Читать Тайм-менеджмент. Полный курс онлайн (полностью и бесплатно) страница 21

Почему при планировании важно учитывать ключевые области

Существуют очень важные сферы бизнеса и жизни, которые требуют результатов. Это ключевые области. Их нужно периодически пересматривать и учитывать при составлении плана задач. Если их не учесть – может отдалиться глобальная цель, ради которой вы выполняете свои каждодневные задачи. Для их определения тоже существует четкий алгоритм.

Как определить ключевые области? Выделите на это немного времени, запишите каждодневные дела, сгруппируйте их по тем или иным признакам, назовите группы. Это ключевые области ваших задач. Их не должно быть больше 10.

Далее сформулируйте свои самые важные цели в жизни и работе, учитывая свои взгляды, желания, умения. Лучше всего записывать спонтанно, не погружаясь в мыслительный процесс. Скорей всего это будут большие цели, слишком крупные, чтобы быть обычными задачами. Разбейте их на части и добавьте в общий список задач. Убедитесь, что они отображены в ключевых областях.

Некоторые цели трудно выполнить, потому что они нереальны или неправильно сформулированы. Традиционно для формулировки целей применяют технологию SMART.

5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.

В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать.

В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности.

Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела.

Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г. Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования.

При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше.

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.

Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости.

Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования. Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).

1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10). При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2. Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».

Smart-цели

Цель, составленная по SMART-технологии, считается качественной: она достижима, с четким измеряемым результатом, согласована с другими целями и привязана к срокам. А разве вам нужны невыполнимые или выполненные не ко времени цели? Технология в самой своей структуре предусматривает установку критериев качества цели.

• S (Specific). Цель должна иметь конкретный результат. Этот результат должен быть четко сформулирован и трактоваться однозначно.
• M (Measurable). Цель должна измеряться. Иначе как проверить, что она достигнута.
• A (Agreed). Цель должна быть согласована с другими целями. Кому нужна битва целей, в которой выживут не все.
• R (Reаlistic). Цель должна быть достижимой. Иначе нас ждет разочарование. Вряд ли это то, что вам нужно.
• T (Time related). Цель должна быть ограничена по времени. Ставя цель, назначайте ей сроки.

О выборе цели и необходимости наличия цели полезный материал здесь. В нем вы узнаете, что значит действовать реактивно и проактивно, что происходит, если целей нет, какие жизненные аспекты учитывают люди при установке целей и какие цели лучше – амбициозные или скромные.

Если вы работаете с персоналом, планируя свою неделю, не забывайте заглядывать в анонсы ManGO! Games, чтобы не пропустить наши бесплатные мероприятия, которые помогают лучше ориентироваться в HR-мире.

Как планировать день с использованием технологии 1-7-365

Вечером, составляя план на завтра, просмотрите раздел «неделя». Задачи, которые уже требуют выполнения, анализируются, разбиваются на более мелкие и добавляются в раздел «день». Все, что попало в этот раздел, планируйте по выше описанному сценарию с учетом типов задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Раз в неделю отбираем задачи из раздела «год» в раздел «неделя».

Например, спланировать внутренние мероприятия для сотрудников на следующий год можно в течение года, но наступит момент, когда эта задача попадет в раздел «неделя», после чего будет разбита на подзадачи и попадет в дневные планы.

Как планировать рабочий день?

1 шаг.  «Жесткие» задачи планируйте на сетке времени. Например, если вы планируете несколько встреч, предусматривайте временные резервы («буферные» зоны) между ними на различные непредвиденные обстоятельства. 

2 шаг. Подготовьте полный список «гибких» задач (как правило, в ежедневнике это делается справа относительно сетки времени). 

3 шаг. Приоритетные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, следует выделить (подчеркиванием, цветом). С них необходимо начинать выполнение «гибких» задач. Таковыми задачами могут быть: 

• уточняющие (задачи, которые организуют рабочий распорядок для себя и подчиненных); 
• безотлагательные (ключевые для рабочих процессов) 
• направленные на стратегические цели. 

4 шаг. Для «бюджетируемых» задач забронируйте время во временной сетке или в списке «гибких» задач. Запомните: жестко планировать и одновременно бюджетировать более 60-70% времени – нереально! 

5 шаг. Если в ходе дня есть свободное время между «жесткими» задачами, его необходимо заполнять. Заполнять это время следует начиная с приоритетных задач. 

Пример распределения задач во временной сетке при планировании рабочего для. 

Что такое технология планирования 1-7-365? 

Для того, чтобы контролировать все задачи, которые, как правило, имеют разные сроки исполнения, их следует группировать  в тематические блоки. Основополагающими позициями для группировки должны быть «день», «неделя», «год». Кроме вышеуказанных позиций можно создавать и другие (например, «проект», «работа»).

Таким образом, в личном планировании важно иметь 3 основные позиции: 

День: задачи на сегодня – план всего дня в ежедневнике; 

Неделя: задачи, срок исполнения которых приходится на ближайшие неделю-месяц; 

Год: все остальные долгосрочные задачи.

Технология планирование рабочего дня 1-7-365 проста: 

1. Вечером, при составлении планов на следующий день, необходимо просматривать раздел «неделя». Все задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день».
2. Один раз в неделю, при составлении планов на следующую неделю, следует просматривать раздел «год», откуда все актуальные задачи переписываются в раздел «неделя». 

Типы задач

Для упорядочивания всех дел полезно поделить задачи на типы, так будет легче их распределять.

Традиционно задачи делят на типы:

• Жесткие.
• Гибкие.
• Бюджетируемые.

Жесткие строго привязаны ко времени: переговоры на 13:00, созвон с 15:00 до 16:00, онлайн-тренинг ManGO! Games с 15:00 по 17:00.

Гибкие не привязаны к времени: уточнить контакты бизнес тренера по маркетингу, узнать время конференции, заказать билеты. 

Бюджетируемые требуют времени, но не привязаны к конкретному моменту. Они крупные по объему, приоритетные и требуют ощутимого временного ресурса: собрать информацию о спикере – 1 час, изучить график бизнес тренингов и семинаров в Москве по тайм-менеджменту – 2 часа, выбрать тему тренинга для сотрудников – 2 часа, подготовиться к выступлению – 5 часов.