Как оформить гибкий график сотрудникам

Что же такое рабочий график в гибком режиме?

Составляющие компоненты и разновидности гибкого графика:

• неизменное количество часов, при которые подчиненный должен быть на своем рабочем месте;• не фиксированное количество часов, вначале и конце смены, когда сотрудник самостоятельно определяет к которому часу ему приходить, либо уходить;• время, отведенное на перерыв, как правило, оно не является составляющей рабочей смены;• учетный период, в срок которого работник обязан отработать определенное количество часов, ранее установленных по законодательству.

Гибкий график и его особенности

Расскажем подробнее, как понять «гибкий график», в чем состоят его особенности. Это система, при которой работодатель имеет возможность установить сотруднику рабочий день индивидуального характера.

Работа по графику «г» — что это? Это исполнение государственных или общественных обязанностей, идентичное для оформления как по форме Т-12, так и по форме 0504421. Приравнено ли это к возможности приходить на рабочее место тогда, когда удобно работнику?

Это не такой вариант, конечно. В данном случае наниматель определяет человеку объем задачи и срок ее исполнения. Такова применяемая на многих зарубежных предприятиях (к примеру, в Sony) работа; есть ли гибкий график на предприятиях нашей страны: конечно, да, но такой формат пока что новинка для самых продвинутых корпораций.

Такой режим труда представляет собой форму работы, в соответствии с которой отдельные сотрудники или коллективы в целом могут начинать и заканчивать рабочий день, а также определять его длительность в рамках достигнутого соглашения с работодателем. Однако при этом нужно отрабатывать суммарное установленное нормативное число часов труда в полном объеме в согласованном периоде учета.

Такой режим устанавливается:

  • правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 1 ст. 100 ТК РФ);
  • трудовым договором с конкретным сотрудником (если для него определен такой режим, который отличен от общепринятого в организации).
Гибкие материалы:  СТРЕТЧИНГ (видео уроки) -

Для кого подходит

Безусловно, свободный рабочий график подходит не для всех. Однако такой режим пользуются успехом в IT-сфере, а также у разного рода специалистов творческих профессий — художников, дизайнеров и многих других. Плюс в том, что работник может трудиться именно тогда, когда наиболее ориентирован на это.

К примеру, у одних пик работоспособности наступает ранним утром, тогда как у других — во второй половине дня. К тому же зачастую переход на гибкий график связан с жизненными обстоятельствами человека. Если работодатель пойдет ему навстречу, то обе стороны от этого только выиграют.

Как вести учет рабочего времени

Учет рабочего времени в любой компании выполняет две основные функции: во-первых, является основанием для расчета заработной платы – руководитель хочет платить только за реально отработанные часы; во-вторых, в какой-то степени стимулирует подчиненных соблюдать как минимум дисциплину – если от часов зависит все та же зарплата, то терять в деньгах никто не хочет, а значит, персонал придерживается графика. Но что делать, когда этот самый график подвижный, а ТК РФ требует учета рабочего времени?

Какие проблемы организации решает

Использование гибкого графика дает возможность не допустить ошибок, традиционных для обычной управленческой формы, а также поднять рейтинг компании в глазах ее сотрудников.

Для организации существует целый перечень положительных моментов, важных для внедрения системы:

  • исключение опасности потери рабочего времени из-за отсутствия, опоздания или самовольного ухода сотрудника в течение дня (автоматическое ведение учета рабочего времени);
  • недопущение сверхурочной работы;
  • исключение случаев опозданий;
  • повышение уровня лояльности и ответственности сотрудников по отношению к организации;
  • удобный вариант для категорий работников, которые не имеют возможности трудиться в обычное время;
  • помощь в максимально целесообразной организации процессов предприятия;
  • повышение дисциплины;
  • оптимальное соотношение между личными, экономическими и социальными интересами сотрудника и предприятия.

Однако все это возможно использовать только по отношению к тем работникам, у которых есть достаточные опыт и квалификация, а также высокий уровень ответственности и самодисциплины.

Когда устанавливают гибкий график

Гибкий график устанавливают, если так удобно и работнику, и руководителю. Стороны должны обязательно договориться о таком режиме и зафиксировать все условия на бумаге.

Работодатель вправе ввести гибкий график, но это не является его обязанностью. А значит он вполне может отказать сотруднику в просьбе отменить привычное время начала работы.

Важно не путать гибкий график с сокращенным днем или неделей, когда в некоторых случаях работодатель должен по закону сократить ставку и подобрать приемлемый режим работы. Например, если сотрудник ухаживает за пожилым родственником или ещё не достиг совершеннолетия.

Коротко о главном

  1. Гибкий график — это трудовой режим, при котором сотрудник сам регулирует начало и окончание рабочего дня, а фиксированную часть рабочего времени устанавливает работодатель.
  2. Гибкий график возможен, только если стороны договорились.
  3. Работодатель не обязан вводить гибкий график по требованию сотрудников.
  4. Условия гибкого режима работы нужно прописывать в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
  5. Учет рабочего времени обязателен — подойдет суммированный учет с заранее установленным учетным периодом.

