Читать книгу Тайм-менеджмент. Полный курс Глеба Архангельского : онлайн чтение – страница 8

Почему при планировании важно учитывать ключевые области

Существуют очень важные сферы бизнеса и жизни, которые требуют результатов. Это ключевые области. Их нужно периодически пересматривать и учитывать при составлении плана задач. Если их не учесть – может отдалиться глобальная цель, ради которой вы выполняете свои каждодневные задачи. Для их определения тоже существует четкий алгоритм.

Как определить ключевые области? Выделите на это немного времени, запишите каждодневные дела, сгруппируйте их по тем или иным признакам, назовите группы. Это ключевые области ваших задач. Их не должно быть больше 10.

Далее сформулируйте свои самые важные цели в жизни и работе, учитывая свои взгляды, желания, умения. Лучше всего записывать спонтанно, не погружаясь в мыслительный процесс. Скорей всего это будут большие цели, слишком крупные, чтобы быть обычными задачами. Разбейте их на части и добавьте в общий список задач. Убедитесь, что они отображены в ключевых областях.

Некоторые цели трудно выполнить, потому что они нереальны или неправильно сформулированы. Традиционно для формулировки целей применяют технологию SMART.

6. Система планирования на основе метода структурированного внимания

Горизонты планирования. Имея различные задачи с разными сроками исполнения, мы сталкиваемся с проблемой, как удержать их все под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

• «День»;

• «Неделя»;

• «Год».

В раздел «День» помещаются задачи на сегодня – это план дня в ежедневнике.

Раздел «Неделя» включает в себя среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю или месяц.

В раздел «Год» заносим свои долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, поэтому задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие два-три дня. Дела в разделе «Неделя» требуют выполнения в течение двух-трех недель, а дела годового раздела могут выйти за рамки периода.

Правила техники планирования «День – Неделя»

В ежедневнике.

1. Вечером, планируя следующий день, просматриваем раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными и более важными, переносим в раздел «День» (рис. 3.11).

2. Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматриваем раздел «Год» и все, что стало актуальным, переносим в раздел «Неделя».

3. Задачи и дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временнόго периода (из раздела «Неделя» – в раздел «Год»).

На доске планирования

Использование горизонтов планирования на доске для контекстного планирования дает максимальную наглядность относительно сроков исполнения задач, при этом жестко не привязывая их к определенным датам, что сохраняет возможность быстрого и гибкого реагирования на любые изменения.

Преимущества применения техники горизонтов планирования

• Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования. Детально прописывая свое будущее на неделю или месяц, вы в то же время оставляете поле для маневров.

• Дает возможность не терять из виду важные дела и с помощью регулярного просмотра разделов гарантировать, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.

Основные выводы

У многих людей отсутствует привычка думать о времени реалистично, в результате чего цели остаются недостигнутыми, мечты – нереализованными, а повседневные дела переносятся с одного дня на другой, откладываются, а потом в суете жизни и вовсе забываются.

Только настройка личной системы планирования и привычка ежедневного ведения планов позволяют нам внимательнее относиться ко времени собственной жизни, всегда успевать сделать главное, укладываться в сроки и выполнять обязательства. Берег мечты постоянно будет далеко за горизонтом, если мы несемся в своей лодке жизни по воле волн.

Никакая деятельность не станет успешной, если у нас нет точного плана реализации как наших долгосрочных дел и задач, так и повседневных обязанностей. Уверенное владение навыком контекстного планирования позволяет нам не потеряться в море информации, быть всегда готовыми к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь использовать их с пользой для себя.

Для осуществления задуманного:

1. учитывайте неоднородность времени, ловите «кайросы»;

2. выделяйте свои личные контексты, заведите контекстные разделы в ежедневнике, используйте различные инструменты контекстного планирования для создания своей системы;

3. разделяйте задачи на «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые»;

4. выделяйте приоритетные дела и задачи;

5. записывайте задачи в результато-ориентированном виде;

6. составьте план реализации своих долгосрочных задач и целей, соотносите с ним свои ежедневные дела и задачи;

7. используйте технику «день – неделя – год» для своевременного выполнения необходимых дел и задач;

8. применяйте метод структурированного внимания для перемещения задач в вашей системе планирования;

9. стройте свой ежедневный план с учетом алгоритма планирования;

10. составляйте план в соответствии с правилами эффективного планирования.

