Гибкий График: 5 Убедительных Аргументов, Почему Гибкий Рабочий График Принесет Пользу Вашей Компании

Гибкий график: 5 убедительных аргументов, почему гибкий рабочий график принесет пользу вашей компании

«голова» и «хвост» гибкого графика

Подобно змее, скользящий график состоит из фиксированной части («головы») и гибкой (подвижного «хвоста»). Рассмотрим элементы гибкого графика, принадлежащие к этим частям.

1. Фиксированное время – те часы, которые работник обязан проводить на своем рабочем месте. Их можно установить совместно с работодателем, либо же он вправе назначить их декларативно для каждого подразделения.
2. Переменное время – те часы, которые работник может «передвигать» по своему усмотрению: то время, когда он начинает работу, и час ее прекращения.
3. Перерыв на обед и отдых – не включается в рабочее время, но, может быть частью фиксированного времени (то есть устанавливаться работодателем) либо гибкого (использоваться работником, когда он сочтет нужным).
4. Тип учетного периода – то есть его длительность. В зависимости от того, какой способ учета выбран работодателем, работник на ГРВ должен отработать установленное законом количество часов в течение:
   • рабочего дня;
   • недели (без учета выходных);
   • месяца (без учета выходных и праздничных дней);
   • декады;
   • квартала.

ВАЖНО! Возможны и другие способы учета времени работы при скользящем графике. Главных требований к ним два: во-первых, работодатель должен признавать их целесообразность и эффективность, а во-вторых, учет рабочих часов строго обязателен, и контроль над ним возложен на работодателя.

Вопрос: Как оплачивать труд работников с гибким графиком работы?Посмотреть ответ

. Разновидности гибкого графика

Использование рассматриваемого режима работы подразумевает, что в большинстве случаев может быть использован один из следующих вариантов:

1. Гибкий график соответствует обычному рабочему дня при пятидневной рабочей неделе в выходными в субботу и воскресенье. Этот вариант распространён наиболее широко.
2. Использование сменного режима. В этом случае график составляется в обычном порядке, но его делают отдельно для каждой смены.
3. Скользящий режим, подразумевает наличие двух выходных дней в неделю, но это необязательно будут суббота и воскресенье. Обычно при таком подходе выходные меняются с течением времени.
4. Свободный график, дающий работнику полную свободу при том условии, что он обязан обеспечить выполнение своей трудовой функции. При этом должен быть обеспечен учёт отработанного времени в соответствии с положениями ТК РФ.

Существуют и другие разновидности, но они применяются реже.

Гибкий график работы: общая информация

Данная форма организации рабочего процесса подразумевает некоторое перераспределения несения ответственности между руководителем и сотрудниками. Это означает, что работник сам вправе решать в какие часы ему работать, а в какие заниматься своими личными делами.

Часто данный нюанс относят к одной из форм мотивации персонала. Работодатель устанавливает несколько базовых часов в сутки, когда все работники должны быть в офисе и общее время, которое должно быть отработано за день или за неделю (месяц) в часы, которые удобны самому работнику.

По некоторым проведенным исследованиям такой рабочий график повышают эффективность работы, это обусловлено несколькими причинами:

• Снижается уровень беспокойства работника, связанного с личными проблемами которые необходимо решать в рабочее время при стандартном графике работы;
• Увеличивается доверие к работодателю и мотивированность работника;
• Повышается ответственность за поставленные задачи перед персоналом и т.д.

Закон и понятие

Гибкий, скользящий, свободный, режим ГРВ – все эти эпитеты принадлежат графику, о котором мечтает большинство сотрудников, потому что он дает им право в некоторой степени участвовать в планировании времени, потраченного на работу.

При установке режима гибкого рабочего расписания работник получает возможность по соглашению с работодателем самостоятельно регулировать одну или несколько позиций организации процесса труда:

• начало трудового дня;
• его завершение;
• количество часов, фактически отработанных во время рабочего дня.

Как составить трудовой договор с условием о гибком графике работы?

При этом сотрудник не вправе изменять суммарное количество рабочих часов, установленных штатным расписанием для своей должности на тот или иной период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Есть многие мнения, ошибочно считающие гибким графиком организацию работы, при которой работники сами распоряжаются временем, отведенным на каждую рабочую задачу. Неправомерно строить график по принципу «работаю тогда, когда считаю нужным, а не тогда, когда хочет начальник».

Современная правовая база режима скользящего графика – ст. 102 Трудового кодекса Российской Федерации, которая прописывает особенности регулирования трудовых отношений при гибком расписании. Наряду с Трудовым Кодексом, в тех частях, которые ему не противоречат, используются достижения советского законотворчества в этой области:

• постановление Государственного комитета труда СССР и Секретариата ВЦСПС № 162/12-55от 30.05.1985 г. «Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях»;
• постановление Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС № 170 /10-101 от 06.06.1984 г. «Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете начисление заработной платы за сверхурочную работу работнику, получающему оклад? Организация работает в режиме пятидневной 40-часовой рабочей недели, при этом в трудовом договоре с работником содержится условие, что для данного работника установлен режим гибкого рабочего времени.

Какие проблемы организации решает

Использование гибкого графика дает возможность не допустить ошибок, традиционных для обычной управленческой формы, а также поднять рейтинг компании в глазах ее сотрудников.

Для организации существует целый перечень положительных моментов, важных для внедрения системы:

• исключение опасности потери рабочего времени из-за отсутствия, опоздания или самовольного ухода сотрудника в течение дня (автоматическое ведение учета рабочего времени);
• недопущение сверхурочной работы;
• исключение случаев опозданий;
• повышение уровня лояльности и ответственности сотрудников по отношению к организации;
• удобный вариант для категорий работников, которые не имеют возможности трудиться в обычное время;
• помощь в максимально целесообразной организации процессов предприятия;
• повышение дисциплины;
• оптимальное соотношение между личными, экономическими и социальными интересами сотрудника и предприятия.

Однако все это возможно использовать только по отношению к тем работникам, у которых есть достаточные опыт и квалификация, а также высокий уровень ответственности и самодисциплины.

Плюс или минус?

Чего боятся руководители-противники гибкого графика? Что сотрудники, лишенные контроля, предпочтут личные дела решению деловых задач, что неизбежно отразится на финансовых показателях фирмы. И эти опасения имеют реальные основания – известно, что склонность людей отлынивать от работы учитывается экспертами даже при составлении различных экономических моделей.

“Если у специалиста нет внутренней дисциплины и он способен достигать поставленных целей только под постоянным контролем, гибкий график для него потенциально опасен”, – поясняет Елена Булкина, директор компании “А-Класс Рекрутмент”. Многие не желают брать на себя ответственность и не умеют самостоятельно структурировать время.

Еще один серьезный минус гибкого графика – трудности с координацией взаимодействия сотрудников, работающих в разное время и разные дни. Тем не менее, по словам Елены Булкиной, “если механизм обмена информацией и контроля работает эффективно, то отсутствие четкого времени прихода и ухода вполне допустимо для тех специалистов, которые могут без ущерба для качества выполнять свою работу самостоятельно, и не зависят жестко от других коллег”.

С точки зрения работодателя, основной плюс гибкого графика – возможность выполнения сложной работы в то время дня, которое является оптимальным для конкретного сотрудника (особенно в тех случаях, когда требуется сочетание творческого подхода с максимальной профессиональной отдачей).

“Кто-то обязательно приходит к девяти утра, так как утро для него – самое продуктивное время, кто-то предпочитает в середине дня делать “текучку”, а лучшие решения выдает ближе к ночи, – говорит Анна Моносова. – На мой взгляд, многие виды деятельности (в том числе и тренерскую) не стоит регламентировать временными рамками. То, что связано с креативом, вообще отрегулировать невозможно”.

Хотя гибкий график пока не получил широкого распространения в России, многие компании считают его полезным мотивационным инструментом. Такой режим удобен в тех компаниях, где значительная часть задач выполняется сотрудником в индивидуальном порядке, без согласований с коллегами, где существуют четкие критерии оценки результата.

Но в рамках тесного командного взаимодействия или в фирмах с очень жесткой управленческой структурой он вряд ли уместен. Кроме того, работа по гибкому графику требует высокого уровня самоорганизации и умения оправдывать оказанное доверие. А этому надо учиться.

Тест для руководителя: стоит ли вводить гибкий график?

Если вы раздумываете над возможностью предоставления вашим сотрудникам гибкого графика, но сомневаетесь в целесообразности такого режима, попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Склонны ли вы доверять людям?
• Считаете ли вы своих сотрудников компетентными и ответственными профессионалами?
• В вашей компании контролируются результаты или процесс работы?
• Воспринимаете ли вы гибкий распорядок дня как фактор нематериальной мотивации?
• Считаете ли вы гибкий график выгодным с экономической точки зрения?
• Согласны ли вы с принципом Парето (сотрудник за 20% времени выполняет 80% работы)?

Если на большую часть вопросов вы ответили утвердительно, следовательно, в вашей компании сформировались благоприятные условия для введения гибкого графика; но если вы сказали “нет” по двум и более пунктам – эта мера будет преждевременной и не принесет ожидаемых выгод.

Тест для сотрудника: умеете ли вы структурировать время?

• Вы всегда приходите вовремя на назначенные встречи?
• Вы неукоснительно соблюдаете свой режим дня?
• Составляете ли вы рабочий план на день, на неделю?
• Умеете ли вы среди списка дел выделять наиболее важные и срочные?
• Можете ли вы в случае необходимости быстро скорректировать свои планы?
• Готовы ли вы работать сверхурочно, чтобы выполнить задачу в оговоренный срок?

Если Вы ответили “да” не менее чем на четыре вопроса, вы сможете эффективно работать в гибком режиме. Если положительных ответов менее четырех, вам больше подходит строгий распорядок дня.

Посменная работа

Вопреки сложившимся стереотипам, посменная работа существует не только в торговых центрах, call-центрах и абонентских службах. В таком режиме работают сотрудники крупных издательств, информагентств, рекламных агентств полного цикла, строительных организаций и т.п.

Казалось бы, что в таком графике “гибкого”? Ведь продолжительность смены жестко зафиксирована. Однако во многих компаниях лояльно относятся к тому, что сотрудники, работающие в таком режиме, меняются сменами в зависимости от личных обстоятельств – это позволяет им полностью освободить какой-то определенный день или часть дня.

Правила применения

Если скользящий график применяется по отношению к матерям, которые имеют малолетних детей, это может быть организовано различным образом:

1. Может быть сделано вообще без ограничения срока.
2. Данный режим работы может быть определен в течение определённого срока.
3. Такой график в некоторых случаях предоставляется до достижения детьми определенного возраста.
4. Иногда гибкий режим работы даётся на период учёбы детей в школе, в течение учебного года.
5. Обязательным условием должен быть точный контроль проработанного времени. Его годовой норматив должен быть соблюден несмотря на предоставленный молодой матери относительно свободный график работы.

В некоторых случаях предоставление гибкого графика работы происходит не в связи с решением руководства данного предприятия, а в соответствии с нормативными актами ведомственного уровня.

Примером такой ситуации является Приказ Минсвязи РФ №112 от 8 сентября 2003 года, который даёт возможность использовать рассматриваемый график работниками определенных профессий. В документе указан список таких специальностей.

В него, в частности, входят:

• сотрудники, которые занимаются исправлением повреждений и ликвидацией аварийных ситуаций;
• работники, которые занимаются приёмом и отправкой почты, ее сортировкой, перевозкой и другой аналогичной работой.

В некоторых случаях данный порядок регламентируется отраслевым соглашением. Например, Федеральное агентство по метрологии в таком документе включило норму о том, что по согласованию с профсоюзами директор может своим приказом вводить на предприятии режим работы, при котором учет рабочего времени сотрудников ведется суммарно за определенный период.

При этом продолжительность рабочего дня (включая обеденный перерыв) не может превышать 12 часов.

Исключается такая ситуация, когда решение о гибком графике принимается сотрудником предприятия в одностороннем порядке. Такой распорядок возможен на основе нормативных актов или при согласовании между руководством и работником.

Решение, как правило, не может быть принято без участия данного работника.

Правовые особенности применения гибкого графика работы

Любые вопросы, которые касаются взаимоотношений работодателя и работника полностью регулируются законодательством. Это также касается и установление свободного трудового графика. Организация может, как в целом для всех сотрудников разработать единую систему, так и индивидуально договорится с конкретным работником.

Преимущества введения гибкого графика

Такая система учета рабочего времени актуальна для тех организаций, которые в силу специфики своей деятельности не требуют одновременного присутствия всех сотрудников на рабочих местах. Это характерно для компаний, которые занимаются дизайном, рекламой, разработкой и внедрением информационных технологий и т.д.

От сюда можно выделить несколько причин перехода разных организаций именно на такой гибкий график работы:

• Решение проблем с трудовой дисциплиной, особенно для тех компаний, которые находятся в крупных городах. Опоздание из проблемного трафика на дорогах, транспортных перебоев, а также личных причин сотрудников, которым в рабочее время необходимо, например, попасть в государственное учреждение график работы, которого совпадает с рабочим графиком работника.
• Увеличение привлекательности организации на рынке труда для квалифицированных специалистов.
• Работа на результат, это означает, что сотрудники меняют свое представление о выполняемых задачах, потому что в основе оплаты труда лежит уже не время, которое сотрудник провел в офисе, а именно факт выполнения поставленной задачи, а это значит, что работа будет выполнена в более короткий срок.
• Мотивированность персонала, данный график дает чувство свободы и психологического комфорта.

Распространенные вопросы и ответы на них

Вопрос №1. Может ли сотрудник отказаться от перехода с одного режима работы на другой?

Ответ: Обычно переход от одного режима работы на другой происходит по соглашению сторон, при этом работодатель должен за два месяца уведомить своих работников о переходе на новый режим работы. Если по каким-то причинам работник не готов переходить на новый режим работы он должен уведомить об этом своего руководителя, который должен в правовом порядке разрешить данную ситуацию от предложения перейти на другую должность до сохранения старого режима.

Вопрос №2. Может ли гибкий режим использоваться в индивидуальном порядке для конкретного работника по его просьбе?

Ответ: Конечно, может. Такой режим будет оформляться отдельным приказом за подписью генерального директора организации. Очень часто такой режим предлагают женщинам, у которых есть дети, в качестве социальной поддержки.

Тенденция, однако

Когда речь заходит о гибком графике, директора по персоналу высказываются достаточно лояльно – но это в теории. А на практике они редко приходят в восторг, когда кто-то из сотрудников высказывает пожелание планировать рабочий день по своему усмотрению.

С одной стороны, развитие электронных технологий, домашние компьютеры с доступом в Интернет, многофункциональные телефоны, факсы делают работу дома более чем возможной. С другой стороны, когда персонал самостоятельно планирует свою работу и выпадает из-под присмотра HR и непосредственных руководителей – ситуация для наших работодателей непривычная и некомфортная.

Но прогресс не остановить: в развитых странах гибкий режим работы, бывший когда-то привилегией избранных, становится обычной практикой – особенно среди “белых воротничков”. Россия, как всегда, “шагает не в ногу”: у нас в последние десять-пятнадцать лет хорошим тоном считается дневать и ночевать в офисе, а разговоры о гибком графике или индивидуальном расписании на фоне таких напряженных корпоративных будней выглядят почти неприлично.

Точка зрения

Наталья Володина, директор по персоналу “Московской ореховой компании”:- Гибкий график работы – один из инструментов мотивации, который может использовать компания-работодатель. При его грамотном применении, эффективность работы сотрудников повышается за счет возможности самостоятельно распределять и планировать свое время.

Гибкий график очень распространен в тех компаниях, где работа строится по проектному принципу. А в некоторых ситуациях он обусловлен еще и производственной необходимостью – например, для региональных менеджеров, работающих с клиентами Сибири и Дальнего Востока (два часа дня в Москве – это пять часов вечера в Новосибирске).

Юлия Лубышева, заместитель директора по персоналу Корпорации “Хэппилэнд”:- Гибкий график я расцениваю как весьма эффективный управленческий ресурс, поскольку он дает сотруднику ощущение определенной автономии. Одна из его форм – свободный режим – расценивается как своеобразный бонус, кредит доверия.

И, конечно, эта привилегия в большей степени касается не рядовых служащих, а управляющего звена компании. Однако свобода – это одновременно и проверка на прочность и профессионализм. В этом случае руководитель ждет от подчиненного еще больших достижений. Такое доверие надо оправдывать, а это потребует от сотрудника еще большей концентрации усилий.

Трудности применения гибкого графика организацией

Не для всех организаций подходит такой график работы, хотя он и выглядит достаточно привлекательно в теории. Некоторые виды деятельности требуют единовременного присутствия большей части специалистов, а предоставления сотрудникам возможности самим регулировать свои рабочие часы могут привести ко многим проблемам, в том числе и финансовым потерям.

Поэтому для максимальной оптимизации трудовых ресурсов и увеличения производительности работодателю придется преодолеть ряд трудностей:

• Разработать системы учета рабочего времени. В настоящее время существует огромное количество программных обеспечений, которые разработаны для автоматического учета времени. Но такие ПО могут быть дорогостоящими и установки их экономически нецелесообразна, если в организации работает всего несколько сотрудников. В такой ситуации удобней вести обычный табель или журнал учета рабочего времени.
• Правильная и своевременная координация сотрудников для более эффективной работы. Назначение планерок и совещаний, назначение ответственных за определенные участки работы, тайм-менеджмент и т.д.
• Контроль результатов и своевременного завершения заданий, установление конкретных сроков выполнение работы и применение, как системы поощрений, так и наказаний.