Гибкий график работы — что это значит, особенности и нюансы

Что такое гибкий график

Гибкий график — это когда рабочий день начинается и заканчивается не в строго установленное время, а в заранее оговоренный временной промежуток. Например, маркетолог компании «Пересмешник» приходит в офис с 8:30 до 10:30, а уходит с 16:30 до 19:30. Он вправе выбирать, когда именно приступать к своим обязанностям, а когда заканчивать работу.

При гибком графике занятость может быть как полной, так и неполной. Допустим, маркетолог в «Пересмешнике» оформлен на полный восьмичасовой рабочий день, а программист приходит только во второй половине дня и работает с 14:00 до 18:00, либо с 15:00 до 19:00 — на свое усмотрение.

Также не запрещено совмещать гибкий и скользящий графики. В этом случае выходные при режиме 5/2 не обязательно выпадают на субботу и воскресенье, а на каждой неделе могут быть в разные дни — вторник и четверг, среду и субботу.

Обеденный перерыв при любом варианте обязателен, если рабочий день составляет более 4 часов. 

Особенности учёта отработанного времени

При работе, которая происходит за пределами основного расположения правила гибкого графика не применяются. В таких ситуациях продолжительность работы определяется обычным образом.

Иногда в процессе трудовой деятельности возникает необходимость выполнять переработки. Обычный способ определения их длительности (время, прошедшее после окончания рабочего дня) здесь не применяется. Для этого рассматривается всё отработанное время за отчётный период, а те часы, которые проработаны дополнительно к нему, будут рассматриваться в качестве переработки.

Могут существовать ведомственные ограничения для использования гибкого графика. Например. Министерство связи предусматривает список профессий, где такой режим работы допустим (Приказ № 118 от 8 сентября 2003 г.)

В каких профессиях используется гибкий график

Хотя здесь нет принципиальных ограничений, тем не менее есть специальности, где такой режим работы применяется наиболее часто:

1. Профессии, связанные с компьютерным творчеством (дизайнеры, программисты). Здесь в первую очередь важен результат, а не потраченное на работу время.
2. В торговле для менеджеров, риэлторов и подобных профессий.
3. При работе в сфере культуры (например, художники, певцы).

Гибкий график также может требоваться и в других видах деятельности.

Воля работника и работодателя

Кто является инициатором введения режима ГРВ, за кем в итоге последнее слово? Вопрос не такой простой, как может показаться. Не всегда достаточно желания работника на введение такого режима, точно так же, как и не всегда работодатель вправе ответить на такую просьбу отказом.

Свободный график, в соответствии со ст.102 ТК РФ, является договоренностью между работником и работодателем. То есть инициатива может принадлежать любой стороне, главное, чтобы другая сторона против нее не возражала. Документально такой рабочий режим оформляется дополнительным трудовым соглашением к трудовому договору.

К СВЕДЕНИЮ! Ни одна сторона не может принудить другую работать по скользящему графику, если по этому вопросу они не пришли к обоюдному согласию.

Гибкий или свободный?

Иногда понятия «гибкий» и «свободный график» не считают тождественными, понимая под «свободным» режим, кода учет осуществляется не по количеству отработанных часов, а по факту выполнения трудовой функции.

В некоторых профессиях человек работает гораздо эффективнее, если он «не привязан» к своему рабочему месту, а решает свою задачу в удобное для себя время, потратив на нее столько часов, сколько будет необходимо. Примерами может служить труд дизайнера, рекламного агента, программиста, модератора сайтов и т.п.

Может ли работодатель узаконить их свободный график, только принимая работу, предоставив им сами решать вопросы организации труда, либо же останется только сотрудничать с фрилансерами? Сегодня этот вопрос становится все более актуальным, а значит, законодательно будет необходимо найти его решение.

В настоящее время Трудовой Кодекс, основанный на системе учета человеко-часов, не дает такой официальной возможности. На работодателе лежит обязанность учета рабочего времени, фактически отработанного каждым из сотрудников, и его адекватная фиксация (абзац 4 ст. 92 ТК РФ).

Детям – «гибких» родителей

Как указывалось выше, для того, чтобы родитель несовершеннолетнего отпрыска мог успешно совмещать работу с воспитанием, работодатель должен обеспечить ему возможность иногда планировать начало и конец рабочего дня, а также его продолжительность. При этом должны быть приняты во внимание не только интересы родителей, но и эффективность производства.

При разумном подходе всегда удается достичь обоюдовыгодного компромисса, при котором не пострадает качество работы, и будут соблюдены трудовые нормы по суммарному количеству отработанных часов. С другой стороны, возрастет эффективность труда матери или отца, поскольку они будут работать спокойнее и увереннее, снизится количество опозданий и преждевременных уходов, а также потерь времени из-за возможных отлучек.