Контрольные вопросы

1. Что такое планирование и для чего оно нужно?

2. В чем заключаются трудности планирования? Как их можно преодолеть? Приведите пример.

3. В чем суть контекстного планирования? Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ? Почему?

4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.

5. С помощью каких инструментов тайм-менеджмента можно планировать свой день? Приведите примеры использования различных инструментов планирования.

6. Что такое результато-ориентированное планирование? В чем главная идея этой технологии, что лежит в ее основе? Перечислите шаги по составлению результато-ориентированного списка задач и кратко охарактеризуйте каждый из них.

7. Что такое «горизонты планирования»? Как и на основе чего осуществляется перемещение задач между различными горизонтами?

8. Назовите основные правила эффективного планирования дня. Кратко охарактеризуйте их.

9. В чем отличие результато-ориентированной формулировки задачи от конкретизированной? Обоснуйте свой ответ.

10. Перечислите шаги алгоритма планирования дня.

11. Как осуществляется бюджетирование рабочего времени?

Практические задания

Задание 1.Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.

Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.

Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!

На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня!

Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь.

Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?

1. Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?

2. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.

3. Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи? Ответы подкрепляйте ссылками на материал главы.

Задание 2.Прочитайте приведенные ниже истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.

1. Однажды Дэвид Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, что из-за плохо вымытых стаканов многие люди заболевают… А почему нет одноразовых стаканов?

Наверное, потому, что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило – бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец ему это удалось. Так в 1910 г. Дэвид Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом сумму, эквивалентную € 1 млн.

Ответьте на вопросы:

• Что помогло Кертину сделать свое открытие?

• К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? Обоснуйте свой ответ.

2. Уолли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды на вечеринке его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал изготавливать бисквиты и открыл первый магазин.

Его друг и сосед художник Тони Кристиан помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей, Амос нанял девушек, которые бесплатно раздавали бисквиты прохожим в Беверли-Хиллз и Голливуде и принимали заказы на их изготовление.

Ответьте на вопросы:

• Что помогло Амосу начать и развить свое дело?

• К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? Обоснуйте свой ответ.

3. В конце 1980-х гг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования авиаперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний.

Многие из них, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были и те, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.

Ответьте на вопросы.

• Что повлияло на крах одних компаний и успех других?

• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

4. Генри Форд был авторитарным предпринимателем, склонным к одиночеству, своевольным, презирающим теории и «бессмысленное чтение книг». Он считал своих служащих «помощниками». Если «помощник» осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимал решение, он тут же лишался работы.

За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – глава компании, – в конце концов подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не поспевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля Ford Motor на рынке резко сократилась, и к концу 1920-х гг. она стала занимать только 10 % автомобильного рынка.

Ответьте на вопросы.

• Что повлияло на изменение положения компании Форда?

• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

Задание 3.Прочитайте приведенные ниже формулировки задач.

• Зайти в спортзал.

• Институт, зачет.

• Найти ключи от квартиры.

• Позвонить клиенту.

• Поговорить с Ивановым.

• Лекция.

• Оформить титульный лист для реферата.

• Обсудить проект с командой.

• Составить план действий на завтра.

• Задание по тайм-менеджменту.

• Собеседование в 14.00.

• Отдать CD-диск соседу.

• Пообедать.

• Почта. Папка «Входящие».

• Проектная работа.

• Вопросы по диплому.

• Договориться о времени консультации с преподавателем.

• Решить пять трудных задачек по математике.

• Мобильный. Деньги.

• Работа, резюме, агентство.

Выполните следующие задания.

• Разделите лист бумаги на две части.

• В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результато-ориентированном виде. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результато-ориентированной форме? Подкрепите свой ответ ссылками на текст главы.

• Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результато-ориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему? Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.

Задание 4.Выделите свои типовые личные контексты (от пяти до семи). Запишите их. Составьте список задач под каждый контекст. Запишите их.

Задание 5.Исключите из приведенного алгоритма жестко-гибкого планирования лишние шаги и запишите алгоритм правильно.

• Выделить ключевые показатели и отследить их в динамике.

• Составить список жестких задач.

• Отметить свои личные контексты.

• Составить список гибких задач.

• Перенести в список жестких задач как можно больше задач из гибкого списка.

• Заполнить пустое пространство между жесткими задачами.

• Определить время исполнения для всех задач на день.

• Построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами.

• Выделить из списка приоритетные задачи.

• Разбить приоритетные задачи на подзадачи.

• Забюджетировать время для приоритетных задач.

• Определить время на выполнение жестких задач в размере 80 % от рабочего дня.

Задание 6.Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результато-ориентированном виде.

5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.

В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать.

В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности.

Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела.

Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г. Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования.

При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше.

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.

Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости.

Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования. Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).

1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10). При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2. Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».

Стоит особо отметить, что внутри этих областей мы можем не придерживаться строгого порядка и не обращать внимания на царящий в них хаос. Главное – жестко придерживаться установленных границ и правил перемещения дел через них. Это даст гарантию того, что вы вспомните о том, что вам необходимо сделать, в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свободна для мыслей и творчества.

Метод структурированного внимания служит основой для техники контекстного планирования и эффективного функционирования таких его инструментов, как ежедневник и др. Универсальность метода заключается в том, что он одинаково хорошо работает при планировании как ежедневных задач, так и более долгосрочных проектов, а также может служить основой стратегического планирования.

Smart-цели

Цель, составленная по SMART-технологии, считается качественной: она достижима, с четким измеряемым результатом, согласована с другими целями и привязана к срокам. А разве вам нужны невыполнимые или выполненные не ко времени цели? Технология в самой своей структуре предусматривает установку критериев качества цели.

• S (Specific). Цель должна иметь конкретный результат. Этот результат должен быть четко сформулирован и трактоваться однозначно.
• M (Measurable). Цель должна измеряться. Иначе как проверить, что она достигнута.
• A (Agreed). Цель должна быть согласована с другими целями. Кому нужна битва целей, в которой выживут не все.
• R (Reаlistic). Цель должна быть достижимой. Иначе нас ждет разочарование. Вряд ли это то, что вам нужно.
• T (Time related). Цель должна быть ограничена по времени. Ставя цель, назначайте ей сроки.

О выборе цели и необходимости наличия цели полезный материал здесь. В нем вы узнаете, что значит действовать реактивно и проактивно, что происходит, если целей нет, какие жизненные аспекты учитывают люди при установке целей и какие цели лучше – амбициозные или скромные.

Если вы работаете с персоналом, планируя свою неделю, не забывайте заглядывать в анонсы ManGO! Games, чтобы не пропустить наши бесплатные мероприятия, которые помогают лучше ориентироваться в HR-мире.

Бюджетируемые задачи

Бюджетируемые задачи — это разновидность гибких задач. К ним относятся дела, на выполнение которых отведено какое-то конкретное время. Например:

• Подготовиться к докладу — 1 час
• Написать статью — 2 часа
• Разобрать завалы в почте — 1 час
• Покрасить гараж — 3 часа
• Помыть окна — 1 час

У бюджетируемых задач тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они требуют определенных временных затрат.

Бюджетируемые задачи могут быть и регулярными. Предположим, что какой-то проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной бюджетируемой задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

• Полить цветы
• Помыть посуду
• Проверить почту
• Купить картошку
• Заказать товар у поставщиков

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до 28-го» (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

• 9–30 Планерка
• 13–00 Обед
• 14–00 Позвонить клиенту
• 16–00 Встреча с адвокатом
• 20–00 Театр, спектакль «Гроза»

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Как планировать день с использованием технологии 1-7-365

Вечером, составляя план на завтра, просмотрите раздел «неделя». Задачи, которые уже требуют выполнения, анализируются, разбиваются на более мелкие и добавляются в раздел «день». Все, что попало в этот раздел, планируйте по выше описанному сценарию с учетом типов задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Раз в неделю отбираем задачи из раздела «год» в раздел «неделя».

Например, спланировать внутренние мероприятия для сотрудников на следующий год можно в течение года, но наступит момент, когда эта задача попадет в раздел «неделя», после чего будет разбита на подзадачи и попадет в дневные планы.

Как планировать рабочий день?

1 шаг.  «Жесткие» задачи планируйте на сетке времени. Например, если вы планируете несколько встреч, предусматривайте временные резервы («буферные» зоны) между ними на различные непредвиденные обстоятельства. 

2 шаг. Подготовьте полный список «гибких» задач (как правило, в ежедневнике это делается справа относительно сетки времени). 

3 шаг. Приоритетные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, следует выделить (подчеркиванием, цветом). С них необходимо начинать выполнение «гибких» задач. Таковыми задачами могут быть: 

• уточняющие (задачи, которые организуют рабочий распорядок для себя и подчиненных); 
• безотлагательные (ключевые для рабочих процессов) 
• направленные на стратегические цели. 

4 шаг. Для «бюджетируемых» задач забронируйте время во временной сетке или в списке «гибких» задач. Запомните: жестко планировать и одновременно бюджетировать более 60-70% времени – нереально! 

5 шаг. Если в ходе дня есть свободное время между «жесткими» задачами, его необходимо заполнять. Заполнять это время следует начиная с приоритетных задач. 

Пример распределения задач во временной сетке при планировании рабочего для. 

Что такое технология планирования 1-7-365? 

Для того, чтобы контролировать все задачи, которые, как правило, имеют разные сроки исполнения, их следует группировать  в тематические блоки. Основополагающими позициями для группировки должны быть «день», «неделя», «год». Кроме вышеуказанных позиций можно создавать и другие (например, «проект», «работа»).

Таким образом, в личном планировании важно иметь 3 основные позиции: 

День: задачи на сегодня – план всего дня в ежедневнике; 

Неделя: задачи, срок исполнения которых приходится на ближайшие неделю-месяц; 

Год: все остальные долгосрочные задачи.

Технология планирование рабочего дня 1-7-365 проста: 

1. Вечером, при составлении планов на следующий день, необходимо просматривать раздел «неделя». Все задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день».
2. Один раз в неделю, при составлении планов на следующую неделю, следует просматривать раздел «год», откуда все актуальные задачи переписываются в раздел «неделя». 

Типы задач

Для упорядочивания всех дел полезно поделить задачи на типы, так будет легче их распределять.

Традиционно задачи делят на типы:

• Жесткие.
• Гибкие.
• Бюджетируемые.

Жесткие строго привязаны ко времени: переговоры на 13:00, созвон с 15:00 до 16:00, онлайн-тренинг ManGO! Games с 15:00 по 17:00.

Гибкие не привязаны к времени: уточнить контакты бизнес тренера по маркетингу, узнать время конференции, заказать билеты. 

Бюджетируемые требуют времени, но не привязаны к конкретному моменту. Они крупные по объему, приоритетные и требуют ощутимого временного ресурса: собрать информацию о спикере – 1 час, изучить график бизнес тренингов и семинаров в Москве по тайм-менеджменту – 2 часа, выбрать тему тренинга для сотрудников – 2 часа, подготовиться к выступлению – 5 часов.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

В современном тайм-менеджменте выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Этап 2. выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или какие-то важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше как-нибудь обозначить, например, выделить красным цветом.

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. бюджетировать время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Обычно бюджетируют время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При бюджетировании учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, из-за которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к бюджетируемым, вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

Бюджетируемые задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Невыполненные гибкие задачи, если они по-прежнему актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или как-то переформулировать.

Заключение

Жестко-гибкое планирование — это отличное решение, если ваш день насыщен встречами, выступлениями и другими подобными мероприятиями. Чтобы выжать максимум из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане, тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» при появлении неожиданных дел.

2. Добавляйте в свой план «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано. С их помощью вы сможете спасти свое расписание в случае появления непредвиденных задач и форс-мажоров.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Поделиться: