторный кабинет,
дубовый стол, покрытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло.
Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели
(см. цветную вкладку на следующей странице) – и точно
знаете, что и в какой день вам предстоит.
На что необходимо
найти время обязательно, а что можно и отложить. Где стоит
побывать, и к чему – подготовиться. В вашем недельном
круге есть место и для определенности, предсказуемости, и
– для свободы.
Синий цвет – «жесткие» встречи, привязанные
к точно определенному моменту. Зеленый – «бюджетируемые»
(плавающие) задачи. Красный цвет – важное, Желтый –
личное. Оранжевым цветом в верхней части календаря выделено
многодневное событие.
Метод «альпы»
Есть много подходов к технике планирования на день. Один из них – ежедневное планирование по методу «Альпы». Название символизирует восхождение к цели. Метод заключается в выполнении пяти шагов:
- Задачи.
- Приоритеты.
- Время.
- Рационализация и делегирование.
- Выполнение и контроль.
Первый шаг. Задачи. Это лучше делать вечером, хотя многие успешно практикуют утром. Запишите все задачи на день. Количество их должно быть 5, 7 или 9. Доказано, что человек не способен сконцентрироваться на более 9 пунктах одновременно, а оптимальное количество одновременно контролируемых объектов 7 /- 2.
Если мы используем технологию 1-7-365, то у нас уже будет список в категории «неделя». В противном случае нужно составить список ближайших задач на неделю, ежедневно дополнять его по мере поступления и выбирать из них по 5 — 9 на день. При таком подходе со временем все равно в списке будут появляться долгосрочные задачи, которые будут усложнять выбор задач на день и в конце концов определятся в список долгосрочных задач.
Второй шаг. Приоритеты. Получив список задач на день, распределяем их по важности. Каждый находит свой способ – выделяют маркером, подчеркивают, нумеруют или помечают по принципу АВС.
Третий шаг. Время. Каждую задачу оцениваем по времени. Для ежедневных повторяющихся задач стоит провести хронометраж – ежедневная фиксация и замеры для определения планового времени. Не забываем о правиле: жесткие и бюджетируемые задачи в сумме не должны составлять более чем 60-70% рабочего времени.
Четвертый шаг. Рационализация и делегирование. Получив результат предыдущих шагов, проанализируйте задачи. Можно ли какие-либо из них делегировать, можно ли выполнить их быстрее и при каких условиях, можно ли привлечь меньше ресурсов и что для этого нужно. По результатам анализа внесите корректировки.
Пятый шаг. Выполнение и контроль. Последний шаг, на котором формируют жестко-гибкий план дня, приступают к выполнению задач и контролируют этот процесс. В конце рабочего дня принимаются решения по невыполненным и незавершенным задачам. Их переносят на другие дни, откладывают или отменяют.
Опыт внедрения гибкого графика работы
В странах Западной Европы и США есть организации, где гибкий график применяется уже более 30 лет. Например, практику гибкой организации рабочего времени давно используют компании, входящие в список 30 глобальных брендов, — HP, Microsoft, General Electric и пр. Сегодня в Европейском Союзе в таком режиме работает (в среднем) половина компаний: лидерство принадлежит Швеции (77%), хотя в Великобритании, Чехии, Германии, Норвегии тоже много работодателей, заботящихся о достижении баланса «работа — жизнь» для своих сотрудников (по 48%).
Гибкий график позволяет каждому человеку «подстроить» рабочий день под свои биологические часы. Все «совы» знают, как с утра не хватает «еще пять минут», чтобы выспаться; и это не пустяк: по мнению ученых, именно эти несколько минут оказывают большое влияние на настроение и работоспособность человека на протяжении всего дня. Для «жаворонков» возможность раньше приходить на работу позволяет использовать наиболее продуктивное для них время суток (к концу дня их работоспособность заметно падает). Кроме того, благодаря гибкому графику сотрудники могут «обходить» утренние и вечерние тянучки и заторы — бич крупных городов. Так, замеры в Нью-Йорке показали: в результате введения свободного расписания пропускная способность транспорта в районе Манхэттена возросла на 15%, а интенсивность уличного движения в часы пик снизилась на 20–50%.
По данным исследования, проведенного компанией Regus (17 тыс. предприятий из 80 стран), 60% респондентов считают, что гибкий график рабочего времени обходится работодателям дешевле, чем фиксированные часы офисной работы. Среди преимуществ опрошенные также отметили: а) рост производительности труда; б) сокращение административно-управленческих расходов; в) повышение вовлеченности, лояльности и мотивации работников в связи с улучшением условий труда; г) доступ к более широкой базе талантливых специалистов; д) возможность принимать на работу людей, проживающих в отдаленных местах.
Наблюдения показывают, что в компаниях, применяющих программы альтернативного рабочего времени, с восьми утра предпочитают начинать рабочий день около 70% сотрудников — это «жаворонки», тогда как «совы» составляют значительно меньшую часть коллектива (есть еще и нейтральные — «голуби», они быстро адаптируются к любым условиям). Поскольку «совы» приходят в офис к обеду и нередко засиживаются за полночь, компания, которая учитывает индивидуальные предпочтения сотрудников, может обслуживать клиентов большую часть суток, а главное, эффективнее использовать наиболее работоспособное время — свое для каждого человека.
24-часовые циклы изменений физиологических процессов (циркадные ритмы) сформировались в процессе эволюции — они проявляются в изменении активности мозга и уровня различных гормонов в крови, регулирующих способность человека сохранять работоспособность при длительном бодрствовании. Сотрудники Центра исследования сна университета британского графства Суррей обнаружили, что за склонность человека засиживаться допоздна или вставать с петухами отвечает особый ген — PER3. Группа профессора Дерк-Ян Дейка выявила два варианта этого гена — короткий и длинный; в соответствии с законами генетики каждому из нас достаются либо по два одинаковых варианта гена, либо по два разных (всего три комбинации). Носители длинной копии гена — «жаворонки», они рано ложатся спать и предпочитают работу в утренние часы, а для восстановления после длительного бодрствования им нужен долгий и глубокий сон. Носители короткой копии гена — типичные «совы», они могут полночи просидеть за работой, а потом успевают за 6–8 часов восстановиться.
По мнению исследователей, вскоре можно будет:
- на основе ДНК-анализа формировать персонал ночных смен, отбирая «генетических сов»;
- выявлять людей, для которых работа в ночную смену представляет особую опасность (большинство несчастных случаев с работниками ночных смен происходит именно с двух до четырех часов утра);
- отказаться от устойчивых, но не соответствующих реальности стереотипов «идеального работника»: хотя «жаворонки» и более дисциплинированы — аккуратно приходят к 8 утра, к концу рабочего дня их производительность снижается намного больше, чем у «сов».
В СССР еще 25 лет тому назад были приняты документы, регламентирующие применение гибкого графика, — в рамках научной организации труда (НОТ); эти нормативы действуют и в настоящее время. Они были подготовлены на хорошей методологической базе, поэтому и сейчас позволяют успешно решать многие вопросы, связанные с планированием и учетом времени. Рекомендуем эйчарам изучить следующие документы:
- «Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей» (утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 06.06.1984 № 170/10-101).
- «Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства» (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30.05.1985 № 162/12-55).
Режим гибкого рабочего времени — это форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или коллективов компании допускается (в установленных пределах) саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. При использовании такого режима сотрудники должны в течение учетного периода (рабочего дня, недели, месяца и др.) полностью отработать установленное законом суммарное количество рабочих часов.
Нормативной основой применения режимов гибкого рабочего времени является суммарный учет рабочего времени и право персонала подразделения/организации самостоятельно регулировать режимы труда в пределах нормы, установленной трудовым законодательством.
Гибкие рабочие графики — это расписание работы, при котором сотрудник может выбрать ежедневное начало и окончание рабочего дня, либо ежедневную продолжительность рабочего дня в пределах, установленных руководством организации.
Для компаний, которые в будущем хотели бы внедрить у себя гибкий график, это очень хорошее подспорье. Кроме того, в интернете сейчас можно найти огромное количество информации об опыте внедрения гибкого графика в различных компаниях.
Наше решение
В настоящее время гибкий график наиболее распространен в ИТ-компаниях — особенно при организации работы проектных команд. Но в телекоммуникационной компании «МТС» работают не только «айтишники», но и множество других специалистов. Вопрос: как же охватить остальных? Ответ на него мы, в конце концов, нашли.
Проанализировав указанные выше документы и ознакомившись с практическим опытом других компаний, мы создали свою систему применения гибкого рабочего графика (ГРГ).
Для начала отметим, что применение ГРГ возможно в рамках суммированного учета рабочего времени. При разработке и внедрении ГРГ в организации следует установить:
- Продолжительность учетного периода (день, неделя, месяц, квартал, год). В зависимости от выбранного учетного периода возможны следующие основные виды ГРГ:
- учетный период — рабочий день: предполагается, что сотрудник в течение дня вырабатывает положенную дневную норму рабочего времени;
- учетный период — рабочая неделя: сотрудник вырабатывает положенную недельную норму рабочего времени за неделю, при этом в течение дня он может не вырабатывать дневную норму рабочего времени;
- учетный период — рабочий месяц: сотрудник вырабатывает положенную месячную норму рабочего времени за месяц, но в течение рабочего дня и рабочей недели он может не вырабатывать норму рабочего времени;
- в отдельных случаях в качестве учетного периода может быть принят квартал, а также другие варианты, удобные для работника и организации.
Для нашей компании мы выбрали учетный период, равный рабочему дню. Этот вариант наиболее удобен для администрирования и легче воспринимается при переходе с жестко нормированного режима работы на гибкий режим.
- Нормы рабочих часов за учетный период. Норма определяется, исходя из установленной для каждой категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени, на основании производственного календаря. При этом учитываются возможные ограничения, законодательно установленные для каждой категории работников, связанные с 1) спецификой работы и/или 2) индивидуальными особенностями/обстоятельствами жизни человека (возраст, наличие инвалидности, беременность и т. п.). Мы предоставили возможность пользоваться ГРГ тем сотрудникам компании, которые работают в «стандартном» режиме, — восьмичасовой рабочий день, 40-часовая рабочая неделя.
- График работы. Задача работодателя — организовать работу таким образом, чтобы каждый сотрудник полностью отработал свою норму рабочего времени за учетный период. Сейчас мы предлагаем пять видов графика работы со смещением времени начала и окончания работы (таблица 1).
Табл. 1. Гибкий рабочий график в компании «МТС»
Вид графика | Начало работы | Окончание работы | Примечания |
График № 1 | 08:00 | 16:30 | |
График № 2 | 08:30 | 17:00 | |
График № 3 | 09:00 | 17:30 | стандартный режим |
График № 4 | 09:30 | 18:00 | |
График № 5 | 10:00 | 18:30 |
При разработке графиков следует учитывать производственные потребности, а также структуру рабочего времени.
Рабочее время состоит из трех частей:
- Фиксированное рабочее время — время, когда все сотрудники должны находиться на рабочих местах (это позволяет обеспечивать нормальное выполнение работы и поддерживать необходимые бизнес-процессы).
- Переменное рабочее время — время, в пределах которого работники вправе начинать и заканчивать работу.
- Перерывы для отдыха и питания — время, не засчитываемое в рабочее.
Каждый график гарантирует соблюдение обязательной дневной нормы рабочего времени (восемь часов) и перерыва для отдыха и питания (30 минут). Эти графики также гарантируют присутствие на рабочем месте всех работников в период с 10:00 до 16:30 («фиксированное рабочее время»), когда наиболее часто планируются различные деловые встречи.
Кроме того, мы разработали модель рабочей недели, которой устанавливается режим работы сотрудника с понедельника по пятницу. Модель рабочей недели может быть двух типов (таблица 2):
- однородная: предусматривает использование одного вида графика на протяжении всех рабочих дней или
- смешанная («микст»): в разные дни используются различные графики.
Табл. 2. Модель рабочей недели в компании «МТС»
Пн | Вт | Ср | Чт | Пт |
«Однородная» | ||||
График 2 | График 2 | График 2 | График 2 | График 2 |
«Микст» | ||||
График 1 | График 3 | График 5 | График 2 | График 4 |
Оформление перехода сотрудника на ГРГ проходит в несколько этапов:
Этап 1. Сотрудник вместе со своим непосредственным руководителем разрабатывает и согласовывает оптимальную модель рабочей недели. При этом учитывается, что установление гибкого графика — это право, а не обязанность компании. Модель рабочей недели должна помогать выполнять:
- отдельным сотрудникам — свои должностные обязанности;
- подразделению в целом — поставленные перед ним бизнес-задачи.
Если при обсуждении графика работник и его непосредственный руководитель не могут прийти к консенсусу, право принять окончательное решения переходит к руководителю более высокого уровня.
Этап 2. Каждое структурное подразделение формирует консолидированную форму «Модель рабочей недели работников подразделения» на месяц. Эта форма утверждается функциональным директором либо директором территории, а затем передается в дирекцию по управлению персоналом. Все согласования проводятся в электронном виде, что очень удобно.
Этап 3. Согласованная модель рабочей недели каждого сотрудника вносится в ERP-систему (у нас работает HR-модуль SAP). Изменить модель рабочей недели работник может с первого числа следующего месяца — при условии согласования изменений с непосредственным руководителем. Все изменения фиксируются в системе SAP/HR и оперативно отражаются в телефонном справочнике — на страничке с информацией о каждом сотруднике приводится режим его работы на текущий месяц.
Условия эффективности ГРГ:
- планирование и координация работ;
- обучение руководителей подразделений использованию возможностей ГРГ;
- формирование в коллективе климата доверия и взаимоподдержки.
Результаты
Возможность работать по гибкому графику — самостоятельно выбирать время начала и окончания рабочего дня — мы рассматриваем как дополнительную льготу для сотрудников.
По новой системе мы работаем уже четвертый месяц. Это, конечно, слишком короткий срок, чтобы делать полномасштабные выводы о влиянии ГРГ на эффективность работы сотрудников, но все же первыми цифрами хотим поделиться с коллегами:
- В настоящее время по гибкому графику работает четверть (25%) сотрудников компании (из них женщин — 33%, мужчин — 67%).
- Наибольшей популярностью пользуется график № 1 (08:00–16:30) — его выбрали 60% сотрудников, оформивших ГРГ. На втором месте по популярности — график № 2 (08:30–17:00), по нему работают 20%.
Теперь люди могут выбирать наиболее подходящий режим работы — с учетом индивидуальных особенностей своих биологических ритмов («совы» и «жаворонки»). Это позволяет им максимально продуктивно использовать периоды наивысшей работоспособности.
— Гибкий график не задумывался как инструмент, позволяющий оказывать существенное влияние на экономические показатели. Но с самого начала речь шла о повышении вовлеченности и удовлетворенности персонала, ведь удовлетворенный сотрудник работает более продуктивно, проявляет инициативу.
У сотрудников было время «протестировать» новинку — новые графики мы ввели с апреля этого года. Судя по первым результатам, новинка понравилась: лето очень многие люди встретили со сформированными «под себя» графиками. Из числа перешедших на гибкий график работников большинство приняли решение начинать рабочий день пораньше — чтобы раньше и уходить с работы. Для Львова, и вообще, Западной Украины это очень важно: заканчивая рабочий день, скажем, в 16:30, сотрудники успевают отдохнуть с семьей — съездить на озеро или в лес (наши города очень компактные, поэтому природа рядом). Те, у кого дети ходят в школу или детский сад, тоже довольны, потому что теперь имеют возможность своевременно проводить и встретить ребенка.
Удовлетворенность людей однозначно повысилась! Доказательством этого служит динамика перехода на гибкий график в ЗТУ: в июне количество заявок на работу по индивидуальным графикам по сравнению с апрелем возросло на 50%. Кстати, переход на гибкий график — одна из инициатив сотрудников, реализованная руководством. Я считаю, что это очень своевременная инновация.
Кирилл Дмитриев, директор Западного территориального управления «МТС Украина»
— Приятно, что у нас появилась возможность самостоятельно формировать график работы. Мне он очень помогает, потому что для меня утро — творческое время. Сейчас я приезжаю на работу раньше, это позволяет избежать пробок и больше сделать. Гибкий график мне выгоден и экономически: я успеваю посещать тренажерный зал и бассейн в дневное время, что значительно дешевле. Ну и, конечно, после работы у меня остается время для отдыха.
Зиновий Павлюк, эксперт по маркетинговым коммуникациям
hrliga.com
Перейти рубикон…
Вся современная цивилизация прочно стоит на основе, заложенной
Римской Империей. Многие европейские языки – наследники
латыни. Шрифт, которым напечатаны эти строки – дальний
родственник Capitalis Quadrata, классического римского начертания.
Гражданский кодекс, на основе которого составлен любой наш
договор – потомок чеканных формул римского права.
Стержневое, системообразующее время для Рима – переход
от Республики к Империи. Ключевая фигура – Гай Юлий Цезарь,
любимец Марса и Венеры, великий полководец, харизматичный
оратор. Один из важнейших дней его жизни – 12 января
49-го года до Рождества Христова.
В этот день Цезарь с XIII-м легионом переходит реку Рубикон,
отделявшую его провинцию от Италии, и занимает город Аримин.
Тем самым пройдена «точка невозврата». Нараставшая
напряженность в отношениях с Помпеем и Сенатом перестала быть
напряженностью, и стала – гражданской войной.
Как Цезарь готовил этот день? Представим его вечером, после
военного совета, на котором принято окончательное решение.
«Перейти Рубикон» – это легко было сказать,
но нелегко осуществить.
Лагерь вокруг уже спит. Судьба этих
людей зависит от Цезаря, от его распоряжений, которые необходимо
будет отдавать завтра. От множества крупных и мелких дел,
которые нельзя упустить из виду.
Но Рим недаром славится порядком, а римские полководцы –
точным расчетом. Героизм римских солдат не превосходит героизма
франков, галлов, саксов. Но римские солдаты способны действовать
стройными когортами, а варвары могут нападать лишь толпой.
Князья варваров надеются на мощь своих племен; римский полководец
полагается на точное знание: сколько войска нужно для осады,
сколько провианта нужно для солдат, какой ширины нужно строить
дороги, чтобы подвоз провианта был бесперебойным…
Планирование недели в календаре
Теперь перенесем наши жесткие, многодневные и бюджетируемые
дела в Outlook. Алгоритм прост. Сначала настроим Календарь
так, чтобы с ним было удобно работать:
- Зайдите в раздел «Календарь», для чего в области
переходов в левой части экрана нажмите кнопку «Календарь».
- На панели задач выберите пункт «Неделя».
Календарь приобретет такой же вид, как у Евгения Онегина
– по горизонтали дни, по вертикали часы.
Обратите внимание, что в Outlook 2003 это меню на панели
задач, переключающее представления Календаря, выглядит несколько
иначе:
- Возьмите мышкой правый край окна Outlook и вытяните панель
задач. Над панелью задач появится маленький календарь на
2 ближайших месяца. Кликая на нем мышкой, вы можете переходить
в нужную вам неделю.
- В меню Сервис / Параметры / Настройки / снимите галочку
у слов «Напоминание: 15 минут». Это нужно для
того, чтобы вас не утомляли напоминания обо всех без исключения
встречах.
Теперь создадим первые несколько встреч:
- Выделите мышкой в нужном дне календаря время, назначенное
для встречи.
- На получившемся темном прямоугольнике кликните правой
кнопкой мыши и выберите в меню «Создать встречу».
- В окне создания встречи впишите тему встречи.
Обратите внимание, что в Outlook 2003 окно создания встречи
выглядит несколько иначе:
Все, что можно делать со встречей, в обеих версиях Outlook
похоже, в версии 2007 лишь изменился дизайн и расположение
управляющих кнопок. - В поле «Выбрать категорию» для жесткой встречи
выберите синюю категорию (Жестко привязанные к времени),
для плавающей – зеленую (Бюджетируемые).
Обратите внимание, что в Outlook 2007 исчезло понятие «Метка»
для встреч, которое использовалось в Outlook 2003. В версии
2007 категории имеют цвет (это важное новшество), поэтому
выделение встречи цветом происходит с помощью присвоения
категории. В версии 2003 выделение встречи цветом происходит
с помощью выбора нужной цветной метки в поле «Метка»
окна создания встречи:
В Outlook 2003 названия меток можно назначить свои собственные.
Это делается в меню «Правка / Метка / Изменить метки». - Если встреча повторяющаяся – нажмите кнопку «Повторение»
и в появившемся меню задайте нужную регулярность встречи.
Например, «каждые понедельник и четверг».
- Чтобы создать многодневное событие – выделите мышкой
время не на календаре, а на голубой (в версии 2003 –
серой) полосе над ним. Кликните на выделенной синей полосе
правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню «Создать
встречу».
- Чтобы изменить продолжительность встречи – берите
ее мышкой за нижний или верхний край, и, двигая край, удлиняйте
или укорачивайте встречу. - Чтобы перенести встречу на другое время – берем
ее мышкой за левый край и перетаскиваем на нужный день и
нужное время.
Освоение электронного планирования в Календаре требует некоторых
усилий. Ведь писать на бумаге нас учили с детства, а работать
на компьютере мы стали в более позднем возрасте. Но, с другой
стороны, каждое изменение в бумажном ежедневнике – это
вычеркивание и переписывание.
Похожие гибкие материалы:
Читать Тайм-менеджмент. Полный курс онлайн (полностью и бесплатно) страница 21 
Классический подход к планированию рабочего дня. Технология 1-7-365. Блог ManGO! Games 
Изготовление ручного станка для гибки арматуры 
Мощные светодиодные ленты, самая высокая яркость, высокая надежность 
Виниловая противоскользящая лента Heskins от компании «Плитка»