Есть ли особенности сверхурочной работы, установления режима ненормированного рабочего дня при гибком графике работы

Каких-либо особенностей в части оформления привлечения к сверхурочной работе, установления ненормированного рабочего дня при гибком графике работы отсутствуют. Учет сверхурочной работы в режиме гибкого рабочего времени ведется суммарно по отношению к установленному учетному периоду.

Не стоит забывать, что сверхурочными считаются часы, отработанные за пределами продолжительности рабочего времени работника, которому установлена норма выработки, обслуживания и т. п. При этом на практике работники в случае спора с работодателем часто заявляют, что они при гибком режиме рабочего времени работали сверхурочно.

Примером подобного дела является апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2022 по делу № 33-40859/2022: «Доводы работника судебная коллегия полагает необоснованными, поскольку они противоречат условиям заключенного с ним трудового договора, согласно которым истец исполняет трудовые обязанности в условиях гибкого рабочего времени с полной рабочей неделей продолжительностью 40 часов с выплатой за это соответствующей доплаты в размере 35% к окладу, доказательства установления истцу иного режима работы, равно как и доказательства привлечения истца работодателем к сверхурочной работе, в материалах дела отсутствуют. При этом представленным истцом в суд табелям учета рабочего времени суд дал надлежащую оценку в совокупности с иными имеющимися в деле доказательствами».

Таким образом, гибкий график работы имеет свои особенности, которые нужно учесть как работодателю, так и работнику.

Как вести учет рабочего времени

Учет рабочего времени в любой компании выполняет две основные функции: во-первых, является основанием для расчета заработной платы – руководитель хочет платить только за реально отработанные часы; во-вторых, в какой-то степени стимулирует подчиненных соблюдать как минимум дисциплину – если от часов зависит все та же зарплата, то терять в деньгах никто не хочет, а значит, персонал придерживается графика. Но что делать, когда этот самый график подвижный, а ТК РФ требует учета рабочего времени?

Как установить режим гибкого рабочего времени

Режим гибкого рабочего времени регулируется всего лишь одной статьей Трудового кодекса Российской Федерации — статьей 102. В ней достаточно лаконично указано следующее: «При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон.

Про гибкое рабочее время указано в докладе Роструда за III квартал 2021 года. В нем прописано, что гибкий режим работы может быть установлен при различных режимах рабочего времени — пятидневной рабочей неделе, шестидневной рабочей неделе, неполном рабочем времени, ненормированном рабочем дне и других режимах работы. Никаких ограничений закон не содержит.

Как любой режим рабочего времени, режим гибкого рабочего времени может устанавливаться как при приеме работника на работу, так и уже работающему работнику. Во втором случае заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Документы должны содержать указание на составные элементы режима гибкого рабочего времени:

• переменное время в начале и конце рабочего дня (смены) — это время, когда работник сам выбирает время начала и окончания рабочего дня в пределах определенного периода рабочего времени;
• фиксированное время — это время обязательного присутствия на работе; стандартный перерыв для питания и отдыха (не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается).

Конкретная продолжительность составных элементов гибкого режима устанавливается по соглашению между работником и работодателем. При этом обязательное присутствие на рабочем месте не означает, что гибкое рабочее время запрещено устанавливать работникам с дистанционным или разъездным характером работы.

Также в трудовом договоре можно прописать порядок учета рабочего времени работнику с гибким графиком, особенно если работник каждый день работает разное количество часов (обеспечивается учет рабочего времени, как правило, при помощи пропуска, а для дистанционных работников возможно писать в корпоративной электронной почте о начале и окончании рабочего дня и т. д.), и длительность самого учетного периода.

Пример формулировки гибкого рабочего графика в трудовом договоре:

«Работнику устанавливается следующий режим гибкого рабочего времени:

Учетный период при гибком графике работы составляет один день».

Поскольку продолжительность учетного периода — от одного рабочего дня до года, работнику необходимо установить суммированный учет рабочего времени.

Кадровику нужно отразить элементы режима гибкого рабочего времени, иначе возможен штраф до 50 000 рублей — на компанию и до 5000 рублей — на должностное лицо. Например, в решении Московского городского суда от 16.12.2020 по делу № 7-14756/2020 указано, что в нарушение ст.

100, ч. 1 ст. 102 Трудового кодекса Российской Федерации при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня между работодателем и работником не определены, за что работодатель был привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Никаких дополнительных льгот в связи с установлением работнику гибкого рабочего режима законодательством не предусмотрено, но работодатель всегда может улучшить положение работника с гибким графиком работы, по сравнению с действующим законодательством, однако на практике это происходит нечасто.

Когда одна сторона не хочет, но надо

1. Если работник выразил желание трудиться по скользящему графику, а работодатель не видит в этом целесообразности и отказывает, это будет правомерным, поскольку соглашение не достигнуто. Работодатель имеет право ввода режима ГРВ, но не обязанность.
2. Существует одна предусмотренная законодательством ситуация, в которой просьба работника о введении для него режима гибкого рабочего времени не может быть проигнорирована работодателем. Это наличие у работника на попечении несовершеннолетнего ребенка (до возраста в 14 лет) или ребёнка-инвалида. Мать или отец такого ребенка имеют право на установление по их просьбе неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, и отказать им в их законной просьбе нельзя.

Кому предоставляется гибкий график

Но даже если свободный график не является объективной необходимостью, работодатель может счесть, что его установление повысит эффективность труда: в таком случае, закон не запрещает его ввести.

Нужно ли составлять графики при гибком режиме работы

Обязанности составлять графики при гибком режиме работы законодательством не предусмотрено. Однако обязанность вести учет фактически отработанного работником времени с работодателя не снимается. Если работнику, работающему в гибком режиме, установлено неполное рабочее время, суммарная норма часов должна быть скорректирована с учетом фактически установленной недельной или месячной нормы, что и отражается в соответствующем графике.

Срок ознакомления с подобным гибким графиком не установлен (если речь не идет о графиках сменности) и его рекомендуется прописать в трудовом договоре. Например, в решении Калининского районного суда г. Челябинска № от 27.05.2020 по делу № 2А-1616/2020 указано, что при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон и закрепляется в виде подписанного работником и работодателем гибкого графика работы работника или подразделения в целом, который должен быть подписан сторонами не позднее чем в рабочий день, предшествующий планируемому периоду.

Форма гибкого графика работ не установлена законом, работодатель может утвердить эту форму приказом.

Некоторые работодатели иногда смешивают понятия гибкого и скользящего графика, но нужно понимать, что это не одно и то же. Понятие «скользящего графика» не раскрывается в законодательстве. Обычно под этим графиком понимают режим работы с предоставлением выходных дней по скользящему графику (2/2, 3/2 и т. д.). Но не запрещено сочетать гибкий график и скользящий режим работы.

Также не стоит путать график свободного посещения офиса при временной дистанционной работе и гибкий график. Это разные понятия, о чем косвенно указано в решении Черемушкинского районного суда г. Москвы от 14.07.2020 по делу № 02-2484/2020. График посещения офиса при временной дистанционной работе может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Сами работники могут ошибочно полагать, что гибкий режим работы означает полную свободу в регулировании рабочего времени. В апелляционном определении Московского городского суда от 24.11.2022 по делу № 33-48456/2022 суд пришел к выводу о том, что гибкий режим рабочего времени не предполагает отсутствие у работника какого-либо графика работы, а ранее установленный уволенному за прогул работнику гибкий график работы направлен на создание эффективной организации трудовых отношений между работником и работодателем.

К аналогичному мнению пришел Московский городской суд в своем апелляционном определении от 10.07.2022 по делу № 33-27837: «Длительное отсутствие работника на работе без согласия работодателя не может рассматриваться как работа в режиме гибкого рабочего времени, учитывая, что по условиям трудового договора продолжительность рабочего времени истца установлена 40 часов в неделю, а истец в течение недели отсутствовала на рабочем месте».

Плюсы — для всех

Для компаний, которые перевели своих сотрудников на гибкий график, может найтись множество плюсов. Во-первых, это дает возможность распределенным командам больше общаться. Чем дальше друг от друга расположены офисы компании, тем сложнее сотрудникам вести коммуникацию друг с другом.

Во-вторых, гибкий график отдельных сотрудников позволяет организации «покрывать» больше рабочих часов. Например, у вас есть поддержка, но она не круглосуточная, работает только днем. Если все сотрудники будут начинать и заканчивать работу в одно и то же время и находиться в офисе, скажем, с 09.00 до 18.

00, то клиенты, обратившиеся за помощью вечером, не получат ее. Утром же сотрудники будут завалены работой: текущими запросами и разбором вчерашних обращений. Если в команде поддержки более четырех сотрудников, выводите их на работу в разное время (например, с 8.00 до 11.00).

И наконец, гибкий график нравится сотрудникам. Эффективность многих зависит не от того, во сколько они пришли на работу, а зачастую от привычек и образа жизни. «Жаворонки», как известно, максимально заряжены утром, когда им нипочем даже самые сложные задачи, а некоторые «совы» и после полудня не могут полностью погрузиться в работу.

Работая в компании с гибким графиком, сотрудник легче выстраивает баланс между работой и отдыхом. С возможностью управлять утренним и вечерним временем жить становится значительно проще. Скажем, в первой половине дня можно успеть отвезти детей в сад или школу, позаниматься спортом или даже решить какие-то бытовые вопросы.

Или же ранний старт, наоборот, может освободить вечер для семьи, хобби или других дел. В больших городах мы часто забываем о том, что время — это очень ценная валюта. И если компания позволяет использовать его с максимальной пользой не только для работы, но и для личных целей, это дорогого стоит.

Преимущества и риски гибкого графика

Идеальная вакансия содержит опцию гибкого графика – говорят 39% респондентов исследования международной рекрутинговой компании Hays. 63% молодых сотрудников ставят возможность работы по гибкому графику в приоритет. Но только меньше половины работодателей готовы пойти по такому пути.

Казалось бы, преимущества гибкого графика очевидны для обеих сторон трудового договора:

• повышение лояльности сотрудников к работодателю;
• увеличение продуктивности за счет учета индивидуальных биологических ритмов каждого отдельного сотрудника;
• экономия времени на дорогу в офис и обратно за счет непопулярного времени начала и окончания рабочего дня;
• отсутствие стресса из-за спешки, боязни опоздать;
• возможность самостоятельного ответственного подхода к рабочим процессам.

Однако существуют и риски:

• возникновение конфликтов между специалистами, работающими по гибкому графику, и теми, кто трудится по классическому распорядку;
• разрозненность рабочих часов может сказаться на эффективности коммуникаций;
• отсутствие высокого и достаточного уровня самоорганизации персонала;
• снижение контроля за специалистами, работающим в гибком режиме.

Работодатели справедливо опасаются, что возможность приходить на работу чуть позже персонал растолкует как сокращение рабочего времени, а отследить такое положение будет сложно. Сами сотрудники зачастую признаются, что не всегда способны адекватно рассчитывать время на задачи и без контроля справляются со своими обязанностями хуже.

Табель учета рабочего времени

При гибком графике, как и при других режимах, необходимо вести табель учета рабочего времени. Как его правильно заполнять мы подробно рассказывали в статье.

Учет рабочего времени должен быть суммированным. Для этого нужно установить определенный учетный период. Это делается для того, чтобы сотрудник не перерабатывал, а руководитель не нарушал трудовое законодательство. Так, стандартная рабочая неделя — 40 часов.

Если в одном месяце сотрудник трудился 170 часов, во втором 150, а в третьем 160, то при учетном периоде 3 месяца средняя норма рабочих часов в месяц соблюдена — 160 часов. А значит, по результатам данного учетного периода, работодателю не придется платить за переработку.

В правилах внутреннего распорядка нужно в обязательном порядке указать, как будет вестись учет рабочего времени. Такие правила должны быть у каждого ИП и организации, даже если в штате всего один сотрудник.

Метод учета можно выбрать любой — журнал контроля, электронный пропуск, видеонаблюдение. Главное, чтобы сотрудник предварительно был ознакомлен с применяемым методом.

Типы учета рабочего времени

Начнем с того, что при гибком графике работы персонала важно грамотно подобрать форму и способ учета рабочего времени. Так, чтобы и букву закона соблюсти, и получать понимание реального положения дел.

В соответствии с законом существует три типа учета рабочего времени:

В силу специфики поденный и еженедельный учет рабочего времени для гибкого графика не подходят. Когда руководитель принимает решение предоставлять возможность гибкого графика, то вести учет он должен в суммированном виде. Другой вопрос, как организовать мониторинг затраченных на работу часов в случае гибкого подхода.

Трудовой договор

Все договоренности нужно отразить в трудовом договоре. Если сотрудник только устраивается, то пропишите график работы сразу. Если же новшество касается действующего работника, то оформите к договору дополнительное соглашение. 

Обязательно укажите:

• начало рабочего дня;
• окончание рабочего дня;
• общую продолжительность рабочего времени.

Затем оформите приказ в свободной форме о введении гибкого графика — сотрудник должен ознакомиться с ним под подпись.

У Александра небольшая сеть булочных. Он решил взять бухгалтера на неполный рабочий день. Александру неважно, когда новый сотрудник будет приходить и уходить — главное, чтобы вся работа была сделана. Стороны договорились так: рабочий день — 4 часа, обеденного перерыва нет, с 12:00 до 14:

00 обязательно присутствовать в офисе. Начало дня гибкое — с 10:00 до 12:00, окончание тоже гибкое — с 14:00 до 16:00. Фиксировать общую продолжительность времени будет специальная программа, установленная на рабочий компьютер бухгалтера. Все условия Александр сразу указал в трудовом договоре.

Шаг 4. заполните график и табель учёта рабочего времени

По графику рабочего времени каждый сотрудник определяет, когда он выходит на работу, а когда отдыхает. Его обязаны составлять компании, которые относятся к малым и средним предприятиям. Исключение — микропредприятия. Мы рассказывали в нашей статье, чем отличается каждый статус и как стать субъектом МСП.

Если вы обязаны вести график рабочего времени, составьте его в свободной форме и укажите по каждому сотруднику или должности: