Накопители на гибких магнитных дисках – Архитектура компьютерных систем в 2 ч. Часть 2

Команда dir вывела на экран содержимое корневого каталога диска C:.

Если же вы не укажите ни имя диска, ни каталог, MS-DOS будет искать файл на текущем диске в текущем каталоге:

Можно указать диск и не указывать каталог. В этом случае MS-DOS будет искать файл на указанном диске в текущем каталоге:

Вы можете создать в текущем каталоге новый каталог при помощи команды md

Для удаления каталога служит команда rmdir

Команда rmdir может удалить только пустой каталог

МS-DOS. Основные команды работы с файлами.

В MS-DOS есть команда, позволяющая просмотреть содержимое файлов на экране видеомонитора. Это команда type.
В качестве параметра этой команде следует указать путь к файлу, содержимое которого вы желаете просмотреть.

С помощью команды copy вы можете копировать один или сразу несколько файлов с одного диска на другой или из одного каталога в другой. Команде copy необходимо указать два параметра. Первый параметр — путь к файлу, который необходимо скопировать, второй — путь к каталогу или файлу, в который копируется файл.

Вы можете удалить файл из каталога при помощи команды del. В качестве параметра команде следует указать имя удаляемого файла.

Операционная система MS-DOS позволяет вам при указании имен файлов использовать символы «*» и «?«. Эти символы не могут использоваться в именах файлов или каталогов, они служат для определения группы файлов при выполнении таких операций, как копирование или удаление.

Символ «*» используется для обозначения любой группы символов.

Символ «?» обозначает ровно один любой символ в имени файла.

Архивация файлов, назначение и основные функции. Архивация файлов средствами WINRAR, WINZIP

Архивирование – упаковка (сжатие) файла или группы файлов с целью уменьшить место, занимаемое ими на диске.

Архивирование используют для хранения запасных копий на дискетах или жёстких дисках, а также при создании дистрибутивов программных продуктов, чтобы уменьшить количество дискет при продаже или передаче продукта.

Для упаковки файлов используются служебные программы – архиваторы.

Каждая из таких программ вместо одного или нескольких файлов создаёт один архивный файл в том или ином формате.

Работают все архиваторы по-разному, но суть их деятельности примерно в следующем: в файлах бывают какие-то повторяющиеся фрагменты, и нет смысла держать их все на диске целиком.

Задача архиватора – найти эти повторяющиеся фрагменты и записать вместо них какую-то другую информацию, по которой можно было бы потом вспомнить, «кто за кем стоял».

Ясно, что эффективность архиватора будет разной для разных файлов. Например,тексты сжимаются раза в два, файлы для чёрно-белых картинок без полутонов (BMP) в зависимости от насыщенности деталями – в два-четыре раза. Хуже сжимаются программы: можно получить двукратный выигрыш, можно не получить его совсем. Кроме того, некоторыеграфические файлы тоже практически несжимаемы, так как уже сжаты. В среднем архиваторы дают выигрыш – 1,5 – 2 раза.

Основными характеристиками архиватора являются:
– степень сжатия файла (отношение размера исходного файла к размеру упакованного);
– скорость работы;
– сервис (набор функций архиватора).

Строгих критериев для предпочтения того или иного архиватора не существует.

Архивы WINRAR.

Преимущества RAR перед ZIP:
1) обеспечение лучшего сжатия, особенно в режиме создания непрерывных архивов;
2) поддержка многотомных архивов;
3) добавление инф-ции для восстановления, позволяющее восстановить физически повреждённый файл;
4) блокировка важных архивов для предотвращения их случайной модификации.

Самораспаковывающийся архив (SFX) – архив, к которому присоединён исполнимый модуль. Этот модуль позволяет извлечь файлы, просто запустив архив как обычную программу. Т.е. для извлечения не требуется дополнительных программ.

Для создания подобного архива в оболочке WinRAR необходимо включить опцию «Создать SFX–архив» в диалоге ввода имени архива и его параметров при создании нового архива или войти в существующий архив и нажать кнопку «SFX».

Выбор оптимальных параметров архивации:
1) формата. Если вы не уверены в том, что у получателя есть WinRAR, то лучше использовать ZIP. В противном случае лучше выбрать RAR, у которого больше функций и лучше сжатие;
2) метод сжатия. В обоих форматах поддерживается шесть методов архивации; без сжатия, скоростной, быстрый, нормальный, хороший и наилучший. «Наилучший» — максимальное сжатие, но минимальная скорость, «скоростной» — минимально сжатие, но максимальная скорость. Поэтому для долгого хранения – «наилучший», а для ежедневной резервной копии данных – «нормальный».

(если в качестве формата был выбран ZIP, то на этом этапе подготовка заканчивается. Остальное поддерживается только архивами RAR)
3) размер словаря. Может принимать значения 64, 128, 256, 512 и 1024 Кб. Большие значения этого параметра приводят к лучшему, но более медленному сжатию.
4) непрерывное сжатие. (Обеспечивает максимальную степень сжатия, однако не стоит использовать, если нужна максимальная скорость обновления или извлечения отдельных файлов, а также в случае желания уменьшить потери данных при повреждении);
5) мультимедиа-сжатие. (использует дополнительный алгоритм для улучшения сжатие таких данных, как оцифрованный звук или полноцветные графические изображения).

Архивы ZIP.

Основное преимущество – популярность. Большинство архивов в Internet имеют такой формат. Если вы не уверены, сто у получателя есть WinRAR стоит использовать ZIP, хотя также можно использовать SFX-архив.

Другое преимущество ZIP – скорость. Архивы ZIP обычно создаются быстрее архивов RAR.

Антивирусная программа — программа для обнаружения компьютерных вирусов и лечения инфицированных файлов, а также для профилактики — предотвращения заражения файлов или операционной системы вредоносным кодом.

• Сканеры — принцип работы антивирусных сканеров основан на проверке файлов, секторов и системной памяти и поиске в них известных и новых (неизвестных сканеру) вирусов. Их эффективность определяется актуальностью вирусной базы и наличием эвристического анализатора.

• Ревизоры — запоминают состояние файловой системы, что делает в дальнейшем возможным анализ изменений.

• Сторожа (мониторы) — отслеживают потенциально опасные операции, выдавая пользователю соответствующий запрос на разрешение/запрещение операции.

• Вакцины — изменяют прививаемый файл таким образом, чтобы вирус, против которого делается прививка, уже считал файл заражённым.

Современные антивирусы сочетают все вышесказанные функции.

Антивирусы так же можно разделить на:

• Продукты для домашних пользователей:

1) Собственно антивирусы;

2) Комбинированные продукты (например, к классическому антивирусу добавлен антиспам, файрвол, антируткит и т. д.);

• Корпоративные продукты:

1) Серверные антивирусы;

2) Антивирусы на рабочих станциях.

Антивирусные программы предназначены для предотвращения заражения компьютера вирусом и ликвидации последствий заражения. В зависимости от назначения и принципа действия различают следующие антивирусные программы:

– сторожа или детекторы – предназначены для обнаружения файлов зараженных известными вирусами, или признаков указывающих на возможность заражения.

– доктора – предназначены для обнаружения и устранения известных им вирусов, удаляя их из тела программы и возвращая ее в исходное состояние. Наиболее известными представителями являются Dr.Web, AidsTest, Norton Anti Virus.

Norton AntiVirus — пакет, предназначенный для защиты компьютера от вирусов во время работы в Интернете, обмена файлами по сети, загрузки файлов с дискет и CD. Программа может автоматически сканировать входящие почтовые сообщения, содержащие различного рода прикрепленные данные, в таких популярных почтовых программах, как MS Outlook, MS Outlook Express, Eudora Pro, Eudora Lite, Netscape Messenger, Netscape Mail. Программа защищает систему от опасных ActiveX-кодов, Java-апплетов и так называемых «троянов», а также определяет и удаляет вирусы из сжатых файлов (в том числе и из многократно сжатых файлов). Поддерживаемые форматы: MIME/UU; LHA/LZH; ARJ; CAB; PKLite; LZEXE; ZIP.

Doctor Web борется с известными программе полиморфными вирусами. Кроме того, Doctor Web может проводить эвристический анализ файлов в целях выявления неизвестных вирусов, в том числе сложношифруемых и полиморфных вирусов. Успех такого анализа — в среднем 82%. Программа может распаковывать и проверять исполняемые файлы, обработанные архиваторами LZEXE, PKLite и Diet.

Aidstest — антивирусная программа-сканер (полифаг). Предназначена для поиска и обезвреживания файловых, загрузочных и файлово-загрузочных вирусов. Поиск вирусов Aidstest осуществляет с помощью сигнатур.

Norton AntiVirus — пакет, предназначенный для защиты компьютера от вирусов во время работы в Интернете, обмена файлами по сети, загрузки файлов с дискет и CD.

Doctor Web борется с известными программе полиморфными вирусами. Программа может распаковывать и проверять исполняемые файлы, обработанные архиваторами LZEXE, PKLite и Diet.

Операционная система Windows , преимущества и недостатки.

Преимущества

Удобство и поддержка устройств. Основное отличие программ для DOS и для Windows состоит в том, что DOS-программа может работать с аппаратными средствами компьютера (монитором, клавиатурой, принтером и т. д.) непосредственно минуя DOS (и, как правило, поступает именно таким образом), в то время как Windows-программа должна обращаться к внешним устройствам только через посредство Windows. Поэтому после установки в Windows драйвера, обеспечивающего поддержку данного устройства (то есть настраивающего Windows на особенности данного устройства) все Windows-программы могут работать с этим устройством. Это ликвидирует весьма болезненную для DOS проблему обеспечения совместимости программ с конкретными устройствами.

Программы (драйверы) для поддержки наиболее распространенных устройств входят в Windows, а для остальных устройств поставляются вместе с этими устройствами или контролёрами.

Единый пользовательский интерфейс. Windows представляет программистам все необходимые средства для создания пользовательского интерфейса, поэтому программисты пользуются ими, а не изобретают аналогичные собственные средства. Вследствие этого пользовательский интерфейс Windows-программ в значительной степени унифицирован, и пользователям не требуется изучать для каждой программы новые принципы организации взаимодействия с этой программой.

Поддержка масштабируемых шрифтов. В таких приложениях, как редактирование документов, издательское и рекламное дело, создание таблиц или презентаций и т.д., необходимо использование большого количества шрифтов — текстовых, заголовочных, декоративных, пиктографических и других, причем символы этих шрифтов могут потребоваться в самых различных размерах. Поэтому в Windows 3.1 была встроена поддержка масштабируемых шрифтов формата True Type. Масштабируемые шрифты в (отличие от растровых) содержат не растровые (поточечные) изображения символов некоторого фиксированного размера, а описание контуров символов, позволяющие строить символы любого нужного размера. Поскольку изображения символов на экране и на печати формируется из одних и тех же контуров, содержащихся в шрифтовом файле, они, естественно, полностью соответствуют друг другу, что обеспечивает выполнение принципа WYSIWYG — что на экране, то и на печати.

Поддержка мультимедиа. Одним из усовершенствований Windows явилась поддержка мультимедиа. При подключении соответствующих устройств Windows может воспринимать звуки от микрофона, компакт-диска или

MIDI — синтезатора, изображения от цифровой видеокамеры или с компакт-диска, выводить звуки и движущиеся изображения. Это открывает большие возможности для обучающих, игровых и других программ, позволяя

делать общение с компьютером более лёгким и приятным даже для непрофессионалов.

Многозадачность. Windows обеспечивает возможность одновременного выполнения нескольких программ и переключения с одной программы на другую.

Средства обмена данными. Для организации обмена данными между различными программами Windows предлагает следующие способы:

· Буфер обмена данными (clipboard):одна программа может поместить данные в этот буфер, а другая использовать данные из буфера (например, вставив их в документ);

· Динамический обмен данными(Dynamic Data Exchange, DDE) — одна программа может использовать данные, созданные другой программой (например, редактор документов может использовать часть таблицы, созданной табличным процессором), причем копия данных в использующей программе сохраняет «привязку» к исходным (оригинальным) данным. Поэтому программа, использующая DDE-данные, может в любой момент их «обновить», т.е. восстановить соответствие используемой копии данных оригиналу;

· Механизм связи и внедрения объектов (Object Linking and Imbibing,OLE), появившийся в версии Windows3.1, является усовершенствованием средств DDE. Здесь программа использующая «внедренные» данные, может редактировать эти данные, для чего автоматически запускается программа, с помощью которой эти данные были созданы. Например, в документ, обрабатываемый редактором Microsoft Word, можно вставить в качестве «объекта» картинку, созданную в графическом редакторе Corel Draw, и тогда при двойном щелчке мышью над изображением данной картинки в документе Microsoft Word автоматически вызовется Corel Draw для редактирования этой картинки.

Средства обмена данными между Windows-программами существенно помогают работе пользователей и облегчают им решение сложных задач, требующих использование более чем одной программы.

Совместимость с DOS-программами. Работа в среде Windows не вынуждает отказываться от использования DOS программ. Более того, для запуска DOS программ, как правило, нет необходимости выходить из Windows. Однако следует заметить, что DOS программы под управлением Windows выполняются медленнее.

Возможности для разработчиков. Все перечисленные ниже особенности Windows удобны и для разработчиков программ. Например, имеющиеся в Windows стандартные средства для создания пользовательского интерфейса делает ненужным изобретения собственных средств.

Поддержка устройств (принтеров, мониторов и т.д.) в Windows снимает его заботу с разработчиков программ. Однако два преимущества программирования для Windows следует отметить особо:

· доступность всей оперативной памяти — в отличие от DOS, средства управления оперативной памятью Windows обеспечивают доступность для программ всей оперативной памяти компьютера (а не 640 Кбайт), что облегчает создание больших программ;

· динамическое подключение библиотек — Windows обеспечивает автоматическое подключение библиотек подпрограмм во время выполнения программы. Формат библиотек (.DLL — файлов) и порядок вызова библиотечных подпрограмм стандартизованы, поэтому эти библиотеки могут быть созданы с помощью различных программных средств и даже написаны на разных языках программирования.

Недостатки Windows

Как известно, любая медаль имеет две стороны, поэтому у Windows есть не только преимущества, но и недостатки, которые мы и опишем в этом разделе.

Главный недостаток Windows для пользователей состоит в том, что описанные преимущества Windows достигаются за счет значительного увеличения нагрузки на аппаратные средства компьютера. Графический интерфейс, поддержка масштабируемых шрифтов, поддержка многозадачности и т. д. требуют большой мощности процессора, значительной оперативной памяти и дискового пространства. Хотя для работы с Windows достаточно лишь процессора 80386 с 2-4 мегабайтами оперативной памяти и свободных 45 мегабайт на винчестере, такая конфигурация не позволяет использовать Windows ни для каких практических задач, разве лишь для раскладывания пасьянсов. Комфортная же работа обеспечивается лишь при наличии 8-16 мегабайт и не менее 150-300 мегабайт на диске для Windows и Windows-приложений. При этом часто программы с приблизительно одинаковыми возможностями для DOS и для Windows отличаются по требованиям к компьютерным ресурсам в несколько раз. Так, Microsoft Word для DOS может работать на компьютере без жёсткого диска и требует всего 512 килобайт ОЗУ.

А редактор Microsoft Word for Windows (правда, здесь следует заметить, что он обладает несколько большими возможностями) требует 4 мегабайта оперативной памяти (а лучше 8 мегабайт), и около 20 мегабайт на диске, работая при этом в несколько раз медленнее. Чтобы компенсировать это замедление и обеспечить приемлемую скорость работы, пользователи вынуждены покупать достаточно мощные компьютеры. На западе мода на Windows очень быстро привела к отказу не только от компьютеров на основе Intel-286, но и на основе Intel-386.

Всё вышесказанное никоим образом не умаляет достоинств Windows, а лишь указывает на то, что Windows не является универсальным решением, пригодным для всех пользователей и на все случаи жизни. Конечно, для большинства пользователей (если они согласны платить за достаточно мощный компьютер) Windows и Windows-программы позволяют работать на компьютере самым удобным и эффективным способом. Использование Windows нецелесообразно в следующих случаях:

Для приложений, в которых графический интерфейс и многозадачные возможности Windows не нужны: например, на рабочих местах операторов в банках, торговых работников и т.д.

Для приложений, в которых необходимо обеспечить особо высокое быстродействие обработки.

Для задач, удовлетворительное решение которых обеспечивается имеющимися программами, работающими в среде DOS, UNIX и т.д.

Имеет свои негативные стороны и программирование под Windows. Дело в том, что Windows в принудительном порядке заставляет программистов

использовать средства программного интерфейса Windows (API) — это более 600 функций. Кроме того, программист должен для этого свободно владеть весьма сложными концептуальными понятиями объектно-ориентированного программирования, оперировать с объектами, сообщениями, разделяемыми ресурсами и т.д., поэтому обучение программированию под Windows весьма непростое дело.

WORD – это текстовый редактор, который является самым популярным среди приложений Microsoft Office . Текстовый процессор WORD предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинала – макета сложного издания.

Ввод текста в программе Word

Следует помнить, что для перехода на новую строку вам не нужно нажимать клавишу ENTER. Закончив набор абзаца нажмите клавишу ENTER В текстовом процессоре Word символ, посылаемый в текст при нажатии ENTER, является не концом строки, а концом абзаца.

Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца нажмите SHIFT ENTER.

Выделение элементов текста

Для выделения элементов текста можно пользоваться клавиатурой и мышью.

Для выделения структурных элементов текста удобно использовать так называемую полосу выделения. Полоса выделения – это невидимая область вдоль левой границы текста. Попадая на эту полосу, указатель приобретает вид стрелки направленной вправо вверх. Ваши действия при выделении структурных элементов текста описаны в следующей таблице.

Форматирование символов

1способ. С помощью панели инструментов «Форматирование»из раскрывающегося списка необходимо выбрать название и размер шрифта, выделенному фрагменту. Щелкая мышью на пиктограммах – кнопках Ж,К,Ч можно присвоить стиль форматируемому фрагменту (полужирный, курсив, с подчеркиванием). Если вы не выдели ли фрагмент, то форматироваться будет то слово, на котором стоит курсор.

2 способ. Выберите команду Формат-Шрифт. На экране появляется диалоговое окно с тремя вкладками ШРИФТ, ИНТЕРВАЛ, АНИМАЦИЯ. В диалоговом окне ШРИФТ находятся три формально одинаковых текстовых поля: шрифт, стиль шрифта (начертание), размер. С помощью раскрывающегося списка Подчеркивание можно выбрать вариант подчеркивания (одинарное, двойное и т.д.) В группе переключателей эффекты можно установить для выделенного участка перечеркивание, статус верхнего или нижнего индекса, прописные буквы, с тенью и пр.

В этом же окне можно выбрать цвет шрифта.

На вкладке ИНТЕРВАЛ вы можете изменить расстояние между символами выделенной последовательности (обычный, разреженный , уплотненный), поднять или опустить текст.

Вкладка Анимация позволяет назначить вашему шрифту различные эффекты (мерцающий фон, мигание, неоновая реклама, фейерверк)

Форматирование абзацев

С помощью команды Формат-Абзац можно установить следующие параметры абзаца:

-способ выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);

-отступ в красной строке абзаца;

-ширину и положение абзаца на странице;

-межстрочное расстояние и отбивку (т.е. расстояние между смежными абзацами).

1 способ. На панели инструментов «Форматирование» имеются четыре кнопки выбора способов выравнивания строк абзаца. Для выбора способа выравнивания следует нажать соответствующую кнопку.

Для установки границ абзаца можно воспользоваться линейкой. Нижние треугольники — для выбора левой и правой границ абзаца. Верхний — для отступа.

2 способ. Выберите командуФормат-Абзац. На экране появляется диалоговое окно с двумя вкладками: Отступы и интервалы и Положение на странице. В раскрывающемся спискеВыравнивание выбирают способ выравнивания строк абзаца.. В списке первая строкаможно указать Отступ (выступ или отсутствие ) в сантиметрах.

В полях ввода левая и правая группы отступы можно выбрать (или набрать) отступы абзаца от левой и правой границ страницы (эти поля соответствуют нижним треугольникам горизонтальной линейки).

Дополнительные возможности этого окна:

1.выбор межстрочного расстояния (список межстрочный и поле ввода значение),

2.установка отбивки абзаца (дополнительный промежуток между абзацами) в полях ПЕРЕД иПОСЛЕ группы ИНТЕРВАЛ.

Word позволяет копировать параметры форматирования и назначать их другому фрагменту. Для этого:

1. Выделите текст, параметры которого нужно скопировать.

2. 2. Щелкните на кнопке Формат по образцу стандартной панели инструментов.

3. 3. Как только с курсором ввода появится изображение кисти, надлежит выделить текст,подлежащийформатированию, и отпустить кнопку мыши.

Элементы автотекста

Подготовку документов с помощьюWORD 97 можно ускорить, сохранив часто используемые объекты в качестве элементов автотекста . При использовании данной функции достаточно ввести сокращение, и соответствующий ему элемент автотекста будет автоматически вставлен в документ. Фирма Мicrosoft предлагает пользователям собственный список элементов автотекста, которые доступны во всех активных документах. Элементы автотекста можно удалять, переименовывать, изменять и выводить на печать.

Создание автотекста:

1. Маркируйте фрагмент текста или иллюстрацию.

2. Выполните команду Вставка/Автотекст/создать или щелкните на панели инструментов Автотекст кнопку Автотекст.

3. 3.Введите имя элемента Автотекстаи нажмите ОК.

элементы автотекста могут иметь длину до 32 символов, включая пробелы, должен. быть краткими, легко запоминающимися и отражать содержание элемента автотекста.

Чтобы вставить элемент необходимо поместить курсор в позиции вставки, выполнить команду Вставка-Автотекст-Автотекст или поместить курсор ввода в позиции вставки, наберите имя элемента и нажмите F3.

Создание списка – перечисления

Несколько последовательных абзацев можно объявить списком-перечислением.

Каждый абзац в списке-перечисления начинается либо каким-то символом, либо номером или буквой алфавита.

Чтобы сделать список-перечисления необходимо:

1. Выделить все элементы списка

2. Выбрать команду Формат-Список

Одним из усовершенствований программы является предоставление возможности создания списков непосредственно при вводе текста. Для отмены автоматического форматирования списков следует дважды нажать ENTER или ENTER и BACKSPAСE

Элементы любого списка можно упорядочить по алфавиту, по возрастанию или убыванию. Для этого следует выделить список и выполнить команду ТАБЛИЦА-СОРТИРОВКА. Сортировка по возрастанию выполняется по следующим правилам:

Первыми сортируются элементы, которые начинаются со знаков пунктуации или специальных символов (%,$ & <) , вторыми -элементы, которые начинаются с цифр, затем- элементы, которые начинаются с букв. Если часть сортируемых элементов списка написана на языке, отличным от установленного по умолчанию, следует в окне нажать кнопку ПАРАМЕТРЫ и указать язык, который следует использовать при сортировке.Чтобы прописные буквы в списке располагались перед строчными в этом же окне следует установить опцию — С учетом регистра.

Вставка сносок

Сноска – это структурный элемент документа, примечание к какому-либо термину основного текста, которое можно поместить либо в нижней части текущей страницы, либо в конце документа.

Для вставки сновки установите курсор справа от поясняемого термина и выберите команду Вставка-Cсылка- Сноска.

В группе полей выбора (НУМЕРАЦИЯ) вы должны указать способ нумерации: автоматическая или по выбору пользователя. При автоматической нумерации Word помечает сноски порядковыми номерами, начиная с 1. Если вы хотите отметить сноску, скажем, звездочкой, щелкните на поле ДРУГАЯ и введите звездочку в поле ввода.

Выбрав кнопку ПАРАМЕТРЫ, вы можете указать следующие режимы нумерации сносок:

1. 1. Продолжить

2. 2. Начать в каждом разделе

3. Начать с каждой страницы.

При желании вы можете форматировать сноску как обычный текст, копировать ее, перемещать.

Разметка страниц документа

Чтобы красиво поместить текст документа на бумаге, процессору Word необходимо сообщить параметры страницы, то есть размер верхнего, нижнего, левого и правого полей текста, а также расположение верхнего и нижнего колонтитула на странице. Для этого следует выбрать команду Файл-Параметры страницы. На вкладке Поля укажите в сантиметрах границы всех полей.

В группе текстовых полей (ОТ КРАЯ ДО колонтитула) наберите параметры верхнего и нижнего колонтитула. На вкладке РАЗМЕР БУМАГИ определяются рамер бумаги и ориентация страниц (книжная и альбомная).

Значения, установленные по умолчанию в WORD, могут отличаться от тех, которые приняты в современном делопроизводстве.

Если листы будут сшиты, следует помимо внутренних полей страниц образовать корешковые поля. Величина корешкового поля определяется в поле ПЕРЕПЛЕТ.

Чтобы четные и нечетные страницы образовали разворот(были симметричны друг другу) следует включить опцию ЗЕРКАЛЬНЫЕ ПОЛЯ. И поля страницы при этом будут называть не левым и правым, а внутренним и внешним.

Вставка номеров страниц

Команда Вставка-Номера страниц. На экране появится диалоговое окно. В раскрывающемся списке (Положение) вы можете указать положение номера на странице(вверху или внизу), а в списке ВЫРАВНИВАНИЕ выбрать смещение номера( по центру, влево, вправо и т.д.) В демонстрационном окне ОБРАЗЕЦ выбранное вами положение номера на странице отмечается маленьким черным квадратиком. Если вы не хотите печатать номер на первой странице документа, выключите поле (Показать номер на первой странице).

Чтобы удалить проставленные номера страниц следует выполнить команду Вид-Колонтитулы, затем выделить любой номер страницы и нажать DEL.

Разрыв страницы

Часто при подготовкедокументов возникает необходимость начать печать того или иного раздела с новой страницы. Установите курсор в строке,на которой печать текущей страницы должна быть завершена и воспользуйтесь командой Вставка-Разрыв .

Работа с таблицами

Cоздать таблицу вWORD можно двумя способами: вставкой новой пустой таблицы или преобразованием уже набранного текста в табличную форму.

1 способ.Для создания пустой таблицы используется команда Таблица-Добавить таблицу, в появившемся диалоговом окне следует указать из какаго количества строк и столбцов будет состоять таблица.

Таблица появится в том месте, где у вас находился курсор .

2 способ. С помощью соответствующей пиктограммы панели инструментов “Стандартная”.При работе с таблицей внешний вид ее и назначение изменяются. Многие операции обработки таблиц можно выполнить намного быстрее, чем посредством команд меню.

3 способ. При выполнении щелчка по кнопке ТАБЛИЦА И ГРАНИЦА панели инструментов “Стандартная” . указатель мыши приобретает вид карандаша. Если сместить такой указатель по диагонали, будет вставлена одна ячейка таблицы. После этого модно добавлять в таблицу строки и столбцы. Изменять количество строк и столбцов в таблице позволяет также кнопка ЛАСТИК.

ОПЕРАЦИИ С ТАБЛИЦАМИ

Если таблица занимает несколько страниц документа, вы можете объявить первую строку таблицы заголовком. Для этого выделите первую строку таблицы и выберите команду (Таблица-Заголовки). После этого первая строка таблицы будет восприниматься на всех страницах в качестве заголовка.

Для перемещения по ячейкам можно использовать мышь , клавиши управления курсором, клавишу TAB ( а в обратную сторону SHIFT TAB).

Вы можете редактировать содержимое ячейки, как любой другой фрагмент документа. Для выделения структурных элементов таблиц используйте следующие приемы.

Ячейка таблицы. Поместите указатель слева от первого символа(внутри ячейки) и щелкните мышью.

Столбец таблицы. На верхней границе таблицы указатель примет форму черной стрелки, направленной вниз. Установите указатель в это положение над выделенным столбцом и щелкните мышью.(ТАБЛИЦА-ВЫДЕЛИТЬ СТОлбец)

Строка таблицы. Установите указатель мыши на полосу выделения(слева от выделяемой строки) и щелкните мышью.(ТАБЛИЦА_ВЫДЕЛИТЬ СТРОКУ)

Вся таблица. команда Таблица-выделить таблицу.

Чтобы изменить ширину столбца,

1 способ. Установите указатель мыши на вертикальную границу, ограничивающую столбец слева и справа, и «перетащите» эту линию влево или вправо. Если при этом удерживать нажатой клавишу ALT, на координатной линейках будут отображаться соответствующие размеры в установленных единицах измерения. При этом курсор принимает форму двойной стрелки.

2 способ с помощью координатной линейки. Для перемещения разделительной линии достаточно отбуксировать на нужное место соответствующий маркер на координатной линейке.

3 способ. Более точно размер столбца устанавливается в диалоговом окне, которое открывается после активизации команды ТАБЛИЦА-ВЫСОТА И ШИРИНА ЯЧЕЙКИ. Здесь можно установить расстояние между текстом в столбцах.

ВЫСОТА СТРОКопределяется объемом введенного текста и величиной расстояния между абзацами в ячейке.

Изменить высоту строки можно командой ВЫСОТА И ШИРИНА ЯЧЕЙКИ.

Изменить высоту строки можно и с помощью мыши.

Для добавления строки , установите курср в точку вставки (внутрь строки, перед которой надо вставить новую строку) и выберите команду Таблица-Добавить строку.Если нужно вставить несколько строк, маркируйте столько строк сколько нужно вставить.

WORD вставит новые строки над маркированными. Для вставки строк в конце таблицы необходимо поместить курсор в начале абзаца, следующего за таблицей и выполнить команду Таблица- ДОБАВИТЬ СТРОКИ (Можно нажать клавишу ТAB , находясь в конце таблицы.)

Чтобы добавить новые столбцы следует их предварительно маркировать (сколько нужно вставить) и выполнить команду ТАБЛИЦА-ДОБАВИТЬ СТОЛБЦЫ. Новые столбцы вставляются слева от маркированных. Чтобы вставить столбцы после последнего столбца таблицы разместите курсор ввода за последней ячейкой первой строки и выполните команду ТАБЛИЦА –ВЫДЕЛИТЬ СТОЛБЕЦ, ТАБЛИЦА_ДОБАВИТЬ СТОЛБЦЫ.

Для удаления выделенных элементов таблицы воспользуйтесь соответствующей командой из менюТаблица.

Сортировкаданных таблицы выполняются следующие действия:

1.Строки, которые следует отсортировать следует предварительно выделить (не включая заголовков).

2. Активизируйте команду Сортировка.

3. Укажите поля по которым, следует сортировать таблицу.(Если не указан столбец (столбцы) для выполнения сортировки, все строки сортируются по первому столбцу).

4. Укажите тип сортируемых данных(текст, цифры, даты) и определите способ сортировки (по возрастанию или убыванию)

WORD позволяет сортировать данные одного или нескольких столбцов. Для этого нужно выделить содержимое тех полей, которые следует отсортировать.

Добавление ячееквыполняется так же, как и вставка строк и столбцов. Маркируются ячейки и выбирается команда Добавить ячейки.

Для Объединенияячеек следует маркировать ВСЕ объединяемые ячейки и вызвать команду Объединить ячейки.

Чтобы разделить ячейкиследует их выделить и выполнить команду РАЗБИТЬ ЯЧЕЙКИ.

Чтобы изменить ориентацию текста в таблице необходимо выделить ячейки и щелкнуть на кнопке Изменить ориентацию текста панели инструментов ТАБЛИЦЫ И ГРАНИЦЫ.Данная кнопка действует как переключатель. Каждый щелчок не ней изменяет угол наклона текста на 90 градусов.

ВЫЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦЕ

Простые вычисления выполняются с помощью поля подстановки или команда ФОРМУЛА .

Действия:

1. Установите курсор ввода, в той ячейке, где хотите получить результат.

2. 2. Вставка-поле

3. В поле КАТЕГОРИЯ выберите категорию ФОРМУЛЫ, а в списке ПОЛЕ =(формула)

4. В поле описаниевведите непосредственно формулу

=B2*B3

=PRODUCT(b2;b3)

=b2*1,25

Если вы ведете расчет не в таблице, то прежде чем выполнять перечисленные действия дайте числу имя с помощью команды Вставка-закладка. В пункт 4) =Й*Ц

1.поместите курсор ввода в ячейку, где хотите получить результат

2. Активизируйте команду ФОРМУЛА

3.В поле ВСТАВИТЬ ФУНКЦИЮ из списка функций выбрать функцию PRODUCT

1. В поле формулаввести =PRODUCT(a2;1,25). Наличие знака равенства обязательно

2. В поле ФОРМАТ ЧИСЛА выберите необходимый формат.

Если вы изменили какие-то цифровые значения в таблице, то для обновления результата следует его выделить и нажать F9.

ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ТЕКСТА В ТАБЛИЧНУЮ ФОРМУ.

Чтобы создать таблицу на основе уже набранного текста, определите, какой элемент в тексте можно использовать в качестве разделителя столбцов(, пробел, — *, маркер конца абзаца — ¶ и т.п.) Обычно применяется знак табуляции <TAB> в нужном для пользователя месте. При использовании разделителей столбцов, отличных от знака табуляции и маркера конца абзаца , необходимо следить за тем ,чтобы они не встречались в качестве элемента основного текста и преобразовании текста в табличную форму Word:

1. определяет абзац как минимальный элемент, над которым можно производить данную операцию;

2. определяет число столбцов по максимальному числу разделителей в одном из абзацев 1 ( если в абзаце 2 символа разделителя, то число столбцов- 3 );

3. вставляет пустой столбец, если встретит два подряд идущих символа разделителя;

4. заполняет строки таблицы преобразуемым текстом поячеечно слева направо;

5. каждый новый абзац заносит в новую строку.

После того как вы определились с количеством столбцов, которое предполагается создать в таблице, и типом разделителей, текст помечается и выполняется операция Таблица?Преобразовать текст.

Гиперссылки

Для обеспечения удобного перемещения от документа к документу или отдельными разделами документа применяются гипертекстовые ссылки.

Перед вводом гипертекстовых ссылок необходимо полно­стью завершить формирование WORD-документа и сохранить его на жестком диске.

Чтобы вставить в документ гипертекстовую ссылку необходимо:

1. Выделить в тексте тот фрагмент, куда следует перейти.

2. Скопировать его в буфер обмена.

3. Перейти в место вставки (например, пустая страница перед основным текстом документа)

4. Выполнить команду ПРАВКА _ ВСТАВИТЬ КАК ГИПЕРССЫЛКУ.

Вставленная в документ ссылка выделяется цветом и подчеркиванием. Если в документ помещается не текст из буфера, а код поля, необходимо установить режим просмотра, нажав ALT F9.

Удалить ссылку

Выполнить следующие действия;

1. Выделить ее и вызвать контекстное меню.

2. Выполнить команду Гиперссылка/изменить гиперссылку/

3. Выбрать кнопку Удалить ссылку.

СТИЛИ

Стилем называется группа параметров, имеющая уникальное имя. Стиль оформления может содержать множество различных параметров абзацев и символов (вид и размер шрифта, выравнивание абзацев, расстояние между ними, обрамление и т.д.). ОН хранится вместе с документом.

Для форматирования текста можно использовать стили двух видов:

-стиль абзаца, определяющий вешний вид абзаца

– стиль символа, определяющий внешний вид символов.

Есть два способа форматирования:

Прямое и стилевое. Небольшие документы разового использования оформляются первым способом. При оформлении больших документов с разнообразными абзацами лучше выполнять стилевое форматирование.

Стилевое форматирование заключается в назначении специальных стилей абзацам и символам. Стилевое форматирование делает более простой подготовку документов, т.к. пользователь оперирует уже готовыми стилями.

По умолчанию список «Стили» панели инструментов форматирования содержи имена только тех стилей, которые использовались в документе.

При вводе текста нового документа по умолчанию используется стиль ОБЫЧНЫЙ. Для форматирования остальных элементов документа (сносок, колонтитулов,номеров строк, страниц ит.п.) также разработаны специальные стили.(н-р,Заголовок).

Создание стиля

Чтобы создать стиль, необходимо задать группу параметров форматирования и назначить ей имя.

2 способа:

1способ выполняется на основе образца (маркированного абзаца).

Присвойте параметру требуемые параметры форматирования и щелкните по списку стилей на Панели Инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ

Удалите имя текущего стиля, введите имя нового и нажмите ENTER.

2 способ.

1. Выберите команду ФОРМАТ-СТИЛИ и ФОРМАТИРОВАНИЕ.

2. В появившемся диалоговом окне выберите кнопку СОЗДАТЬ.

3. В списке СТИЛЬ укажитеь тип создаваемого стиля (стиль абзаца или стиль создаваемого символа). По умолчанию создается стиль абзаца.

4. В поле ИМЯ запишите имя нового стиля.

5. Нажмите кнопку ФОРМАТ и установите параметры нового стиля.

Если в диалоговом окне установить опцию Добавить в шаблон, а в окне СТИЛЬ нажать ПРИМЕНИТЬ, новый файл будет добавлен в шаблон активного документа.

Изменение стиля

1. Выберите команду ФОРМАТ-СТИЛИ и ФОРМАТИРОВАНИЕ

2. В поле СТИЛЬ отметьте изменяемый стиль

3. 3. Вызовите контекстное меню и команду ИЗМЕНИТЬ..

4. С помощью кнопки ФОРМАТ выполните необходимые изменения.

5. Завершив изменение стиля, нажмите кнопку ПРИМЕНИТЬ.

Копирование стилей

Часто приходится использовать при создании нового документа стиль оформления из другого документа. Для этого следует выбрать команду

1. ФОРМАТ-СТИЛИ и ФОРМАТИРОВАНИЕ

2. В окне СТИЛЬ нажать ОРГАНИЗАТОР

3. В поле списка, расположенном слева, перечисляются стили, используемые в активном документе.

3. C помощью кнопок ЗАКРЫТЬ ФАЙЛ/ОТКРЫТЬ ФАЙЛ вставьте в поля имена документов или шаблонов, стили которых необходимо скопировать.

4. В одном из списков под именами документов или шаблонов укажите, какие стили нужно копировать.

Три командные кнопки в центральной части окна ОРГАНИЗАТОРА указывают, какие операции можно выполнять со стилями. (удалить, переименовать, копировать.) Кнопка КОПИРОВАТЬ используется для копирования стилей в направлении, обозначенном стрелками на кнопке. Чтобы маркировать несколько имен стилей, расположенных рядом, следует щелкнуть на первом и последнем именах последовательности , удерживая SHIFT , чтобы выделить имена стилей , расположенных в разных частях списка (СTRL).

Для удаления стиля необходимо:

1.Выбрать команду Формат-СТИЛИ И ФОРМАТИРОВАНИЕ

2.Выделить имя удаляемого стиля.

3.Выбрать команду контекстного меню УДАЛИТЬ

Кнопка в панели инструментов или команда ВСТАВКА – ФУНКЦИЯ активизирует диалоговое окно » Мастер функций – шаг1 из 2″.

В списке «Категория» выделяется тип функций, в соседнем списке «Функция» выбирается имя функции.

Появляется новое окно, в котором для каждого аргумента определены области, где задаются аргументы и описание каждого аргумента, а также промежуточные результаты.

После задания всех аргументов нужно нажать на кнопку «Готово».

Типы функций

Функции подразделяются на текстовые, математические, финансовые, статистические, логические, функции даты.

Статистические функции

=СРЗНАЧ(С3:С26) =МАКС(В3:В18) =СУММ(D3:D18) =СЧЕТ(B3:B12)

Логические функции

Одной из наиболее часто используемой функцией этого типа является ЕСЛИ.

Формат этой функции:

ЕСЛИ (логическое_ выражение; значение_если_истина; значение_если_ ложь).

Первым аргументом, обозначенным как логическое_выражение, является условие. Если оно выполняется, в силу вступает 2-ой аргумент (значение_если_истина), если нет — работает 3-й (значение_если_ложь).

=ЕСЛИ(С3>CРЗНАЧ(С4:С18);D3*50%;D3*20%)

Ссылки и массивы

Рассмотрим функцию ВПР, которая может быть использована при совместной обработке двух таблиц, а именно: при расчете одной таблицы можно выбирать по заданному критерию данные из другой таблицы:

ВПР(искомое_значение; табличный_массив; номер_столбца;).

Искомое_значение — это значение, которое должно быть найдено в первом столбце таблицы, обозначенной в формате команды как табличный_массив. Искомое_значение может быть значением, ссылкой или символьной строкой.

Таблица 1

Табличный_массив — это таблица с искомой информацией- справочник.. При вводе функции следует использовать ссылку на интервал, где находится эта таблица. Отметим, что табличный массив должен быть отсортирован по первому столбцу.

Номер_столбца — это номер столбца в табличном массиве, в котором выбирается информация. Нумерация начинается с 1. Так, если номер столбца равен 1, информация выбирается из первого столбца и т.д.

Например, найти значения тарифов работников таблицы 1, взяв их из таблицы 2.

ВПР(С2;Лист2!$А$2:$В$4;2) – формула из ячейки С2 первой таблицы.. Найти значение РАЗРЯДА(С2) из таблицы 1, в первом столбце табличного массива Лист2!$А$2:$В$4 и взять значение для вычисления из столбца 2 этого табличного массива (120 р). При этом сам табличный массив должен быть отсортирован по первому столбцу в порядке возрастания.

Вложенные функции

Функции могут использоваться как аргументы в других функциях. В этом случае они должна возвращать аргументу значение того же типа. Например,

ЕСЛИ (СРЗНАЧ(D3:D24)>50;C3*1,5;C3*1,2)

В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций. Когда «функция Б» является аргументом «функции А», то «функция Б» считается вторым уровнем вложения. Если в «функции Б» содержится в качестве аргумента «функция В», то «функция В» будет считаться третьим уровнем вложения функций.

Чтобы использовать функцию в качестве аргумента, можно воспользоваться панелью формул.

Например, нажимая стрелку списка в строке формул, можно вставить «функцию Б» в качестве аргумента «функции А». Для продолжения ввода аргументов в «функцию А» укажите ее имя в строке формул.

СПИСКИ

Cовокупность данных в виде таблицы полей и записей называется списком или базой данных. В EXCEL понятия список и база данных взаимозаменяемы.

При создании списков и баз данных необходимо соблюдать определенные правила:

· не размещайте более одного списка на листе.

· Оставляйте хотя бы одну пустую строку и один пустой столбец м. списком и другими данными. Соблюдение данного условия позволит при выполнении операции сортировки, фильтрации, автоматическом вычислении итогов и др. выделить список по любой его ячейке.

· Не допускайте в самом списке пустых строк и столбцов, чтобы не затруднить идентификацию и выделение списка;

· Не размещайте важные данные у левого или правого края списка, так как после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

· Во всех строках в одинаковых столбцах должны находится однотипные данные.

· В ячейке перед данными не вводите лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

· Не оставляйте пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

В EXCEL имеется два мощных инструмента для поиска и вывода на экран специфических данных из общего списка – это фильтрация и сортировка.

Форма – простое и эффективное средство для редактирования записей.

Позволяет работать только с одним списком. Список может быть уже отфильтрован, но с помощью формы можно работать со всеми записями списка. В форме данных условия в критерии соединяются логической операцией И, нельзя использовать или, а также составлять критерии, требующие вычислений.

– нажать кнопку Критерии

– очистка полей

– в определенное поле вволится условие

Переход между полями TAB и SHIFt tab

Перед установкой нового критерия слкедует воспользоваться кнопкой ОЧИСТИТЬ.

Для редактирования записей по заданному критерию используется кнопка ПРАВКА.

Фильтрация списков

Включить режим автоматической фильтрации можно, выделив некоторую ячейку списка, а затем выбрав команду ДАНННЫЕ_ ФИЛЬТР_АВТОФИЛЬТР. В заголовках каждого столбца данных появится кнопки фильтра со стрелочками вниз. Далее с помощью имен полей следует определить условия, по которым будет выполняться фильтрация списка. Выбрав необходимые данные, вы можете отключить АВТОФИЛЬТР, выбрав эту же команду.

Эти ключи позволяют найти в списке:

Поиск по значению поля – для поиска точно соответствия

· ? десять записей, ведущих по выбранному показателю; — команда первые 10. количество отбираемых записей (с наибольшим или наименьшим значением) м. задавать непосредственно либо в процентах.

· ? записи, удовлетворяющие заданному пользователем условию; — для определенного поля задаются одно или два условия

в верхнем левом раскрывающемся списке диалогового окна выбирается операция сравнения, в правом выбирается или вводится значение. При задании двух простых условий (по значениям одного) выбирается один из переключателей и/или.

Когда вы выбираете критерий фильтрации, все записи, не удовлетворяющие этому критерию, становятся невидимыми.

Расширенный фильтр

Предоставляемые возможности поиска и фильтрации шире. Можно более свободно применять операции И , ИЛИ, а также составлять вычисляемые критерии. Кроме того, отфильтрованные данные могут быть скопированы в другой диапазон ячеек.

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ РФ: необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных. Верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей. ПРОЩЕ всего обеспечить точность совпадения путем копирования.

Для ввода условий можно использовать несколько строк, однако если какая-либо строка остается пустой, на рабочем листе останутся видны все записи. Пустая строка условий означает, что условия не заданы.

Нет необходимости именовать диапазон критериев, но если это сделать, работа с расширенным фильтром упроститься и сократиться число возможных ошибок.

1.Диапазон критериев может содержать константы, шаблоны, простые сравнения, а также формулы.

2.После подготовки диапазона критериев все готово к использованию команды Данные, Фильтр, Расширенный фильтр.
!!! Расширенный фильтр отключает Автофильтр, поэтому его можно использовать независимо от того , включен или нет Автофильтр.

3.Выберите один из переключателей в группе ОБРАБОТКА. При выборе переключателяФильтровать список на месте, не удовлетворяющие критерию записи будут скрыты, При выборе СКОПИРОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДРУГОЕ МЕСТО список останется нетронутым, а отобранные записи будут помещены в указанный диапазон.

4. Если необходимо, перейдите к полю Исходный ДИАПАЗОН и введите ссылку или имя диапазона списка.

Ввод ссылок во всех полях данного диалогового окна легче и лучше всего осуществлять путем мыши

5. Если необходимо, перейдите к полю ДИАПАЗОН КРИТЕРИЕВ и введите ссылку или имя диапазона критериев.

6. Если выбран переключатель СКОПИРОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДРУГОЕ МЕСТО, перейдите к полю ПОМЕСТИТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДИАПАЗОНи введите ссылку или имя диапазона назначения.

7. Установите флажок ТОЛЬКО УНИКАЛЬНЫЕ ЗАПИСИ, если не хотите, чтобы одинаковые записи повторялись.

Результаты работы Расширенного фильтра сразу же отобразятся на рабочем листе.

!!! При вводе критерия для поиска простого текстового соответствия можно использовать символ *.

В диапазоне критериев можно ввести несколько условий как в строке, так и в столбце. Условия всех столбцов строки соединяются логической операцией И, затем все строки соединяются операцией ИЛИ,

ВЫЧИСЛЯЕМЫЕ КРИТЕРИИ

Может потребоваться ввести величины, попадающие в определенный интервал, или даже прибегнуть к формулам для описания условий. Становятся необходимыми вычисляемые критерии.

Пример. Найти все записи СУММА , который больше >1000000.

Если формула для некоторой записи выдает значение ИСТИНА, значит эта запись удовлетворяет критерию.

Вычисляемые критерии используются, например, при поиске записей по датам, попадающим в определенный интервал, по почтовому индексу, который входит в состав поля адреса, по некоторой величине, получаемой на основе значений одного или нескольких полей записи.

Ссылки в формуле критерия могут указывать как на записи списка, так и на другие ячейки рабочего листа. Для ссылки на список следует использовать относительные ссылки, причем они должны указывать на верхние записи в диапазоне БД. Ссылки на ячейки вне списка должны быть. абсолютными.

Вычисляемый критерий может зависеть от нескольких полей и содержать несколько функций, но результатом обязана быть логическая величина (ИСТИНА, ЛОЖЬ). Расширенный фильтр отбирает записи, для которых проверяемое условие истино.

ПОИСК соответствия по составному критерию с И и ИЛИ

Критерий м.б. составлен с помощью логических функций И(_, ИЛИ(), НЕ(). К этим функциям имеет смысл прибегать., если сложное условие нельзя или неудобно задавать путем добавления строк в диапазон критериев.

ПРИМЕР, =И(B8=”ИВАНОВ АА”,D8>500)

ПРОСМОТР И РЕДАКТИРОВАНИЕ ОТФИЛЬТРОВАННЫХ СПИСКОВ

Существуют способы для улучшения просмотра больших списков. Можно зафиксировать строку заголовков и левые столбцы так, чтобы они были видны на экране.

ОКНО_ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ

Редактирование отфильтрованного списка осуществляется обычными для рабочего листа методами.

Команды редактирования, форматирования и удаления действуют только на отфильтрованные данные и не затрагивают скрытые. Некоторые команды в режиме фильтра не доступны.

ФУНКЦИИ баз данных

Наряду с возможностями применять для управления базами данных и списками автофильтры и расширенные фильтры EXCEL предлагает пользователю некоторые дополнительные функции, с помощью которых можно, например выполнить статистический анализ в базе данных.

Мастер функций : КАТЕГОРИЯ:РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ.

Функций 12:

У каждой из функций 3 аргумента:

1) база данных – интервал ячеек, формирующих БД;

2) поле – аргумент типа ТЕХТ, который должен содержать имя столбца (поля) базы данных; Это имя можно указать как адрес Е3, как текст в двойных кавычках “КОЛИЧЕСТВО», или как число задающее положение столбца в списке.

3) критерий – интервал ячеек, содержащий критерий поиска. Как и для расширенного фильтра строится вне таблицы.
БДСУММ —ищет сумму чисел в указанном поле базы данных, записи которой соответствуют определенному условию. Например, найти общее количество ксероксов.

БСЧЕТ —Количество записей базы данных, ограниченной аргументом поле, которые содержат значения, удовлетворяющие критериям поиска. При отсутствии аргумента ПОЛЕ будет вычислено количество соответствующих критериям поиска записей данных во всей базе.

БИЗВЛЕЧЬ – возвращает найденное в поле базы данных, значение, удовлетворяющее заданному критерию, если такое значение – единственное. Функция возвращает сообщение об ошибке #ЧИCЛО#, если критериям поиска удовлетворяет более одной записи или #ЗНАЧЕНИЕ#если ни одна запись данных не удовлетворяет критериям поиска.

ДМАХ наибольшее число в соответствующих критериям поиска записях данных ПОЛЯ в базе данных.

ДМИН –наименьшее число в соответствующих критериям поиска записях данных ПОЛЯ в базе данных.

ДСРЗНАЧ –Среднее значение, которое вычисляется для значений в указанном поле всех записей, удовлетворяющих критерию.

Сортировка данных

Прежде чем вывести на экран или напечатать данные списка в определенном порядке, необходимо произвести сортировку данных.

Следует выделить блок данных для сортировки и с помощью имен полей определяете критерии сортировки. Для каждого столбца списка данных можно задать свой способ сортировки (по возрастанию, по убыванию). Имя поля, по которому вы проводите сортировку, называется ключомсортировки.

Чтобы произвести сортировку блока данных, нужно выделить любую ячейку этого блока и выполнить команду ДАННЫЕ_СОРТИРОВКА,

Сортировка в особом порядке

Некоторые последовательности элементов должны выстраиваться не в алфавитно-цифровом порядке, а в некотором специальном. К таким последовательностям, например, относятся дни недели или месяцы:

Если необходимо упорядочить данные в особом порядке, в диалоговом окне СОРТИРОВКА ДИАПАЗОНА выберите кнопку ПАРАМЕТРЫ. Можно определить собственный вариант порядка сортировки. Для этого необходимо создать пользовательский список.

Сортировка по дате и времени

Для сортировки ячеек, содержащих даты и время, Excel используется внутренне представление этих величин. Поэтому даты и время должны быть введены либо в соответствующем формате, либо с помощью функций даты или времени. В противном случае EXCEL хранит величины в виде текста и упорядочивает их в алфавитном порядке ( если не используется сортировка в особом порядке).

Сортировка по трем и более полям

EXCEL позволяет упорядочивать список по любому количеству полей. Это осуществляется путем последовательных сортировок. Для того, чтобы результаты предыдущих сортировок не терялись, следует начинать с ключей самого нижнего уровня.

Сортировка вычисляемых результатов

Сортировку можно проводить не только по содержимому ячейки в целом. Можно включить в список формулы для получения новых данных на основе части содержимого ячейки. (Извлеченный индекс).

Переупорядочивание рабочих листов, списков, столбцов в БД

Можно упорядочить не только строки, но и столбцы. Этим можно воспользоваться для переорганизации списка вместо целого ряда операций копирования и вставки. Желательно порядок столбцов надо записать в отдельной смежной строке, затем выделить список вместе с этой отдельной строкой и выбрать команду ДАННЫЕ_СОРТИРОВКА. Затем открыть диалоговое окно ПАРАМЕТРЫ СОРТИРОВКИ и установить там переключатель СТОЛбЦЫ ДИАПАЗОНА, а затем в окне диалога СОРТИРОВКА ДИАПАЗОНА в качестве первичного ключа сортировки указать строку с порядковыми номерами столбцов. Нажмите ОК.

Если список содержит формулы, то нужно быть осторожным при перестановке полей.

Составление отчетов

В процессе подготовки отчетов часто требуется подводить итоги.

EXCEL может автоматически вносить промежуточные итоги в таблицы, не задавая вручную пространства или формулы для них.

В зависимости от цели отчета, в него может быть включена полная информация рабочего листа, только промежуточные и общие итоги или только общие итоги.

Подведение промежуточных итогов можно осуществлять по нескольким показателям: определению количества элементов списка, суммированию величин, нахождению максимального, минимального или среднего значения, а также использовать более сложные статистические функции, такие как поиск стандартного отклонения или дисперсии.

Например, в таблице ассортимента можно найти среднюю цену любого вида товаров или определить количество разновидностей одного товара.

Перед использованием команды ИТОГИ следует провести сортировку данных, чтобы быть уверенным, что сведения о промежуточных итогах появятся в соответствующих местах рабочего листа.

Пример, укажите значение среднее значение цены для каждого типа ТОВАРА.

1. Отсортировать по графе ТОВАР

2. Данные _ИТОГИ

3. Ячейка подытоженных данных выделена

4. Данные-ИТОГИ

5. В появившемся окне выберите кнопку УБРАТЬ ВСЕ.

Вложенные промежуточные итоги.

Создание произвольного количества вложенных итогов допускается при снятом флажке поля ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ диалогового окна ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ.

Например, можно получить среднюю цену по товару и среднюю цену по каждому названию товаров.

Предварительно следует отсортировать список по Товару и по НАЗВАНИЮ.

с помощью команды ДАННЫЕ_ИТОГИ и соответствующих установок можно усреднить цену по товаров. Выбираете команду ДАННЫЕ_ИТОГИ и усредняете цену по каждому наименованию, внутри двух видов товара. При должен быть выключен флажок в поле ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ.

Структурирование рабочих листов

При составлении отчетов вам наверняка потребуются не все данные вашего рабочего листа, а только результаты промежуточных итогов.

В процессе подведения промежуточных итогов EXCEL автоматически структурирует рабочий лист. При этом взаимосвязанные данные группируются вместе.

Вертикальные линии слева на полях рабочего листа заканчиваются вверху рядом кнопок, называемых кнопками уровней. .Эти кнопки уровней позволяют контролировать количество уровней деталей, попадающих в отчет. Детали структурированных листов можно скрывать, щелкая на нумерованных кнопках уровней структуры, соответствующих линиям областей структуры и отвечающих за характер детализации рабочего листа. Чтобы увидеть только общий итог по всем данным, следует щелкнуть на кнопке первого уровня, а для получения детальной картины всех элементов нужно воспользоваться кнопкой четвертого уровня.

Если ВЫ не хотите использовать созданную структуру рабочего листа или хотите изменить ее, вы можете отменить структурирование, выделив ячейку внутри структуры, а затем выбрав команду ДАННЫЕ_ГРУППА И СТРУКТУРА_УДАЛИТЬ СТРУКТУРУ.

Построение диаграмм в EXCEL

Диаграммы — это удобное средство графического представления данных. Excel поддерживает 14 типов различных двух- и трехмерных диаграмм.

Основные понятия и термины

Любая диаграмма состоит из нескольких стандартных элементов (частей). На рис. 2 показаны некоторые элементы двухмерной диаграммы, построенной на основе данных таблицы, представленной на рис. 1.

Таблица должна иметь короткие и ясные заголовки строк и столбцов. В процессе разработки диаграммы они будут использованы программой для создания подписей, легенд и т. д.

Ряд может соответствовать данным одного столбца или одной строки

Легенда — Условное обозначение слева от названий рядов данных состоит из знака и цвета, присвоенных ряду данных. Легенда добавляется к диаграмме для того, чтобы легче было отличить один ряд данных от другого. Названия рядов данных в легенде берутся из ячеек самой верхней строки или самого левого столбца диапазона, в зависимости от ориентации диаграммы.

Маркер данных применяется для того, чтобы легко можно было отличить одну серию данных от другой. В качестве маркеров на диаграмме могут быть использованы полосы, линии или секторы.

Процесс построения диаграмм

В Excel можно построить два типа диаграмм: внедренные диаграммы и диаграммы на отдельных листах диаграмм. Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе вместе с данными.

Создать диаграмму легче всего с помощью Мастера диаграмм –функция Excel, которая с помощью четырех диалоговых окон позволяет получить всю необходимую информацию для построения диаграммы и внедрения ее в рабочий лист.

Мастер диаграмм руководит процессом создания диаграммы шаг за шагом и дает возможность перед завершением процесса просмотреть диаграмму и внести в нее необходимые изменения.

Мастер диаграмм нажатием на панели инструментов Стандартная соответствующей кнопки.

Последовательность действий при создании диаграммы с помощью Мастера диаграмм:

1. Выделите данные для диаграммы. Не включайте сюда пустые строки, столбцы, а также итоговые суммы. При выделении диапазона данных для Мастера диаграммпридерживайтесь правил.

При выделении несмежных рядов данных удерживайте нажатой клавишу <Ctrl> в процессе перетаскивания указателя по каждому дополнительному ряду данных. Если один из рядов данных включает ячейку с названием, все остальные ряды должны включать соответствующую ячейку, даже если она пустая.

2. Щелкните по кнопке Мастер диаграмм, начнется диалог с Мастером диаграмм. Появится первое диалоговое окно Мастера диаграмм

Здесь можно выбрать тип и вид диаграммы. Как видно из рис, кроме стандартных типов, имеются еще и некоторые нестандартные (дополнительные).

Внимание! Линейчатые диаграммы, графики и гистограммы замечательно подходят для отображения нескольких рядов данных на одной диаграмме, а круговые — для одного набора данных, когда важны соотношения между членами ряда.

3. Щелкните по нужному типу диаграмм на вкладке Стандартные (Гистограмма) и выберите вид гистограммы (подтип). Затем нажмите кнопку Далее>. Появится второе диалоговое окноМастера диаграмм

4. В этом окне проверьте диапазон данных и нажмите кнопку Далее >. Если перед вызовомМастера диаграмм данные не были выделены, то это можно сделать теперь. Для этого выделите нужный диапазон данных.

После определения нужного диапазона данных нажмите кнопку Далее>.

5. В третьем диалоговом окне Мастера диаграмм измените или добавьте различные параметры диаграммы.

В этом диалоговом окне можно добавить названия для диаграммы и осей, изменить либо удалить ось категорий, удалить ось значений, добавить либо удалить линии сетки. Можно добавить либо удалить легенду, либо изменить ее расположение. Включив режимТаблица данныхна одноименной вкладке, можно получить диаграмму вместе с таблицей данных .

Хорошая диаграмма – это диаграмма, при просмотре которой не возникает вопрос: «А что бы это значило?». Для этого ее надо снабдить достаточным количеством понятных подписей.

После изменения и добавления параметров диаграммы нажмите кнопку Далее>.

6. Для создания диаграммы на отдельном листе выберите в четвертом диалоговом окнеМастера диаграмм (шаг 4 из 4, рис.9) переключатель Отдельном.В поле ввода справа от этого переключателя можно ввести название нового листа. По умолчанию новый лист будет называться именем Диаграмма 1или Диаграмма 2и т. д.

Такую диаграмму можно печатать отдельно от данных, по которым она построена, и сохранять вместе с другими листами рабочей книги.

Для создания внедренной диаграммы выберите переключатель Имеющемся. Для внедрения диаграммы на другой лист выделите нужный лист в списке справа от переключателяИмеющемся.

7. Для завершения процесса создания диаграммы нажмите кнопку Готово.