Статья актуальна на 

26.05.2022

Недостатки гибкого графика

Введение такого режима предполагает не только наличие плюсов. От работодателя потребуется внимание ко многим аспектам.

Наниматель должен будет:

  • обеспечить наличие автоматизированной системы контроля для возможности фиксации соблюдения графиков сотрудниками;
  • разработать алгоритм обеспечения надлежащего качества работ;
  • отработать механизм взаимодействия работников из разных подразделений в случаях, когда нужно их одновременное участие в процессе.

Таким образом, задачами нанимателя станут необходимость не допустить ослабления контроля, налаживания координации действий и процесса учета времена работы.

Оплата труда

Любой труд должен быть оплачен. Поскольку при ГГР используется суммирование отработанного времени, необходимо определиться с одним из способов его учета:

  • ежедневный;
  • еженедельный;
  • ежемесячный.

Мы живем в век информационных технологий, электронных пропусков, систем доступа и различных систем безопасности, что упрощает вопрос фиксации времени. Затем все часы фиксируются в табеле учета рабочего времени и оплачиваются по установленному порядку.

Плюсы гибкой системы учета

Наниматель осуществляет учет времени труда, которое фактически затрачено сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Это находит отражение в табеле учета рабочего времени. Данный документ можно оформить:

  • по унифицированным формам Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
  • по форме, выработанной нанимателем.

Положительными моментами в схеме учета является то, что процесс деятельности не подразумевает присутствие всех сотрудников на рабочих местах в одно и то же время, ведь индивидуальный биоритм человека не всегда совпадает с установленным режимом деятельности. Сотрудник при таких условиях может наиболее продуктивно применять свои ресурсы, как физические, так и умственные.

По учета рабочего времени

Век цифровых технологий решает вопрос мониторинга рабочего времени достаточно просто. На сегодняшний день существует масса инструментов, которые помогают отслеживать, сколько времени провел сотрудник в периметре компании и сколько времени действительно потратил на выполнение своих профессиональных обязанностей. Самые популярные из них:

  • электронные пропускные системы – отмечают начало и окончание рабочего времени в момент прикладывания пропуска к считывателю;
  • биометрические системы – выполняют аналогичную функцию, только вместо пропуска используются биометрические данные каждого сотрудника (отпечаток пальца, сканирование радужки глаза и т.п.). Снимают вопрос отметок персонала друг за друга на входе в компанию;
  • системы контроля и управления доступом (СКУД) – еще более продвинутая версия пропускных систем, которая отмечает сотрудника не только на входе с улицы, но и фиксирует все перемещения внутри офиса, то есть сотруднику нужно прикладывать пропуск каждый раз, когда он заходит в новое помещение. Используют такие системы в частности для разграничения доступа к различным кабинетам, складам, лабораториям и т.д. с целью отслеживания, кто и когда там находился/работал;
  • электронные регламенты и тайм-трекеры – это уже категория программного обеспечения, которая фиксирует начало и окончание работы. Например, компания может требовать делать отметку о приходе на рабочее место во внутреннем регламенте, уходя с работы – ставить время окончания. Или может быть принята более детальная отчетность: в тайм-трекере нажимать кнопку старта вместе с началом работы над конкретной задачей, выключать трекер по окончании;
  • системы мониторинга рабочего времени – это софт продвинутого уровня, который позволяет видеть не только границы рабочего дня сотрудника, но и содержательность. Им отдают предпочтение работодатели, поскольку всем известен печальный факт: время прихода в офис зачастую не совпадает с фактическим временем начала работы.

Однако вся лояльность, которую дает возможность гибкого режима, может вмиг улетучиться, если мониторинг перегибает палку и вторгается в личное пространство персонала.

Одна из самых широких по функционалу и лояльных систем учета рабочего времени – CrocoTime, которая позволяет видеть работу сотрудников при гибком графике, как на ладони, но оставляет за пределами своего взора личную информацию. Такого баланса удалось достигнуть за счет отсутствия «шпионских» функций – ведь ни один уважающий себя и своих подчиненных начальник не станет читать чужие письма, подсматривать через веб-камеру, подслушивать через аудиоустройства ПК. Но под контроль при этом берется даже использование различных интернет-ресурсов и программ. Как это происходит:

  • программа включается автоматически вместе с рабочим ПК сотрудника на гибком графике или за счет интеграции с турникетами начинается отсчет рабочего времени в момент пересечения проходной;
  • система фиксирует заголовки открытых окон, из чего можно составить представление, чем именно в какое время занимался сотрудник – смотрел сериал или действительно работал;
  • внекомпьютерная занятость учитывается за счет интеграции с корпоративными календарями, то есть все совещания, летучки, созвоны и встречи с клиентами будут продуктивным временем, даже если в этот момент сотруднику не требовался компьютер.

Гибкая система настроек позволяет задать, какие сайты и приложения будут считаться отвлечениями, а какие – продуктивными. Готовая аналитика показывает в форме графиков и диаграмм, как прошел рабочий день каждого сотрудника, цифровая фотография рабочего дня отразит все детали – во сколько началась работы, как долго и с помощью каких инструментов над какими задачами трудился специалист, когда и на что отвлекался, делал перерывы, во сколько закончил свое рабочее время. А возможность автоматического формирования табелей облегчает работу специалиста по кадрам и отдела бухгалтерии.

CrocoTime – идеальный инструмент для учета рабочего времени при гибком графике работы персонала.

Преимущества и риски гибкого графика

Идеальная вакансия содержит опцию гибкого графика – говорят 39% респондентов исследования международной рекрутинговой компании Hays. 63% молодых сотрудников ставят возможность работы по гибкому графику в приоритет. Но только меньше половины работодателей готовы пойти по такому пути.

Казалось бы, преимущества гибкого графика очевидны для обеих сторон трудового договора:

  • повышение лояльности сотрудников к работодателю;
  • увеличение продуктивности за счет учета индивидуальных биологических ритмов каждого отдельного сотрудника;
  • экономия времени на дорогу в офис и обратно за счет непопулярного времени начала и окончания рабочего дня;
  • отсутствие стресса из-за спешки, боязни опоздать;
  • возможность самостоятельного ответственного подхода к рабочим процессам.

Однако существуют и риски:

  • возникновение конфликтов между специалистами, работающими по гибкому графику, и теми, кто трудится по классическому распорядку;
  • разрозненность рабочих часов может сказаться на эффективности коммуникаций;
  • отсутствие высокого и достаточного уровня самоорганизации персонала;
  • снижение контроля за специалистами, работающим в гибком режиме.

Работодатели справедливо опасаются, что возможность приходить на работу чуть позже персонал растолкует как сокращение рабочего времени, а отследить такое положение будет сложно. Сами сотрудники зачастую признаются, что не всегда способны адекватно рассчитывать время на задачи и без контроля справляются со своими обязанностями хуже.

Роструд разъяснил, как устанавливать режим гибкого рабочего времени

В настоящее время режим гибкого рабочего времени нормативно урегулирован только в ст. 102 Трудового кодекса, которая содержит лишь самые общие положения: при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон; работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других) (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2021 года).

Напомним, что режим гибкого рабочего времени в далеком 1984 году был предусмотрен только для женщин, имеющих детей (см. постановление Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 6 июня 1984 г. № 170/10-101). Позднее постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 30 мая 1985 г. № 162/12-55 были утверждены Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, которые распространяли свое действие уже на всех работников. Согласно этим документам гибкий график работы должен предусматривать, в частности:

“переменное (гибкое) время” в начале и конце рабочего дня (смены), в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению;

“фиксированное время” – время обязательного присутствия на работе;

“перерыв для питания и отдыха”.

Применение Рекомендаций, в частности установление фиксированного времени, позволяло:

  • обеспечивать нормальный ход производственного процесса;
  • отработать работнику общее количество рабочих часов в учетном периоде;
  • работодателю привлекать сотрудника, не явившегося на работу в фиксированное время, к дисциплинарной ответственности и пр.

К сожалению, оба документа признаны недействующими на территории РФ.

Тем не менее на Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени продолжают ссылаться суды при рассмотрении дел (см., например, решения Черемушкинского райсуда г. Москвы от 14 июля 2020 г. № 02-2484/2020, Советского райсуда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 10 июля 2022 г. № 2-1457/2022). Роструд в своих сборниках памяток говорит о необходимости устанавливать те же составные элементы режима гибкого рабочего времени, что и раньше.

Недавно в своем докладе Роструд представил новые разъяснения о режиме гибкого рабочего времени. При этом в документе воспроизводятся некоторые положения старых Рекомендаций:

режим гибкого рабочего времени может устанавливаться как при приеме работника на работу, так и уже работающему работнику;

составными элементами гибкого режима рабочего времени являются переменное (гибкое) время, фиксированное время, перерыв для питания и отдыха, продолжительность (тип) учетного периода;

в течение фиксированного времени работник, работающий в режиме гибкого рабочего времени, обязан присутствовать на рабочем месте и пр.

Нормативного акта, регулирующего сложные вопросы установления работнику режима гибкого рабочего времени, к сожалению, на данный момент нет.

Типы учета рабочего времени

Начнем с того, что при гибком графике работы персонала важно грамотно подобрать форму и способ учета рабочего времени. Так, чтобы и букву закона соблюсти, и получать понимание реального положения дел.

В соответствии с законом существует три типа учета рабочего времени:

В силу специфики поденный и еженедельный учет рабочего времени для гибкого графика не подходят. Когда руководитель принимает решение предоставлять возможность гибкого графика, то вести учет он должен в суммированном виде. Другой вопрос, как организовать мониторинг затраченных на работу часов в случае гибкого подхода.

Чем привлекателен для исполнителей

Способ организации работы по рассматриваемому варианту имеет много плюсов для сотрудника (при условии надлежащего выполнения им своих обязанностей):

  • самостоятельное планирование дня в удобном формате;
  • приход и уход в удобное время;
  • самостоятельный выбор продолжительности дня;
  • мотивация к повышению результативности, основанная на чувстве свободы и доверии работодателя;
  • оптимальный баланс между профессиональной и личной жизнью;
  • возможность варьировать рабочую нагрузку.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *