Жесткое или гибкое планирование? Что выбрать? — Личный опыт на

Использование двумерного обзорного графика помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки исполнения.

!Правила создания двумерного обзорного графика:

· Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке таблицы. Подзадачи записываем в произвольном порядке так же, как для составления контрольного списка.

· Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т.д.). Например, проект рассчитан на год, следовательно, в качестве временного измерителя будут использоваться месяцы.

Если необходимо построить двумерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного например на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.

· С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к срокам исполнения. Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.

Составление такого графика для любой крупной задачи занимает всего 5–10 мин. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения. В случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление уйдет также не более 5–10 мин.

Но помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела. Когда их скапливается много, они «замусоривают» наше сознание и работу. Для осуществления контроля над их выполнением применяется график регулярных задач.

Например, простые списки рутинных дел, которые приходится выполнять каждому из нас, могут быть представлены в виде уже знакомого двумерного графика.

В левой колонке приведены примеры регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (неделя, начинающаяся с 1.09 по 7.09 и т.д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке; неисполнение – прочерком.

Важно обратить внимание, что данный график – это не жесткий план, нам не принципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны делаться один раз в неделю. Если в течение недели какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли время, чтобы убраться в комнате), и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора обратить на нее пристальное внимание и заняться ее решением. Например, задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца, количество прочерков показало, что еще немного, и скоро на столе придется делать генеральную уборку.

Преимущества двумерного графика как инструмента обзора:

· Дает наглядное представление о структуре сложной задачи.

· Обеспечивает четкий обзор всех подзадач.

· Дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения.

· Отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков.

· Позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей.

· Гарантирует управляемость работы над сложной задачей.

· Дает возможность укладываться в сроки.

Подобная технология позволяет существенно повышать эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия.

Автором этой технологии принято считать Тони Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя, консультанта многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта.

Ещё будучи учеником колледжа и готовясь поступать в университет, Тони Бьюзен столкнулся с трудностью, хорошо знакомой каждому учащемуся: объем информации увеличивается, записывать приходится много, а понимать и запоминать становится все труднее. Пытаясь решить эту проблему и успешно сдать вступительные экзамены в университет, Тони начал подчеркивать ключевые слова и определения в тексте разными цветами, а главные мысли заключать в цветные рамочки (многие из студентов тоже так поступают, чтобы быстро найти нужное определение в конспекте). Удивительным и необъяснимым образом память начала улучшаться.

Учась в университете, Тони Бьюзен продолжал исследовать проблему запоминания, и ответ на многие вопросы он нашел у древних греков. Оказалось, что для развития и укрепления памяти они использовали воображение и ассоциации. Они помогали запоминать, а затем воспроизводить не десятки, а сотни и тысячи самых разнообразных фактов (необходимая способность при сдаче экзаменов и зачетов, когда успех зависит не только от того, сколько билетов выучено, но и от того, насколько точно получилось воспроизвести информацию во время ответа). Бьюзен сделал вывод, что записи, память, творчество связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.

!Это и составляет основную идею интеллект-карт: организация работы с информацией с максимальным использованием возможностей мозга.

! Правила создания Интеллект-карт:

Описание правил представлено в виде интеллект-карты. Внимательно изучите ее. Более подробно описание правил можно найти в учебном пособии по тайм-менеджменту.^[6] Приведем только самые основные комментарии к правилам, которые помогут легко и быстро создать первые интеллект-карты:

· В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее и у вас появятся новые идеи о том, чем ее можно дополнить. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет основной целью создания интеллект-карты.

· Информация с интеллект-карт считывается по кругу от центра к правому верхнему угла, далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт.

· Используйте разные цвета. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвет привлекает внимание, при восприятии цветных иллюстраций или текста мозг утомляется меньше.

· У каждой интеллект-карты существует свой неповторимый индивидуальный стиль. Мышление каждого человека уникально, и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой. Двух одинаковых карт не бывает.

· Рисуйте. Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что у нас практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте.

· Используйте ключевые слова. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга. Количество ключевых слов должно быть минимальным – одно, максимум два–четыре. Используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается длительнее, чем печатный, особенно учитывая особенности почерка некоторых людей. Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии.

· Связывайте мысли и ветки между собой. Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ. Используйте не более семи (плюс-минус два) ответвлений от каждого объекта, а лучше – от пяти до семи, чтобы интеллект-карту можно было легко воспринять.

Правила создания интеллект-карты.^[7]

В последнее время стали появляться программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что, несомненно, повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих специалистов различных сфер деятельности.

!Примеры интеллект карт и основные области их применения:

Планирование работ по заключению контракта

План разработки корпоративного сайта УЦ

Планирование недели

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. В чем состоит суть создания эффективного обзора задач?

2. Почему одним из основных принципов, влияющих на эффективность обзора, является принцип материализации информации?

3. На какие группы можно разделить все инструменты обзора? Перечислите их, дайте краткую характеристику каждой группы.

4. В чем особенности применения двумерных графиков? Какие задачи помогает решать использование этого инструмента?

5. В чем особенности использования в тайм-менеджменте интеллект-карт (Mind Maps)? Для решения каких задач целесообразнее использовать этот инструмент?

6. Какие из инструментов обзора подходят для решения задачных ситуаций (стратегия «воронка шагов»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст.

7. Какие из инструментов обзора подходят для решения проблемных ситуаций (стратегия «веер возможностей»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст.

8. В чем состоит суть результато-ориентированного формулирования задач? Назовите формулу результато-ориентированной формулировки задач.

9. Перечислите основные области применения интеллект-карт, объясните, каким образом использование этого инструмента позволяет эффективно действовать в каждой из этих областей деятельности?

Литература по теме.

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2022. – 288 с.

Дополнительная литература:

1. Бехтерев С.В. Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт. – М.: Альпина Паблишерз, 2022. – 312 с.

2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

С помощью двумерного графика запланируйте свою подготовку к сдаче экзамена / зачета по Тайм-менеджменту. Подзадач должно быть не менее семи.

Задание №2.

Используя технологию создания интеллект-карт, составьте карту своих ключевых областей жизни. Для каждой области напишите одну цель, которую хотелось бы достичь в этой сфере. Цель может быть сформулирована как с помощью SMART-критериев, так и в виде надцели или мини-миссии. Ключевых областей должно быть от пяти до девяти, но не менее четырех.

Задание №3.

Подготовьте с помощью интеллект-карты одно из перечисленных видов выступлений (выбор сделайте по своему усмотрению):

· выступление с докладом на тему «Особенности организации времени студента»;

· ответ на любой из контрольных вопросов к теме «Создание эффективного обзора задач»;

· выступление с докладом на научной конференции;

· выступление на планерке с докладом об итогах работы за неделю.

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите данный вопрос темы:

1. Управленческая полезность применения инструментов создания обзора задач.

Тема 5. Приоритеты

Вопросы темы:

1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.

2. Матрица многокритериальной оценки.

3. Критерии приоритетности.

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· что такое приоритеты и почему так важно уметь выделять наиболее главные дела;

· классификацию дел по важности и срочности;

· как выбрать из множества вариантов оптимальный;

· как выбирать из множества дел самые важные;

уметь:

· использовать метод многокритериальной оценки для расстановки приоритетов в делах;

· уметь расставлять приоритеты для ежедневных задач;

· определять срочность и важность дел с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· приоритет;

· матрица Эйзенхауэра;

· метод многокритериальной оценки;

· веса критериев;

· четыре категории задач в матрице Эйзенхауэра.

Полученные знания будут вам полезны:

· при определении приоритетных дел в ежедневном планировании;

· при осуществлении выбора лучшего из имеющихся вариантов.

Если попробовать передать суть тайм-менеджмента одной фразой, то она звучала бы так: «Как потратить свое невосполнимое время на главное». Но как определить, что главное, а что – не очень? В жизни всегда хочется сделать очень много: сдать сессию, сходить в кино с друзьями, почитать книжку, купить новый компьютер, найти хорошую работу и счастье в жизни. Но «все и сразу» не получается, приходится выбирать из «всего-всего» – «самое-самое».

Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется» (помните, в теме «Целеполагание» мы говорили о людях, живущих «как придется» и «как получилось», и что с ними происходит?). Для того чтобы уметь правильно выбирать, необходимо научиться расставлять приоритеты.

!Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это нам поможет матрица Эйзенхауэра.^[8]

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:

· А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации).

· В – важные, но не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро; планирование долгосрочных целей и др.).

· С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.).

· D – неважные и несрочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).

!Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий:

А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Например, завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучено, и приходится в спешном порядке доучивать то, что в течение долгого времени откладывалось «на потом». Рабочий аврал: и проект надо успеть завершить к завтрашнему дню, и отчет подготовить, и представить новый план работы отдела к вечеру – все это дела именно важной и срочной категории. Способ работы с ними один: брать и делать. Но если их настолько много, что физически невозможно все выполнить? А вот в этой ситуации необходимо задуматься, почему обрушилась лавина важных дел, ведь часть аврала мы иногда создаем себе сами. Многие из этих «горящих» дел раньше не были такими, их «вырастил» сам человек, не уделяя внимания категории дел «В».

В. Важные и несрочные. Дела этой категории самые «обиженные», ведь именно им мы уделяем меньше всего внимания, так как они несрочные. «Время терпит, – думаем мы про такие дела и откладываем их. – Срок сдачи проекта так далеко, успеем, а пока можно немного расслабиться, не торопиться, заняться более срочными делами, время есть…». И постепенно дела категории В превращаются в дела категории А. И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание, что нужно было раньше начинать дело, иначе планировать свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Одним словом, брак. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные. Это «хитрые» дела, которые любят «прикидываться» важными. Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, и задачи категории С этим пользуются. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки. Почему-то именно такое положение дел зачастую считается показателем активной работы, а ведь еще в начале ХХ века классик научной организации труда Ф.У. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Как обстоят дела у вас? Как часто вы суетитесь сами или вас отрывают очень срочным, но, как потом выясняется, совсем неважным вопросом или задачей?

D. Неважные и несрочные («Мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно «по остаточному принципу», чтобы они не «съели» весь бюджет нашего времени. И тогда из поглотителей они вполне могут стать нашими помощниками. Например, нужно взять за правило, которому нужно неукоснительно следовать, такой алгоритм: сначала выполнять действительно важные дела, а лишь потом оставшееся время посвящать тому, что не первостепенно, но интересно. При этом важно учитывать принцип преобладания ресурса времени на важные дела над размером выделяемого времени на развлечения. Не создавайте ситуации, когда на поиск и подготовку материала для презентации затрачивается 30–40 минут, а на общение в чате, онлайн игру, чтение новостей – 1,5–2 часа. Непропорциональные расходы времени с перевесом в сторону хронофагов дадут свой «эффект»: жизнь в состоянии постоянных авралов, стрессы, проблемы со здоровьем, трудности с карьерным и профессиональным ростом, состояние постоянной усталости и, как результат, раннее психоэмоциональное и физиологическое истощение. Позже человеку начинает грозить профессиональное выгорание. Не поддавайтесь на уловки хронофагов, грамотно расставляйте приоритеты и придерживайтесь их. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

· проста в использовании;

· позволяет уменьшить число не важных дел;

· помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Выполните задание, скопировав его условия в документ Word. Определите, к какой категории по матрице Эйзенхауэра относится каждая из задач? Поставьте рядом с задачей буквенное обозначение соответствующей категории.

1. Разобраться на рабочем столе.

2. Подготовить материалы к завтрашнему совещанию.

3. Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц.

4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.

5. Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать.

6. Подготовить слайды для презентации по новому продукту, презентация – через 4 месяца.

7. Хорошо бы озадачиться составлением требований к претендентам на вакансию менеджера нашего отдела, может понадобиться месяца через три в связи с расширением.

8. Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к стажировке в Норвегии в следующем году.

9. Сходить на премьеру нового фильма.

10. Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.

Вспомните, как часто, пытаясь выделить для себя наиболее главные дела, вы сомневались, боялись сделать неправильный выбор, перебирали в уме все варианты, а в голове постоянно крутилось: «Это важно… А это – очень срочно… Об этом просили родители… А это – задание начальника … Не выполнив эту задачу, сессию никак не сдать… Это необходимо…», и в результате все задачи оказывались приоритетными? Но приоритет – это первый, а все дела не могут быть одинаково первыми и одинаково важными. Почему же возникает такая путаница? Все дело в том, что все дела важны по-разному. Разные задачи и дела значимы с точки зрения различных критериев. Например, одна задача значима для родителей, другая – для друзей (позволит сохранить хорошие отношения), третья – для повышения собственного образовательного уровня (инвестирование в себя), четвертая – для работодателя (для целей компании и самого работника, если он, конечно, не собирается увольняться в ближайшее время, а планирует развиваться и работать в данной организации). Как в этом случае расставить приоритеты?

!Метод многокритериальной оценки позволяет лучше понять и использовать нашу систему критериев для принятия решения в ситуации выбора. Для этого нам нужно сделать всего пять шагов:

1. Определить критерии, по которым мы оцениваем варианты (желательно использовать не больше пяти–семи критериев).

2. Взвесить критерии, определить их сравнительную важность (веса распределяем так, чтобы их сумма была равна единице).

3. Оценить варианты по каждому критерию (для оценки применяем трехбалльную шкалу:1 – плохо, 2 – хорошо, 3 – очень хорошо).

4. Подсчитать взвешенные оценки вариантов.

5. Выбрать самый оптимальный вариант.

Представьте, что вам нужно выбрать курсы иностранного языка. У вас есть на примете несколько вариантов, но выбор не очевиден: одни курсы расположены близко к дому, во вторых устраивает цена, в третьих – преподаватели из Англии, а четвертые – самые элитные с престижным дипломом. Чаще всего в подобных ситуациях мы полагаемся на интуицию, эмоции, не учитываем всех аспектов вопроса. Важно уяснить, что приоритетность не существует сама по себе. Понятия «лучше», «хуже», «нравится больше» не существуют отдельно от нас, они отражение нашей определенной системы критериев. Ведь с чем-то мы сравниваем, чтобы сделать вывод, что это лучше, а то хуже. Осталось только эти неосознанные критерии вывести на уровень осознания.

Применим метод многокритериальной оценки к примеру с выбором курсов английского языка. Для этого нарисуем таблицу:

· В левой колонке мы записали варианты, которые у нас есть.

· Сверху в колонках отметили выбранные нами критерии (месторасположение курсов, цена, престижность), по которым будем оценивать и сравнивать варианты друг с другом, и записали их веса (значимость каждого критерия: чем больше значимость того или иного критерия, тем больше его вес). Сумма весов всех критериев должна равняться единице.

· Затем мы расставили баллы в соответствии с оценкой каждого варианта по каждому критерию. Используется трехбалльная шкала для оценки: 1 – плохо, не устраивает; 2 – подходит, хотя есть недочеты; 3 – отлично, полностью устраивает.

· Теперь подсчитаем итог. Для этого баллы в каждой ячейке умножим на вес соответствующего критерия, после чего сложим получившиеся результаты в каждой строке:

Итак, мы получили ИТОГ: в данном примере самый оптимальный для нас вариант – курсы английского языка при Британском культурном центре.

Обратите внимание на один важный момент. Для того чтобы принять простое решение, нам нужно было учесть девять параметров (три варианта умножить на три критерия). В жизни бывает больше и вариантов, и критериев, значит, возрастает количество параметров, которые необходимо запомнить, а мозг человека больше пяти–девяти параметров удержать не может. Материализовав полученные данные в виде таблице, мы «освободили» свой мозг для принятия решения, получили возможность учесть все важные для нас критерии, не забыть и не пропустить ни одной детали.

Важно помнить, что единственной верной матрицы критериев не существует. У каждого человека она своя, и все мы делаем выбор, основываясь на собственной матрице. Какие критерии составят основу этой матрицы, зависит от профессии, особенностей характера, системы ценностей человека и др. Поэтому даже при оценке одной и той же ситуации и веса критериев у разных людей будут распределяться по-разному (и критерии могут быть разными, и результаты, соответственно, тоже могут отличаться друг от друга).

Выполните задание.

В примерную систему критериев приоритетности (применительно к рабочей практике) могут входить следующие наиболее часто встречающиеся критерии:

· источник задачи (уровень руководителя, поставившего задачу; приоритетность задачи для него);

· влияние выполняемой работы на работу коллег на горизонтальном уровне (является ли задача звеном в цепочке выполняемых задач?);

· вклад задачи в общий результат (цели компании, проекта, подразделения, отдела);

· собственный интерес к задаче;

· сложность задачи;

· времязатратность задачи (большие, сложные задачи решаем в первую очередь);

· риски в случае невыполнения задачи;

· наличие в данный момент необходимых ресурсов, их доступность.

Иногда к этим критериям добавляются дополнительные:

· является ли эта задача денежной (связано ли ее решение с прибылью; насколько велик риск потерять деньги в случае, если задача не будет решена)?

· влияет ли задача на имидж компании?

· клиентская ли это задача?

· влияет ли задача на бесперебойность работы офиса?

· влияет ли задача на увеличение количества продаж, новых клиентов, выполняемых проектов, поставщиков, партнеров и т.д.?

Формулируя критерии, необходимо учитывать специфику своей деятельности, компании, отдела. Лучшего результата можно добиться, если соотнести матрицу своих критериев с критериями своих коллег и выработать общие критерии для повышения эффективности деятельности и грамотной расстановки приоритетов.

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. В чем заключается смысл расстановки приоритетов?

2. Почему важно уметь расставить приоритеты?

3. Какие методы расстановки приоритетов вы знаете?

4. На какие типы делятся задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра?

5. По каким критериям расставляются приоритеты в матрице Эйзенхауэра?

6. В каких случаях целесообразно использовать метод многокритериальной оценки?

7. В чем заключается суть метода многокритериальной оценки?

8. Какие еще способы расстановки приоритетов вы знаете, используете в своей рабочей и учебной деятельности?

Литература по теме.

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб.пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2022. – 288 с.

Интернет-ресурсы:

1. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Внимательно прочитайте контекст ситуации и определите приоритетность задач менеджера с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Сегодня четверг, 15.00. Завтра утром необходимо провести презентацию нового продукта компании у клиента, а слайды еще не готовы. К сегодняшнему вечеру начальник ждет отчет о командировке. В понедельник предстоит сдать экзамен по экономике предприятия, а через две недели – курсовую работу по оптимизации рабочих процессов. Кроме того, через месяц стартует новый региональный проект, от которого будет зависеть судьба дальнейшего развития нашей компании в этом регионе.

Задачи:

1. Подготовить слайды презентации.

2. Родители просят срочно на выходных отвезти какие-то вещи на дачу.

3. Ковригин из отела развития сочно просит сделать за него статистику для отчета, иначе ему грозит выговор.

4. Ребята собираются выехать на озеро на выходные, зовут с собой.

5. Доделать отчет о командировке.

6. Сформировать пул предложений по проекту.

7. Разработать для проекта механизм мониторинга исполнения делегированных задач.

8. Подготовить ответы на вопросы к экзамену.

9. Доработать вторую главу и дополнить первую главу курсовой работы статистическими данными, которые нужно найти.

Задание №2.

Выполняя задание практикума по теме «Хронометраж», вы получили данные расходов своего времени за несколько дней.Используя эти данные, расставьте приоритеты в своих делах и задачах с помощью матрицы Эйзенхауэра (какие из дел к какому типу задач вы можете отнести?). Предложите улучшения своих расходов времени, записав, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории D и С. Выполните задание в документе Word.

А. ___________________________

В. ___________________________

С. ___________________________

D. ___________________________

Шаги, которые я предприму для сокращения потерь времени:

1. _________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________

3. _________________________________________________________________

Задание №3.

Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритеты для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей воспользуйтесь выполненными заданиями по заполнению стратегической картонки и мемуарника (тема «Целеполагание», вопросы 4 и 7), а также картой ключевых областей жизни (тема «Эффективный обзор задач», задание №2).

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Способ парного сравнения для расстановки приоритетов.

2. Расстановка приоритетов в ежедневных задачах с помощью многокритериальной оценки (сокращенный вариант).

3. Определение приоритетности долгосрочных целей, определение приоритетности текущих задач.

4. Правило Парето.

5. Навязанная срочность и важность, стратегии отказа, «расчистка» навязанной важности и срочности.

Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия. Мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» – смерть от переутомления на рабочем месте.

Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.

!Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для человека являются следующие естественные биологические ритмы:

· Дневной.

· Недельный.

· Годовой.

Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется (тоже ритмично). Есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации собственной деятельности. Например, в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).

У «жаворонков» (людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать), первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» (людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться спать) второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше наметить на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.

! Правила эффективного отдыха.

1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: не случайно одна пара длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – 5. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1–1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать и хуже воспринимать информацию. Поэтому как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите несколько минут на отдых.

Важно не только соблюсти принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов зависит от того, чем заполнены минуты отдыха.

2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Чем кардинальнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Если вы целый день анализировали цифры, делали математические расчеты, позвоните другу, обсудите что-нибудь приятное с эмоциональной точки зрения; если работали с людьми, побудьте в одиночестве; если писали реферат, послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

3. Смена контекста. Во время пятиминутного отдыха стоит изменить условия, в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом, встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений; если весь день провели на ногах, были в разъездах, отдохните сидя.

Но после даже самого эффективного отдыха нужно настроиться на дальнейшую работу. В этом нам помогут способы самонастройки.

В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение подобных задач (например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т.д.) не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения.

Такие задачи в тайм-менеджменте принято называть «лягушками».

!Главные признаки «дела-лягушки»:^[9]

· его выполнение вызывает неприятные эмоции;

· трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;

· объективно (если отключить эмоции) оно несложное.

Техника работы с «лягушками». У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке, тогда весь день будешь чувствовать себя победителем». Лучший способ справиться с «лягушками» – каждый день с утра сделать одно маленькое неприятное дело. Так и день будет свободен от переживаний, и утро начнется с победы. Пусть эта победа маленькая, пусть – только над одним «лягушачьим» делом, но это сильная подсознательная мотивация, настрой на удачу до самого вечера. Следование такому образу действия не позволит вам отравлять себе весь день напоминанием о предстоящей «лягушке». Если перефразировать знаменитое «Сделал дело – гуляй смело», можно получить девиз «антилягушачьей» борьбы, который будет звучать так: «Съел лягушку – весь день свободен». Хороший способ не забывать о «лягушках» и «бифштексах» – сделать табличку и отмечать в ней свои успехи.

Преимущества такого подхода:

· Дает возможность на весь день сохранить ощущение одержанной победы.

· Избавляет от чувства тревоги: съеденная лягушка не маячит весь день на горизонте, отравляя вам жизнь.

· Снижает уровень тревоги и страха: вы делаете не неприятное дело, а всего лишь избавляетесь от «лягушки».

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?

2. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки?

3. Каким правилам нужно следовать, чтобы отдых в течение рабочего дня стал эффективным?

4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете?

5. Как в тайм-менеджменте называются трудоемкие задачи? Приведите примеры.

6. Как в тайм-менеджменте называются мелкие неприятные задачи? Приведите примеры.

7. Что называется «бифштексом»? Приведите пример.

8. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного бифштекса»?

9. В чем заключается суть метода «Швейцарский сыр»?

Литература по теме.

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2022. – 288 с.

Дополнительная литература:

1. Набатова Е. Система эффективного сна [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

2. Козловский С. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Скопируйте условия задания в документ Word и определите, какие из перечисленных ниже в списке дел являются «слонами», а какие – «лягушками»?

Пример: Подготовить материал к научной конференции («слон»).

Написать поздравительную открытку («лягушка»).

Список дел:

· позвонить в отдел информатизации, напомнить, что они опаздывают с отчетом ( __________ );

· собрать и обработать статистические данные по рынку недвижимости в нашем регионе ( __________ );

· сделать ремонт в квартире ( __________ );

· сообщить клиенту о срыве сроков поставки ( __________ );

· положить деньги на мобильный телефон ( __________ );

· отправить клиенту счет по факсу ( __________ );

· разработать стратегию продвижения новой банковской услуги ( __________ );

· сделать резервную копию рабочих файлов ( __________ );

· разработать проект создания антивирусной программы ( __________ ).

Задание №2.

Готовясь к стажировке в Гонконге, менеджер отдела продаж столкнулся с «делом-слоном»: ему нужно изучить английский язык. Он попытался применить технику «нарезки слона» и разделил дело на следующие «бифштексы»:

· читать книги на английском языке;

· изучать грамматику;

· посещать курсы;

· один раз в неделю полтора часа смотреть фильм на английском языке (с английскими субтитрами);

· учить слова;

· ежедневно делать по два упражнения на грамматику.

Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», а какие – «иллюзорные». Перепишите «иллюзорные бифштексы» так, чтобы они стали «реальными».

Задание №3.

Используя информацию из различных источников (Интернет-ресурсов, книг, периодики, личного опыта, опыта знакомых и т.д.), подберите материал по теме «Маленькие хитрости самонастройки: как свободно и легко идти к успеху».

Требования к материалу: это должны быть короткие примеры использования различных техник и приемов настройки на выполнение дел, решение задач, работу. Например, как быстро втянуться в рабочий ритм после летнего отпуска; успешно решить творческую задачу, когда в голову ничего не идет; приняться за работу, если объем достаточно большой, а сроки поджимают и т.д. Возможны варианты описания способов самонастройки известных ученых, бизнесменов, деятелей искусства, полководцев т.д.

Обязательные условия выполнения задания:

1. Необходимо привести не менее 10 примеров. Это должны быть реальные примеры, а не просто советы из серии «вообще и обо всем». Если вы нашли общие советы, приведите к ним реальные примеры.

2. Каждый пример должен иметь ссылку на источник (библиографическое описание печатного источника или ссылка на адрес Интернет-ресурса).

3. Необходимо написать собственный вывод, мнение по поводу приведенных примеров (объем не менее половины страницы).

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Грамотное распределение рабочей нагрузки.

2. Эффективный сон.

3. Творческая лень.

Литература

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2022. – 288 с.

Дополнительная литература:

1. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – 8-е изд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2022. – 256 с.

2. Архангельский Г.А. Работа 2.0: прорыв к свободному времени. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2022. – 140 с.

3. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 160 с.

4. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2008. – 448 с.: ил.

5. Бехтерев С.В. Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт. – М.: Альпина Паблишерз, 2022. – 312 с.

6. Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 375 с.

7. Архангельский Г.А. Эффективная работа над статьями и заметками [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

8. Архангельский Г.А. Один день из жизни тайм-менеджера (в отпуске) [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

9. Астахова А. Распорядок дня Джона Голсуорси [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

10. Боднарюк В.А. С песней по жизни [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

11. Бегалин А. Хронометраж в творческой профессии: от техники к философии [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

12. Блинков А. Дорога. [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

13. Василенко Т. О.Генри и когнитивные карты [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

14. Козловский С. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

15. Острикова Г. Ежедневник – жизнь как на ладони [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

16. Ходарев А. Дерево самомотивации [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.