Гибкий график: легко ли быть свободным? | Организация времени

Гибкий график работы: за и против

В Европейском Союзе гибкий режим работы использует в среднем половина компаний: лидирует Швеция (77%), хотя работодатели Великобритании, Чехии, Германии, Норвегии также видят преимущества такого подхода – здесь 48% персонала может выбирать комфортное для работы время.

У нас эта практика уже понемногу приживается. В 2022 году оператор мобильной связи МТС внедрил гибкий график для 25% сотрудников. При этом вопреки сложившемуся стереотипу о любви к опозданиям большинство сотрудников начинает рабочий день в 8:00 по собственному желанию.

Чаще всего предложение о внедрении гибкого графика исходит от сотрудников. Просьба может быть мотивирована как особенностями биоритмов (большая работоспособность утром или вечером), семейными обстоятельствами, сложностями с приездом на работу.

Как руководитель вы понимаете обоснованность такого предложения, более того, возможно, сами задумывались о внедрении гибкого графика с целью мотивации или повышения производительности сотрудников.

В любом случае, скорее всего, вы столкнулись с определенными сомнениями: как понять, готовы ли сотрудники и руководство к таким переменам, как правильно организовать учет времени, как контролировать и стыковать работу сотрудников?

Ниже мы обсудим, как разрешить эти сомнения, обойти подводные камни и извлечь максимум пользы от внедрения гибкого графика.

Документальное оформление

Факт перевода сотрудника на другой рабочий режим нуждается в документальном оформлении. Чтобы внести указанные коррективы в трудовой договор, необходимы следующие бумаги:

заявление от гражданина, собирающегося осуществлять свои рабочие функции в режиме гибкого времени;
приказ руководства о внесении изменений в трудовой договор.

В заявлении работник должен указать следующие сведения:

на какой период времени ему требуется такой режим;
в каком именно режиме он желает работать;
причина, по которой ему необходим такой график.

Гибкие материалы: Как улучшить дикцию и четкость речи - Школа «КОРОЛЬ ГОВОРИТ!»

Заявление отправляется на согласование руководства, и после положительного рассмотрения предоставляется в отдел кадров, где будет составлен индивидуальный график для сотрудника.

Образец заявления на гибкий график работы (кликабельно):

В приказе отражается следующее:

информация о работнике;
период времени, в течение которого будет действителен гибкий график;
основное и переменное время работы;
перерывы в работе;
период для расчёта.

Так выглядит приказ:

Внимание! Возможна ситуация, когда на гибкий график необходимо перевести несколько сотрудников, тогда они составляют коллективное заявление с общей причиной перевода и подкрепляют его личными подписями.

При грамотном подходе к организационной стороне вопроса и фиксации рабочего времени гибкий график может стать удобным для обеих сторон (и сотрудника, и руководителя). Однако такой режим приемлем не для всех граждан, а также не для всех предприятий. Поэтому при введении гибкого графика важно учитывать специфику организации.

Посмотрите видео о гибком графике:

Как вести учет рабочего времени при гибком графике

https://www.youtube.com/watch?v=QfgDzJd-WeY

Ведение учета рабочего времени является важнейшей задачей кадрового отдела работодателя, поскольку от этого зависит размер заработной платы работника.

Как начислить заработную плату работникам с гибким графиком и избежать при этом ошибок, рассказывается в готовом решении от справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Для его просмотра оформите бесплатный пробный доступ к системе.

Отработанное время должно суммироваться. Для этого необходимо определиться с учетным периодом. Во избежание конфликтных ситуаций следует четко фиксировать время, когда работник приступает к своим трудовым обязанностям, и время, когда он завершает работу.

Когда работник ведет дела со своего рабочего места, такой учет организовать достаточно легко: с помощью журнала контроля, электронных пропусков или системы видеонаблюдения.

А вот у распространившегося сейчас режима работы на удаленке с учетом отработанного времени могут возникнуть некоторые сложности. Дистанционный работник может просто сообщать время начала и время завершения работы — в этой ситуации, конечно, придется верить на слово.

Часто бывает, что проверить правдивость данных фактов нереально. В отдельных случаях контролировать время работы можно через подключение работника к рабочей сети. В целом же вопросы по учету рабочего времени при удаленной работе с гибким графиком решаемы.

Как нам работается по гибкому графику

Наверное, было бы странно, если бы наша компания – разработчик системы учёта рабочего времени Yaware.Online работала по фиксированному графику: “от звонка до звонка”, так сказать. Тем более что в этом нет необходимости.

Большинство сотрудников работают по свободному графику. Требование одно – прийти на работу не позднее 11.00 и отработать дневную норму – 8 часов. Рабочий день у сотрудников начинается и заканчивается в разное время: кто-то приходит на 8.00, кто-то – к 11.00.

Выглядит это следующим образом:

Кликнув на кнопку “Статистика” можно получить более подробную информацию о своем рабочем дне:

На нижней диаграмме показано, сколько всего отработано часов и сколько из них продуктивно, нейтрально и продуктивно.

При наведении на верхнюю диаграмму отображается, с какими конкретно программами и сайтами вы работали и сколько времени.

Круговая же диаграмма наглядно показывает наиболее продуктивные часы работы. Так, проанализировав свою деятельность, сотрудник сможет сделать вывод о том, в какие часы он наиболее продуктивен и сконцентрирован. Это позволит тщательнее спланировать свой день и, возможно, немного пересмотреть распорядок дня.

В свою очередь, менеджер по персоналу, начальник отдела или руководитель компании получает сводную информацию по конкретному сотруднику и по компании в целом.

Yaware.Online позволяет руководителю получать отчеты о работе персонала по email, анализировать данные онлайн в своем личном кабинете или с помощью мобильных устройств на базе iOS и Android.

Сотрудники спокойно относятся к тому, что их работа за компьютером мониторится, поскольку у них есть возможность работать в удобное для них время.

Безусловно, гибкий график требует от персонала высокой самоорганизации и дисциплины. Но те преимущества, которые получает сотрудник от свободного графика, стимулируют его тщательнее планировать свой день и выполнять поставленные задачи в срок.

Стоит отметить, что не все сотрудники компании работают по гибкому графику. К примеру, аккаунт-менеджеры и менеджеры по продажам, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, работают по фиксированному графику. Их работа также мониторится с помощью системы учёта рабочего времени, которая позволяет проанализировать эффективность работы команды и определить, какая деятельность приносит наибольший результат.

Более подробно о системе учета рабочего времени Вам расскажет видео “Обзор Yaware.Online”.

Как утвердить гибкий (свободный) график

Утверждение гибкого графика работы – это подготовка и подписание иногда одного документа, а иногда и целого пакета, где нужно обозначить:

Время работы: начало, конец, продолжительность. Оно может быть одинаковым для каждого рабочего дня, а может отличаться изо дня в день.
Возможность или невозможность исполнения трудовых обязанностей ночью. Работа с 22:00 до 6:00, согласно ТК РФ, оплачивается в повышенном размере. Если работник трудится в это время, то работодатель должен быть готов к дополнительным расходам. Если руководство против лишних трат, то запрет на работу в ночное время должен быть зафиксирован документально.
Учетный период. Как мы отметили, таковым может быть один день, неделя, месяц, год. Для «вредников» учетный период не может превышать трех месяцев.
Срок, в течение которого работник будет трудиться по свободному графику. Это может быть ограниченный срок, например на время прохождения реабилитации, или неограниченный — на всё время действия трудового договора или до внесения в него соответствующих изменений.

Какими же документами происходит утверждение гибкого графика?

Кто вправе претендовать на гибкий график работы

Как мы уже отметили, обстоятельства, приводящие к установлению гибкого графика работы, могут быть разными. Например, Минсвязи на законодательном уровне утверждает перечень категорий работников, которые могут претендовать на гибкий режим (приложение 2 к приказу от 08.09.2003 № 112). В указанный перечень включили работников:

привлекаемых для устранения аварий средств связи;
радиостанций, радио- и телецентров;
центров управления системами и сетями спутниковой связи и вещания, центров космической связи;
занятых на производственных операциях по отправке, перевозке и сортировке почты, экспедированию периодических изданий.

Свободный график пользуется популярностью среди людей творческих профессий: художников, дизайнеров, музыкантов и т. д. Подходит гибкий график и бухгалтеру, и ИТ-специалисту, и массе других профессий.

Что касается личных обстоятельств, то гибкий график крайне удобен для мам, имеющих маленьких детей; студентов, совмещающих работу с учебой; людей, проходящих курс лечения или реабилитации.

В большинстве случаев, но естественно, при наличии такой возможности, работодатели идут навстречу сотрудникам, запрашивающим свободный график работы. Это и сохранение ценных рабочих кадров, и оптимизация рабочих процессов с учетом интересов обеих сторон, и мотивация к лучшему исполнению трудовых обязанностей.

Недостатки гибких расписаний для работодателей

В командно-ориентированных отделах командам по-прежнему необходимо встречаться, что требует определенных руководящих принципов.
Некоторые люди используют гибкость и используют это как приглашение работать из дома, что на самом деле означает, что Netflix будет открывать свой экран электронной почты.
Некоторые менеджеры, которые привыкли видеть, когда их сотрудники приходят на работу, наблюдают за тем, что сотрудники делают весь день на работе, и зная, когда люди уезжают на родину, не могут приспособиться к новому стилю управления, требующему доверия.
Люди, ориентированные на работу, иногда рассматривают своих коллег на рабочем месте как слабых, потому что они не могут физически видеть свою производительность.
Сжатые рабочие недели могут сделать клиентские хэндоверы сложными клиентами, которые ожидают обслуживания 5 дней в неделю в рабочее время и могут быть суетливыми, когда работника нет в пятницу.
Задания, требующие выполнения обязательств, связанных с клиентами, допускают только определенные типы flextime. Целые дни, работающие дома, не являются вариантом. Другие виды работ, таких как производство сборочных линий и практическое здравоохранение, такие как уход за больными, имеют одинаковые недостатки. Работодатели борются с справедливостью, когда только отдельные сотрудники могут работать удаленно.

В целом преимущества, как правило, перевешивают недостатки, и хороший менеджер может справиться с недостатками.Гибкое планирование стало частью того, что сотрудники ищут в своих комплексных пакетах льгот для сотрудников. Ваши сотрудники будут любить вас; работодатель выиграет от общего позитивного морального духа, который связан с увеличением производительности. Лучший? Вы сохраните своих превосходящих сотрудников.

Права и обязанности сотрудника

Права и обязанности вообще всех работающих, вне зависимости от графика, установлены статьёй 21 Трудового кодекса. В соответствии с этой нормой работающие по гибкому графику имеют право:

заключить, прекратить или поменять трудовой договор;
работать на том месте, что предоставлено им по трудовому договору;
на соответствие их рабочего места санитарным и другим требованиям;
на получение зарплаты, соответствующей выполняемому функционалу и имеющейся квалификации. При этом ЗП должна выплачиваться полностью и в срок;
на отпуска и выходные;
на профессиональную переподготовку, подготовку и дополнительное образование, если это требуется по профилю работы;
на вступление в профсоюз для защиты своих прав;
заключать коллективные договоры;
любыми легальными способами защищать свои права;
решать трудовые споры законными способами;
получать компенсацию понесённого ущерба и вреда;
на обязательное соцстрахование (в законодательно установленных случаях).

Последнее должно быть установлено федеральным законодательством.

При этом работающий гражданин имеет и обязанности, неразрывно связанные с его правами:

он должен выполнять те рабочие функции, что прописаны в трудовом договоре;
подчиняться требованиям трудовой дисциплины;
выполнять свою норму выработки времени и установленный объём работ;
выполнять требования по охране труда и безопасности;
не допускать порчи имущества организации и работодателя в пределах своей компетенции;
сообщать руководителю обо всех возникших или возможных форс-мажорных ситуациях.

У работника с гибким графиком, как видно из приведённого перечня прав и обязанностей, они такие же, как и у всех остальных. Отличие лишь в том, что работающий в гибком режиме имеет право на нефиксированные начало, окончание и длительность трудодня.

Ненормированный рабочий день также часто используется работодателями. Подробнее об этом читайте в этой статье.

Разновидности

Разновидностями гибкого графика являются:

Скользящий: означает, что применяется не обычная схема распределения рабочих и выходных дней (5/2), а иная (3/3, 3/2 и т. д.).
Сменный: означает, что рабочий день длится не с 9.00 до 18.00, а, например, с 7.00 до 15.00, с 15.00 до 23.00, с 23.00 до 7.00, и работник прикрепляется к конкретной смене.
Свободный: предполагает самостоятельное планирование сотрудником своего рабочего времени при установленном объёме работы и определённом временном ограничении.

Основная правовая регламентация вопросов гибкого графика осуществляется ТК (ст. 102), а детализируют отдельные нюансы следующие нормативные документы:

В перечисленные документы должен быть вписан пункт о гибком графике работы сотрудника, после чего этот пункт становится существенным условием. Так, например, чтобы поменять такие условия, потребуется отдельное соглашение или другие законодательно установленные действия соответственно ст. 73 ТК.

Образец записи о гибком графике в трудовом договоре:

Требуется ли согласие работника на работу по свободному графику?

Нередки случаи, когда инициатором работы сотрудника или целого отдела в режиме гибкого графика выступает администрация компании. Обычно это связано с изменением организационных или технологических условий труда. Тогда придется соблюсти специальную процедуру с уведомлением под подпись сотрудника как минимум за два месяца до нововведений.

если работник соглашается на изменения в режиме работы, то необходимо внести коррективы в трудовой договор путем подписания допсоглашения;
если работник не соглашается с обновленным режимом и предложенными вакансиями, то его увольняют в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Понятно, что при установлении гибкого графика по инициативе работодателя согласие работника обязательно. Если режим введут без такого согласия, то при обращении в контролирующие органы (трудовую инспекцию, прокуратуру) работодателя могут привлечь к административной ответственности, например по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.